Организация документов в пределах архивного фонда

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

– структурного(в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

– хронологического(по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

– функционального, отраслевого, тематического, предметно- вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

– номинального(по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);

– корреспондентского(по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

– географического(в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

– авторского(по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.

Хронологически-структурнаясхема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации. Например:

1970 г. 1971 г.

Секретариат Управление делами

Плановый отдел Планово-экономическое управление

Финансовый Финансово-счетное управление И т.д.

Структурно-хронологическаясхема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы — по времени формирования единиц хранения.

Например:

1. Канцелярия - 1970 г., 1971 г., 1972 г., 1973 г. и т. д.

2. Общий отдел - 1970 г., 1971 г., 1972 г., 1973 г. и т. д.

3. Производственный отдел— 1970 г., 1971 г., 1972 г., 1973 г. и т. д.

Хронологически-функциональнаяили функционально-хронологическая схема систематизации единиц хранения применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой. При систематизации единиц хранения по хронологически- функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций фондообразователя (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации.

Например: Функционально-хронологическая схема:

1. Руководство и контроль—1970 г., 1971 г., 1972 г. и т. д.

2. Планирование- 1970 г., 1971 г., 1972 г. и т, д.

3. Финансирование— 1970 г., 1971 г., 1972 г. и т. д.

Хронологически-функциональная схема:

1970 г. 1971 г.

1. Руководство и контроль 1. Руководство и контроль

2. Планирование 2. Планирование

3. Финансирование 3. Финансирование ………

Хронологически-тематическаяили тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам); во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.

Хронологически-номинальнаяи номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций, — сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии.

Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

Рекомендуется следующая примерная схема:

1. Творческие документы (рукописи литературных произведений, статей и исследований, автобиографии, воспоминания, дневники, переводы, выписки, черновые записи, рисунки и др.);

2. Письма фондообразователя (по адресатам или по тематическому признаку);

3. Письма фондообразователю;

4. Документы к биографии фондообразователя (личные документы, материалы служебной и общественной деятельности, о присвоении почетных званий и др.);

5. Документы имущественно-хозяйственного и бытового характера (документы о покупке имущества, договоры, записи расходов и др.);

6. Документы членов семьи фондообразователя о других лиц, отложившиеся в фонде;

7. Коллекции.

Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.

Документы семейных и родовых фондов систематизируются вначале по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя — по разделам примерной схемы систематизации. В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая схема систематизации.

Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов.

При распределении единиц хранения в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

– единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

– единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

– единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

– в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации;

– единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов — по форматам представления информации, и далее — по характеру зафиксированной информации.

В архивах установлено единство между классификацией документов по архивным фондам, классификацией документов в пределах фондов и размещением материалов в хранилищах.Классификация архивных фондов в архивохранилищах закрепляется не только физическим размещением документов, но и научно-справочным аппаратом архива: описями, планами или схемами размещения архивных фондов и топографическими указателями.

Планы или схемы размещения фондов в хранилищах рекомендуется составлять для определения рационального размещения этих фондов. План или схема размещения фондов должны предусматривать место и для последующих поступлений материалов в соответствии с планами комплектования архивов. Если схемы размещения намечают общий план распределения групп архивных фондов по хранилищам, то топографические указатели показывают место нахождения фондов и групп материалов в пределах каждого фонда. Как было сказано выше, наиболее удобной формой размещения фондов в хранилище является их объединение по логическим группам: отраслевым, территориальным и др. Но такое объединение фондов не соответствует порядку их номеров, потому что нумерация фондов при поступлении в архив производится без учета их принадлежности к определенным отраслевым и другим группам учреждений. Это делает необходимым составление указателей, позволяющих переходить от номера фонда к указанию места его хранения. Такой вид указателя называется пофондовым топографическим указателем. Он дает возможность определить место хранения фонда, числящегося за любым номером. Пофондовый топографический указатель составляется в виде карточек, чтобы можно было легко заменять карточки (или отдельные листы) при любых перемещениях фондов. На каждую карточку заносится один архивный фонд, а карточки располагаются в порядке номеров.

Кроме пофондовых указателей в хранилище необходимы указатели другого типа, показывающие, какие именно материалы находятся в данном месте хранилища, т. е. указатели, идущие от места хранения к архивному фонду. Такие указатели называются постелллажными.