4.3. Документы по учету личного состава, труда и его оплаты
Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, а также первичные учетные документы, применяемые только в бюджетных организациях.
По учету кадров применяют первичные документы форм Т-1-Т-11а, утвержденные указанным выше постановлением Госкомстата.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф. Т-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.
В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
Личная карточка работника (ф. Т-2) и личная карточка государственного служащего (ф. Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.
Личная карточка государственного служащего применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.
Штатное расписание (ф. Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (ф. Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и техники, для учета научных работников.
Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и проч.), а также сведений, сообщенных о себе работником.
На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (ф. Т-2).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. N Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом).
Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по ф. 425 "Записка-расчет о предоставлении отпуска (увольнении)".
График отпусков (ф. Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.
График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (ф. Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.
На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по ф. Т-61 "Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником".
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Командировочное удостоверение (ф. Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.
Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (ф. Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.
Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда в бюджетных учреждениях используют следующие формы первичных учетных документов.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421) применяют для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы.
Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.
В табеле по каждому работнику указываются фамилия, имя, отчество, должность, количество отработанных часов за каждый рабочий день, неявки на работу, общее количество дней (часов) явок, категория налогоплательщика и персонала, табельный номер, стоимость 1-го дня (часа), отработанные часы и сумма оплаты по каждому виду оплаты, сторно начислений (вид оплаты, сумма, дни (часы) неявок), количество рабочих дней в месяце.
Табель ведется ежемесячно лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.).
Открывается он ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.
Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, справок о вызове в военкомат, суд, листков о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам.
В табеле регистрируется только случаи отклонений. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.
Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых - работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой - условное обозначение отклонений, а знаменатель - ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.
В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.
Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам "Сумма"; после утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления расчетно-платежной ведомости.
Учет выработки рабочих в учреждениях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.).
Независимо от формы первичные документы содержат в себе, как правило, следующие реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормочасов по выполненной работе.
Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.
Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.
Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.
В расчетно-платежной ведомости по каждому работнику указываются его табельный номер; занимаемая должность; суммы начислений по каждому виду оплаты; начисленные пособия по временной нетрудоспособности (с указанием дней болезни) и по уходу за ребенком; общая сумма начисленной заработной платы; суммы удержаний по налогу на доходы физических лиц, в страховой пенсионный фонд, прочих удержаний и общая их сумма; сумма к выдаче; расписка в получении денег и фамилия, имя, отчество работника.
Основанием для начисления заработной платы служат приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, другие документы.
Документами для начисления заработной платы лицам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым заказам, являются договоры, акты выполненных работ.
Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.
В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи".
После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы из кассы. Указанный расходный ордер на сумму выданной заработной платы по расчетно-платежной ведомости подлежит регистрации в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.
В централизованных бухгалтериях расчетно-платежная ведомость составляется раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписывается руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером.
В случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордером.
В платежной ведомости (ф. 0504403) по каждому работнику указываются фамилия, имя, отчество, его табельный номер, сумма к получению и расписка в получении суммы.
Начисленные и выплаченные суммы по расчетам в межрасчетный период (т.е. по платежным ведомостям и расходным кассовым ордерам) включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом в графе "Сумма к выдаче" против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период".
Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмотренному для расчетно-платежной ведомости.
Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций (расчетного документа, платежного документа) и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.
Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому в организации на каждого работника открывают карточки-справки (ф. 0504417), в которых записывают необходимые сведения о работнике: дату рождения, квалификацию, категорию, образование, звание, ученую степень, стаж работы, основной оклад (ставку), количество детей и иждивенцев, группу инвалидности, дату выхода на пенсию, данные о приеме на работу и переводах, об использовании отпусков, о количестве отработанных дней по месяцам, начисленной оплате (по видам) и удержаниях и суммах к выдаче. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени. Карточка-справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости. В необходимых случаях карточка-справка может использоваться для получения сведений о суммах выплаченного гонорара по каждому получателю.
Для расчета среднего заработка при определении сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и в других случаях в соответствии с действующим законодательством применяется записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).
Записка-расчет составляется на каждого работника учреждения. В ней указываются период, на который предоставляется отпуск, количество расчетных дней основного и дополнительного отпуска, заработная плата по месяцам с указанием отработанных дней, заработная плата по видам источников, средний месячный и дневной заработок, сумма за отпуск за текущий и будущий месяцы, удержания из заработной платы и выплаченная заработная плата.
Сведения о виде отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска. Таблица "Заработная плата по месяцам" заполняется на основании карточки-справки. Данная таблица заполняется, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев (например, оплата за время обучения на курсах повышения квалификации).
- Бухгалтерский учет в бюджетных организациях Глава 1. Основы бухгалтерского учета
- 1.1. Реформирование бюджетного учета
- 1.2. Определение и основные задачи бюджетного учета
- 1.3. Основные нормативные документы, определяющие методологическиеосновы, порядок организации и ведения бухгалтерского учетав бюджетных организациях Российской Федерации
- 1.4. Основные правила (принципы) бухгалтерского учета
- 1.5. Оценка имущества и обязательств
- 1.6. Документирование хозяйственных операций
- 1.7. План счетов бюджетного учета
- 1.8. Учетные регистры
- Способы исправления ошибок в учетных регистрах
- 1.9. Организация бухгалтерского учета
- 1.10. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера
- 1.11. Инвентаризация имущества и финансовых обязательств
- Глава 2. Учет основных средств, нематериальныхи непроизведенных активов
- 2.1. Основные нормативные документы
- 2.2. Задачи, классификация и оценка основных средств
- 2.3. Документальное оформление движения основных средств
- 2.4. Аналитический учет основных средств
- 2.5. Синтетический учет наличия и движения основных средств
- 2.6. Учет ремонта основных средств
- 2.7. Учет непроизведенных активов
- 2.8. Учет нематериальных активов
- 2.9. Учет амортизации основных средств и нематериальных активов
- 2.10. Учет вложений в нефинансовые активы
- 2.11. Учет нефинансовых активов в пути
- 2.12. Инвентаризация основных средств, непроизведенныхи нематериальных активов
- 2.13. Корреспонденции счетов по учету основных средств,непроизведенных и нематериальных активов
- Глава 3. Учет материальных запасов
- 3.1. Основные нормативные документы
- 3.2. Материальные запасы, их классификация, задачи учета
- 3.3. Документальное оформление поступления и расходаматериальных запасов
- 3.5. Синтетический учет материальных запасов
- 3.6. Аналитический учет материальных запасов
- 3.7. Учет вложений в материальные запасы
- 3.8. Учет материалов в пути
- 3.9. Инвентаризация материальных запасов
- 3.10. Контроль за состоянием и рациональным использованиемматериальных запасов и основные направления совершенствования их учета
- 3.11. Особенности учета драгоценных металлов, медикаментов, топлива,горюче-смазочных материалов, малоценных предметов
- 3.12. Корреспонденции счетов по учету материальных запасов
- Глава 4. Учет труда и его оплаты
- 4.1. Основные нормативные документы
- 4.2. Виды, формы и системы оплаты труда, порядок ее начисления Основные понятия и определения
- Формы оплаты труда
- Системы оплаты труда
- 4.3. Документы по учету личного состава, труда и его оплаты
- 4.4. Синтетический учет расчетов по оплате труда и стипендиям
- 4.5. Учет удержаний из заработной платы
- 4.6. Учет расчетов по обязательному социальному страхованиюи социальной защите населения
- 4.7. Корреспонденция счетов по учету труда и его оплаты
- Глава 5. Учет денежных средств и финансовых вложений
- 5.1. Основные нормативные документы
- 5.2. Учет денежных средств учреждений на банковских счетах
- 5.3. Учет денежных средств учреждения во временномраспоряжении и в пути
- 5.4. Учет кассовых операций
- 5.5. Учет денежных документов
- 5.6. Учет аккредитивов
- 5.7. Учет денежных средств учреждения в иностранной валюте
- 5.8. Учет средств на счетах бюджетов
- 5.9. Учет денежных средств на счетах органов, осуществляющихкассовое обслуживание исполнения бюджетов
- 5.10. Учет финансовых вложений
- 5.11. Инвентаризация денежных средств и финансовых вложений
- 5.12. Корреспонденции счетов по учету денежных средстви финансовых вложений
- Глава 6. Учет расчетов с дебиторами
- 6.1. Основные нормативные документы
- 6.2. Учет расчетов с дебиторами по доходам
- 6.3. Учет расчетов по выданным авансам
- 6.4. Учет расчетов с дебиторами по бюджетным кредитам
- 6.5. Учет расчетов с подотчетными лицами
- 6.6. Учет расчетов по недостачам
- 6.7. Учет расчетов с прочими дебиторами
- 6.8. Учет внутренних расчетов по поступлениям в бюджети выбытиям из бюджета
- 6.9. Корреспонденции счетов по учету расчетов с дебиторами
- Глава 7. Учет обязательств
- 7.1. Основные нормативные документы
- 7.2. Учет расчетов с кредиторами по долговым обязательствам
- 7.3. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
- 7.4. Учет расчетов по платежам в бюджет
- Оценка материалов по методам средней себестоимости - фифо и лифо
- Транспортный налог
- Учет местных налогов и сборов
- Налог на рекламу
- 7.5. Учет прочих расчетов с кредиторами
- 7.6. Учет расчетов в органах, осуществляющих кассовоеобслуживание исполнения бюджетов
- 7.7. Инвентаризация обязательств и расчетов с дебиторами
- 7.8. Корреспонденции счетов по учету обязательств
- Глава 8. Учет финансового результата
- 8.1. Основные нормативные документы
- 8.2. Учет финансового результата учреждения
- 8.3. Учет результатов по кассовому исполнению бюджетов
- 8.4. Корреспонденции счетов по учету финансового результата
- В органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов,и органах, организующих исполнение бюджетов
- Глава 9. Учет предпринимательской и иной деятельности,приносящей доход
- 9.1. Основные нормативные документы
- 9.2. Учет расходов по выпуску продукции, выполненным работами оказанным услугам
- 9.3. Готовая продукция и ее оценка.Учет поступления готовой продукции
- 9.4. Учет реализации продукции, выполненных работ и оказанных услуг
- 9.5. Корреспонденции счетов по учету предпринимательскойи иной деятельности, приносящей доход
- Глава 10. Учет санкционирования расходов
- 10.1 Основные нормативные документы
- 10.2. Учет лимитов бюджетных обязательств
- 10.3. Учет принятых бюджетных обязательств текущего годаи бюджетных ассигнований
- 10.4. Корреспонденции счетов по учету санкционированиярасходов бюджетов
- Глава 11. Учет операций по централизованному снабжениюматериальными ценностями учреждений, состоящих на бюджете
- 11.1. Основные нормативные документы
- 11.2. Учет операций по централизованному снабжению вышестоящимиучреждениями (заказчиками)
- 11.3. Учет операций по централизованному снабжениюматериальными ценностями учреждениями (грузополучателями)
- 11.4. Корреспонденции счетов по учету операций по централизованномуснабжению материальными ценностями учреждений, состоящих на бюджете
- Глава 12. Учет отдельных ценностей, не принадлежащих организации
- 12.1. Основные нормативные документы
- 12.2. Общие положения
- 12.3. Учет арендованных основных средств
- 12.4. Учет материальных ценностей, принятыхна ответственное хранение
- 12.5. Учет бланков строгой отчетности
- 12.6. Учет списанной задолженности неплатежеспособных дебиторов
- 12.7. Учет материальных ценностей, оплаченныхпо централизованному снабжению
- 12.8. Учет задолженности учащихся и студентов за невозвращенныематериальные ценности
- 12.9. Учет прочих ценностей на забалансовых счетах
- Учет залоговых операций
- Учет операций, связанных с удержанием имущества
- Учет операций, связанных с поручительством
- Учет операций, связанных с банковской гарантией
- Глава 13. Отчетность бюджетных учреждений
- 13.1. Основные нормативные документы
- 13.2. Общие положения
- 13.3. Виды и формы бюджетной отчетности
- 13.4. Порядок составления балансов исполнения бюджета,по поступлению и выбытию средств бюджета и по операциямкассового исполнения бюджетов
- 13.5. Порядок составления отчетов об исполнении бюджета
- 13.6. Порядок составления отчета о финансовыхрезультатах деятельности
- 13.7. Порядок составления отчета о кассовых поступленияхи выбытиях денежных средств
- 13.8. Порядок составления ежемесячной справочнойбюджетной отчетности
- 13.9. Порядок составления отдельных разделов пояснительной запискик годовой бюджетной отчетности
- Общие вопросы организации деятельности бюджетного учреждения
- Результаты деятельности бюджетного учреждения в отчетном периоде
- Анализ финансовой отчетности бюджетного учреждения
- Прочие вопросы деятельности бюджетного учреждения
- 13.10. Налоговая отчетность бюджетных учреждений
- Отчетность по налогу на прибыль
- Отчетность по транспортному налогу
- Отчетность по земельному налогу
- План счетов бюджетного учета
- Перечень форм годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетностии сроки ее представления(в ред. Приказа Минфина России от 14 ноября 2005 г. N 137н)
- Использованная литература