Требования к зданиям и помещениям архива

• архив располагается в специально построенном здании или от­дельных помещениях здания, принятых под него специальной экс­пертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту при­емки помещений или здания;

• не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;

• архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализа­ции и защищен решетками на окнах нижних этажей;

• архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для раз­ных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных по­мещений;

• хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и рас­пашными решетками на окнах;

• в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;

• отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;

• в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;

• хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;

• в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах плом­бируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;

• в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные ве­щества, хранить пищевые продукты:

• посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

Световой режим:

• постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

• освещение хранилищ может быть естественным или искусст­венным светом, при этом свет должен быть рассеянным;

• при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах при­меняют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с уре­занным ультрафиолетовым участком спектра;

• уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

Температурно-влажностный режим:

• документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;

• резкие колебания температуры и влажности воздуха не допуска­ются;

• для поддержания температурно-влажностного режима в поме­щениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;

• архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации тем­пературы и влажности воздуха и принятия мер по регулирова­нию температурно-влажностного режима;

• температурно-влажностный режим контролируется в помеще­ниях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режи­ма — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

Санитарно-гигиенический режим:

• архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, пле­сени, пыли;

• обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обра­ботки водными растворами антисептиков;

• в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;

• в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуля­ция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;

• запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;

• окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;

• ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насеко­мых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфек­ции и дезинсекции.

Охранный режим:

• обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранили­ща, опечатывания или опломбирования помещений;

• вынос документов из архива осуществляется только по пропус­кам в установленном порядке.

Оборудование архивохранилищ:

• применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них ис­пользуются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;

• оборудование располагается с учетом особенностей помеще­ния, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с окон­ными проемами;

• не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным сте­нам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы:

• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

• расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;

• расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;

• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не ме­нее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;

• высота стеллажа - 220—240 см;

• ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хране­нии коробок или связок с делами - 35-40 см;

• ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;

• расстояние между полками по высоте — 35—40 см;

• при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;

• документы размещаются на стеллажах с использованием пер­вичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

Размещение документов в архивохранилище:

• документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;

• документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для но­вых поступлений;

• документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, доку­менты личного состава также хранятся отдельно;

• обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имею­щие в оформлении драгметаллы документы;

• учетные документы хранятся отдельно от документов архива;

• в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранят­ся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, крат­косрочного хранения — без связок по годам хранения;

• при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;

• коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;

• связки документов формируются не более 20 см толщиной;

• коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;

• коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указыва­ются название и номер фонда, номер описи, первая и послед­няя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

Ведение топографических указателей:

• помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения - буквами, стеллажи и полки - цифрами;

• нумерация комнат производится от входа слева направо;

• нумерация стеллажей и полок производится от входа в храни­лище слева направо;

• нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;

• односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;

• в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические ука­затели;

• постеллажная карточка определяет место хранения докумен­тов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки рас­полагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;

• пофондовая карточка определяет место хранения фондов, по­скольку ее основным реквизитом является номер фонда с по­следующей ссылкой на место его хранения, карточки распола­гаются по номерам фондов в пределах архива;

• в совокупности постеллажные и пофондовые карточки явля­ются единым топографическим указателем, определяющим ме­сто хранения документов фонда.