4.3 Автоматизация учёта поступления материалов в системе 1с: Бухгалтерия 8.

Поступление материалов от поставщика отражается в учёте типовыми документами, которые регистрируются в следующем порядке:

1. «Поступление товаров и услуг». Печатная форма «Приходный ордер» Главное меню – Основная деятельность – Покупка – Поступление товаров и услуг.

В шапке документа вводится основная информация о накладной поставщика. Особое внимание уделяется реквизиту Договор, в котором указывается основание расчётов для данной хозяйственной операции. Для этого в справочнике «Договора» создаётся новый договор, который называется по наименованию накладной или счёта-фактуры поставщика.

Перед заполнением табличной части документа, следует при помощи кнопки «Цены и валюты» установить тип цен, который будет использоваться при её заполнении, а так же способ расчёта налогов по документу. Настройка осуществляется в дополнительном окне и в дальнейшем используется при вводе всех материалов в текущий документ.

В табличной части документа указываются наименование, количество и цена материалов, поступивших согласно накладной поставщика. Заполнение может осуществляться вручную или при помощи кнопки «Подбор».

Полученный от поставщика счёт-фактура, регистрируется при помощи гиперссылки счёт-фактура. В открывшейся форме данного документа указывается входящая дата и входящий номер счёта фактуры, после чего она сохраняется кнопкой «ОК».

Документ поступление товаров сохраняется и проводится кнопкой ОК в результате чего образуются проводки по поступлению товаров и учёту НДС.

2. «Платёжное поручение исходящее» Главное меню – Банк и касса – Платёжное поручение исходящее. В экранной форме документа при помощи кнопки «Операция» выбирается вариант «Оплата поставщику», после чего заполняются основные реквизиты документа. При этом флажок «Оплачено» остаётся выключенным. Документ сохраняется, формируется его печатная форма, которая направляется в банк. Проводок при этом сформировано не будет.

После получения выписки операцию по движению денежных средств на расчётном счёте можно отразить в учёте. Для этого открывается ранее заполненное платёжное поручение, в котором устанавливается флажок оплачено и дата оплаты (дата получения выписки). После проведения сформируются проводка по списанию средств с расчётного счёта.

3. Регистр сведений «Выписка». Главное меню – Банк и касса – Выписка.

В экранной форме данной обработки указывается дата, на которую формируется выписка. В результате в табличной части появятся все документы отражающие движение денежных средств на расчётном счёте за данный период. Выписка проводок не формирует а используется только для сравнения учётных данных с данными, указанными в выписке банка.

4. Счета-фактуры, полученные покупателем от поставщика, являются основанием для формирования записей в книгу покупок. В программе «1С: Бухгалтерия» записи в книгу покупок и проводки по зачёту НДС формируются документом «Формирование записей в книгу покупок», который вводится в последней день месяца, что позволяет одним документом сформировать сразу записи книги покупок за отчётный месяц. Для создания данного документа используется команда Главное меню – Основная деятельность – Формирование записей в книгу покупок.

В случае если под будущую поставку материалов поставщику был перечислен аванс, порядок ввода документов в систему будет иметь следующую последовательность.

1. Платёжное поручение исходящее. При его заполнении особое внимание следует уделить полю договор. В нём должно быть указано основание расчётов с поставщиком, которое в дальнейшем будет применяться во всех документах связанных с данной хозяйственной операцией. В качестве названия договора можно использовать название счёта полученного от поставщика. При проведении документ сформирует проводку

Д 60.02 – К 51

2. Регистр сведений «Выписка»

3. Поступление товаров и услуг. Данный документ помимо проводок по поступлению материалов и отражению НЛС сформирует проводку по зачёту авансов Д 60.01 – К 60.02

4. Формирование записей в книгу покупок.

Транспортные услуги непосредственно связанные с доставкой материалов, должны быть включены в их первоначальную стоимость. Такого рода услуги в системе 1С: Бухгалтерия 8 отражаются при помощи документа «Поступление дополнительных расходов». Главное меню – Основная деятельность – Покупка - Поступление дополнительных расходов.

На закладке «Товары» табличной части вводится команда: Заполнить – Заполнить по поступлению и в открывшейся форме выбирается документ поступления, по которому пришли материалы.

Документ формирует по две проводки для каждого, поступившего материала:

Д 10.1 – К 60.1 на сумму стоимости услуг отнесённых к данному материалу

Д 19.3 – К 60.1 на сумму НДС.

Полученный от поставщика документ счёт-фактура регистрируется в документе. При помощи щёлчка по полю «Ввести счёт-фактуру».