Корпоративные информационные системы (кис)– охватывают полный цикл задач управления в производстве или торговле. Кис включают в качестве подсистем:

• управление финансами

• управление производством (оперативный учет, калькуляция себестоимости, учет затрат и т.п.)

• управление проектами (составление смет, планирование)

• работа с оборудованием (поддержка локальной или глобальной вычислительной сети)

• управление персоналом (учет кадров, расчет ЗП)

• управление запасами (материально техническое снабжение)

• управление сбытом (ведение контрактов, договоров)

• техническое обеспечение

Лекция № 2. Выбор и внедрение автоматизированных информационных систем бухгалтерского учёта.

Осознав необходимость автоматизации бухгалтерского учёта перед руководством предприятия встаёт непростая задача связанная с выбором наиболее эффективной программы, оптимальной для выражения «затраты-результаты», а так же с её безболезненным внедрением в учётный процесс организации. В этой связи все мероприятия по выбору и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учёта должны быть чётко регламентированы, осуществляться в строгой последовательности в соответствии, с ранее разработанным планом. Данный процесс должен быть разбит на этапы, некоторые из которых могут быть разделены во времени, а некоторые выполняться параллельно. Выбор соответствующей системы должен быть возложен на руководителя организации и главного бухгалтера, которые могут создать специальную рабочую группу, основной задачей которой будет оценка существующих программных продуктов их приспособленность для решения бухгалтерских задач стоящих перед данной организацией.

1. Оптимизация бухгалтерского учёта.

Заключается в проведении анализа, имеющейся на предприятии системы бухгалтерского учёта и выявлении путей его совершенствования.

2. Выбор масштабов автоматизации.

Под масштабом автоматизации понимается объём, в котором будет автоматизироваться бухгалтерия и порядок перевода на компьютер различных разделов учёта.

3. Постановка задачи.

На данном этапе определяется, что автоматизированный бухгалтерский учёт будет давать на выходе. Постановка задачи заключается в письменной фиксации конкретного перечня всех документов и регистров, необходимых на предприятии и требований к ним, такие как информация содержащиеся в учётных регистрах и первичной документации, автоматизированность заполнения первичной документации и отчётов и т.д.

4. Выбор программного средства.

Разнообразие представленных на рынке программных продуктов, предназначенных для решения задач учёта, ставит вопрос об эффективном выборе программного обеспечения для бухгалтерских автоматизированных систем. Задача выбора усложняется существенными различиями в концепциях построения программных средств, их функциональной полноте, порядке адаптации к потребностям конкретных пользователей, возможности их использования на различных аппаратных платформах, стоимости.

При выборе программных продуктов обычно руководствуются спецификой и масштабами деятельности организации, сложности бизнес процессов, наличием необходимых финансовых ресурсов для реализации проекта. В первую очередь автоматизации подлежат наиболее трудоёмкие, массовые, рутинные операции, требующие большой точности, от которых зависит ежедневное функционирование бизнеса.

При внедрении автоматизированных систем бухгалтерского учёта могут использоваться два основных подхода:

1. выбор из числа уже существующих программных пакетов, успешно зарекомендовавших себя на рынке программных средств;

2. создание собственной системы автоматизации бухгалтерского учёта, направленной на решение специфических учётных задач характерных для данного предприятия.

В настоящее время большинство предприятий применяют именно первый вариант автоматизации бухгалтерского учёта. В основном это обуславливается следующими причинами:

• наличие на рынке большого количества программных продуктов и их модификаций, реализующих автоматизацию бухгалтерского учёта по всем разделам учёта для организаций различных отраслей;

• современные программные продукты имеют достаточно большой и успешный опыт применения, что позволяет говорить об их надёжности;

• современные программные фирмы предоставляют своим клиентам полный пакет услуг по сопровождению и обновлению систем;

• большинство современных систем обладают гибкой системой автоматизации, что позволяет пользователям таких программ изменять их типовую конфигурацию под особенности учёта на конкретном предприятии.

Выбор тиражируемых программ руководство организации должно осуществлять на основе определённых критериев, определяющих целесообразность их использования на конкретном предприятии.

Первый критерий – функциональная полнота программного продукта. Он показывает, в какой степени программы реализуют основные функции обработки информации.

• ведение синтетического и аналитического учёта в денежных и натуральных показателях;

• получение оперативной информации о финансово-хозяйственном состоянии предприятия;

• проведение расчётов с учредителями, поставщиками, покупателями, подотчётными лицами;

• обеспечения разных способов ввода хозяйственных операций в систему;

• совместимость с другими программами.

Ещё один критерий эффективность сопровождения бухгалтерских программ. Он характеризует:

• качество разработанной документации;

• наличие демонстрационно-сопровождающей версии программы;

• наличие бесплатных консультаций;

• возможность обучения работы с программой;

• наличие услуг по настройке и поддержке программы;

• возможность обновления и модернизации программы.

Ещё одним критерием оценки бухгалтерских программ является возможность модификации их настроек, что определяет гибкость системы. В качестве направлений модернизации проекта могут быть определены:

• пересмотр алгоритмов реализации учётных процедур;

• добавление новых учётных функций;

• изменение технологии ввода информации;

• расширение состава компьютерных форм входной и выходной документации.

Гибкая система обеспечивает перенастройку её модулей на решение функций, реализацию разных маршрутов движения информации, разных способов выполнения операций, разработку всех документов внутренней и внешней отчётности.

5. Выбор технических средств.

Заключается в подборе технических средств удовлетворяющих требованиям используемого программного обеспечения, объёму и характеру работ выполняемых бухгалтерией.

6) После выбора и приобретения организациями соответствующего программного комплекса должна быть произведена его функциональная настройка на нужды организации, так как любая даже самая совершенная система не всегда способна обеспечить пользователя полным набором инструментов, обеспечивающих решение всех стоящих перед ним задач. В постановке задач автоматизированной системы принимают участие внедряющая фирма, которая хорошо владеет средствами автоматизации, и специалисты внедряемой фирмы. Поэтому перечень изменений, которые должны быть внесены в готовый продукт, должен быть сформирован работниками бухгалтерии, вырабатывающими требования к системе, необходимые для решения ими своих задач, и разработчиками программы, которые имеют представления о возможностях её типовой конфигурации. В основном изменения типовой конфигурации программы бывают связаны с настройкой и доработкой следующих объектов:

- плана счетов, в соответствии с особенностями предприятия;

- справочников, используемых для хранения условно-постоянной информации;

- типовых проводок, используемых на предприятии, в соответствии с проведённой оптимизацией учёта и поставленной задачи;

- форм первичных документов;

- форм бухгалтерской отчётности и расчётов по налогам.

7. Опытная эксплуатация и тестирование.

Перед использованием автоматизированной системы необходимо провести её тестирование, заключающееся в сравнении результатов ручной обработки, и результатов автоматизированной обработки тестовой учётной задачи. Опытная эксплуатация заключается в проверке функционирования системы в реальных производственных условиях с применением соответствующих технических и программных средств, предусмотренных техническим проектом.

7. Подготовка пользователей.

Обучение сотрудников бухгалтерии работе с компьютером и специализированным программным обеспечением.

7. Ввод в эксплуатацию.