Тема 2 Архивные описи

Назначение и виды описей. место описей в системе НСА архива. Сведения по истории зарождения и развития описей в архивах в XIX – начале ХХ вв.

Описание дел. Назначение описания дел. Значение этой работы для создания архивных справочников. Состав элементов информации при описании дел.

Заголовок дела. Основные требования к методике составления заголовка. Состав заголовка дел. Порядок расположения составных частей заголовка, Приемы обобщения в заголовках документной информации о содержании, авторах, корреспондентах. Типовые заголовки. Составление аннотаций как прием детального раскрытия содержания документов дела. Приемы составления аннотаций на документ, группу документов.

Обозначение подлинности, степени полноты и других внешних особенностей дел. Выявление и обозначение крайних дат документов дела. Редактирование заголовков и аннотаций. Требования, предъявляемые к оформлению дел. Обложка дела и ее реквизиты. Обозначение названия фонда и его части. Архивный шифр дела.

Карточный способ описания дел и его преимущества. Описание документов личного происхождения. Описание древних документов (книг, столбцов). Особенности описания творческих, научных, картографических материалов и другой специальной документации.

методика и практика создания, совершенствования и публикации архивных описей. Действующие правила и другие инструктивные указания о методике составления описей. Формы описи. Состав описи.

Система построения описи. Порядок занесения сведений в опись. Итоговая запись и заверительная надпись в описи. Справочный аппарат к описи, его назначение и состав.

преемственность в составлении описей в ведомственных и государственных архивах. Сущность дифференцированного уровня описей. Переработка и усовершенствование описей. Автоматизация процесса создания описей.