5.3 Автоматизация учёта расчётов с подотчётными лицами.

Учётную процедуру, связанную с расчётами с подотчетными лицами можно разделить на несколько этапов.

1. Выдача наличных денежных средств подотчёт

2. Расход денежных средств подотчётным лицом

3. Отражение расходов подотчётного лица в учёте и формирование авансового отчёта

4. Возврат неиспользованной денежной суммы или возмещение перерасхода подотчётного лица.

В системе 1С 8. Данная учётная процедура отражается при помощи следующих типовых документов.

1. Расходный кассовый ордер. При его заполнении в качестве характера операции выбирается вариант «Выдача денежных средств подотчётнику». В экранной форме документа указывается размер подотчётной суммы, а так же работник организации, получивший наличные денежные средства. После проведения документ сформирует бухгалтерскую проводку Д 71 – К 50.

2. Авансовый отчёт. Главное меню - Банк и касса - Авансовый отчёт.

В шапке документа заполняются реквизиты:

- Организация. Выбирается организация по которой формируется хоз. операции

- Физ. Лицо указывается подотчётное лицо

- Склад- указывается склад оприходования ТМЦ, в случае если через подотчётное лицо приобретались МПЗ.

На закладке «Авансы» табличной части. Указываются реквизиты РКО, по которому были выданы денежные средства, а так же сумма аванса и сумма израсходованная подотчётным лицом.

Дальнейшее заполнение табличной части зависит от характера расходов подотчётного лица. Если им были приобретены какие-либо материальные ценности, то в табличной части заполняется закладка «Товары». В ней указываются наименования приобретённых материальных ценностей их количество и цена, а так же реквизиты сопроводительных документов, полученных подотчётным лицом от поставщика. В этом случае после проведения документ сформирует проводки по каждому наименованию материальных ценностей.

Д 10,41,08 – К 71

Д 19 – К 71

Если полученные под отчёт средства использовались на прочие цели, например на командировочные расходы, то в табличной части заполняется закладка «Прочее», в которой перечисляются все расходы понесённые подотчётным лицом, а так же счёт затрат на котором будут учтены данные расходы. В этом случае документ сформирует проводку

Д 25,26,44 – К 71

3. Неиспользованная подотчётная сумма возвращается в кассу при помощи документа «Приходный кассовый ордер». При его создании в качестве вида операции указывается вариант «Возврат денежных средств подотчётником». Документ сформирует проводку Д 50 – К 71

4. В случае, если расходы подотчётного лица превышают выданную ему сумму, то перерасход возмещается при помощи документа Расходный кассовый ордер. Вид операции «Выдача денежных средств подотчетнику». Документ формирует проводку Д 71 – К 50

Лекция № 6. Учёт расчётов с персоналом по оплате труда.

6.1 Организация расчётов с персоналом по оплате труда

6.2. Организация кадрового учёта в системе 1С:8.

6.3. Автоматизация учёта начисления заработной платы.

6.4 Автоматизация учёта выплаты заработной платы.

6.2. Организация кадрового учёта в системе 1С:8.

Для отражения в информационной базе, факта приёма физического лица на работу, предназначен документ «Приём на работу в организацию». ГМ – Зарплата – Кадровый учёт - Приём на работу в организацию.

В шапке экранной формы указывается дата формирования документа и название организации, в которую сотрудник принимается на работу.

В табличной части на закладке «Работники» вводятся все сотрудники, принимаемы на работу, по данному приказу. Колонка «Работник» заполняется путём выбора элемента из справочника «Физические лица». Если принимается новый сотрудник, то сведения о нём необходимо ввести в этот справочник. Ввод информации осуществляется через специальную форму, где заполняются основные личные данные сотрудника.

Сведения необходимые для расчёта сумм НДФЛ по работнику, вводятся в отдельной экранной форме, в которую можно перейти при помощи кнопки «НДФЛ» на панели инструментов экранной формы справочника «Физические лица».

На закладке «Вычеты», открывшейся формы, указывается дата, с которой к работнику могут быть применены налоговые вычеты, а так же их перечень.

На закладке «Доходы на предыдущих местах работы» указываются ежемесячные суммы выплат, полученных работником в отчётном году на других местах работы.

Введённые данные о НДФЛ и личных данных сотрудника сохраняются кнопкой «ОК», после чего сотрудник переносится в табличную часть документа «Приём на работу в организацию».

- В графе дата приёма указывается фактическая дата приёма сотрудника на работу.

- В графе подразделение указывается подразделение, в которое принимается сотрудник

- В графе должность, из соответствующего справочника выбирается должность, на которую принимается сотрудник. Если необходимое значение в справочнике отсутствует, то его необходимо создать при помощи пиктограммы «Добавить».

На закладке «Начисления» в графе «Вид расчёта» указываются вид начисления для данного работника, который описывается набором параметров, с помощью которых данное начисление отражается на счетах бухгалтерского учёта. Ввода этих параметров осуществляется в экранной форме плана видов расчётов «Начисления организации».

Основным является параметр «Способ отражения зарплаты в регламентированном учёте», выбираемый из одноимённого справочника. В открывшемся справочнике уже присутствуют 2 записи «Не отражать в бухгалтерском учёте» и «Отражение начислений по умолчанию».

Первый элемент предназначен для учёта начислений в пользу работника в натуральной форме. Второй элемент предусматривает учёт расходов по начислению зарплаты в бухгалтерском учёте на счете 26 «Общехозяйственные расходы». В этом случае начисление заработной платы работникам, для которых установлен данный способ учёта, будет отражаться проводкой Д 26 – К 70.

В случае необходимости при помощи кнопки «Добавить» можно создать новый способ. В открывшемся окне заполняются следующие реквизиты:

- в колонке «Наименование» указывается наименования способа учёта ЗП

- в поле «Счёт дебета» указывается счёт, на который будут относиться расходы на заработную плату, работников данного вида. В зависимости от выбранного счёта заполняются реквизиты аналитического учёта.

- в поле «Счёт кредита» указывается счёт, на котором будет отражаться задолженность по заработной плате, перед работниками данного вида. В нашем случае это счёт 70;

Созданный элемент справочника «Способ отражения зарплаты в регламентированном учёте» переносится в план видов расчётов «Начисления организации», который сохраняется кнопкой «ОК» и устанавливается в графе «Вид расчёта» документа «Приём на работу в организацию».

В графе «Размер» данного документа устанавливается предусмотренный для сотрудника должностной оклад. Документ сохраняется кнопкой ОК