Аналитико - синтетическая обработка ретроспективной документной информации

Описание делзаключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел.

В архивах при обработке значительного комплекса документов описание производится на карточках.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристикамикаждого дела являются:

- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

- название структурной части (функции, отрасли);

- индекс дела по номенклатуре;

- заголовок дела;

- крайние даты документов дела;

- количество листов;

- архивный шифр (условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи).

Заголовкибывают 3-х типов: простые, обобщенные, сложные.

Простой заголовокскладывается из расположенных в определенной последовательности элементов.

Примерная схема расположения элементов заголовка.

Организационно-распорядительные документы формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам.

        Например:

Приказы ректора РГГУ по личному составу за 1997 год. Подлинники.

Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче - крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926 года. Копии.

Понятие "материалы”применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.

Например:

Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью - Йорке в 1925 году (положение, протоколы, докладные записки).

Понятие “материалы” применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу.

Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 год (подлиники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка).

Обратите внимание, что при описании материалов после указания всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие “дело”применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела.

        Например:

Дело об авторском праве наследников Н.А. Римского-Корсакова.

Понятие “переписка” применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.

Например:

Переписка с ЦИК СССР. НК РКИ СССР, секретариатом И.В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора.

Например:

Переписка Ю.С.Нечаева - Мальцева с И.В. Цветаевым и В.Д. Поленовым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящных искусств художниками В.Д. Поленовым, В.М. Васнецовым, В.А. Серовым, П.В. Жуковским.

Простыезаголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных, и типовых заголовков.

Составление обобщенныхзаголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д. Главным условием образования обобщенных заголовков является обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

Например:

В деле содержится переписка с Можайским УезднымИсполКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда.

Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:

Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

В обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможно заменить ряд понятий одним родовым понятием.

Например:

В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 1997г. Документы подлинные и копии.

Правильно составленный заголовок будет звучать так :

Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.

В этом заголовке видовые понятия-вузы были сведены к однородному понятию.

Сложныезаголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. Сложный заголовок составляется путем сочетания (последовательного перечисления в соответствии со значимостью видов документов) простых или обобщенных заголовков.