35. Понятие первичных учетных документов.

Первичный документ это письменное свидетельство о каком-либо факте хозяйственной деятельности. Первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, должны иметь достаточно строго определенную форму.

Ранее было сообщено, что в бухгалтерском учете все наблюдения состояния и движения ресурсов предприятия, имеющих денежное выражение, оформляют документами. Именно в первичном документе факты хозяйственной деятельности находят изначальное выражение. Поэтому документальное оформление хозяйственных операций называют первичным учетом.

Примеры.

Если на предприятие поступили материалы, то по этому поводу должен быть составлен документ - приходный ордер. Именно этот документ фиксирует факт увеличения объема складских запасов, оправдывает наличие материалов. Кстати, сначала поступает материал, а затем составляют документ.

Если касса предприятия выдает наличные деньги командированному сотруднику фирмы, надо составить документ - расходный кассовый ордер. Именно этим документом оформляют факт выдачи денег. Кстати, деньги подотчетному лицу выдают одновременно с распиской последнего в упомянутом документе, что деньги получены.

Если производству нужна очередная партия материалов, то выполняется следующая процедура: •

администратор составляет первичный документ - материальное требование, в котором содержится заявка на требуемое количество материалов, т.е. пока что документом оформлена только заявка; •

с этим документом сотрудник фирмы отправляется на склад, где и получает материалы, а вместе с ними - расписку кладовщика в названном документе, который теперь оправдывает поступление материалов в производство; •

второй экземпляр того же документа с распиской получателя остается на складе: он оправдывает факт выбытия материалов со склада.

И так по каждой хозяйственной операции.