Тема 15. Архівне описування

1. Архівне описування: мета, функції та сутність.

2. Види описування та елементи описання. Принципи та правила архівного описування.

3. Описова стаття як результат описування.

4. Описова стаття та зони описання.

Описування документів є предметом не однієї науки, а кількох. Так, бібліографія складає правила описування друкованих видань, археографія – публікації писем­них пам'яток, кодикографія – рукописної книги. Архівознавство розробляє теорію та методику описування документів, що утворились у діяльності підприємств, організацій, установ або окремих осіб і призначені для архівного зберігання.

Під архівним описуванням (описуванням архівних документів) розуміють процес створення вторинної документної інформації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації та відбирання й відтворення в описовій статті інформаційних характеристик об’єкта описування.

Описування є важливою техно­логічною операцією, що виконує функції: закріплення організо­ваних систем документів та їх ідентифікації; проведення обліко­вих робіт; створення систем фізичного та інтелектуального доступу до архівних документів та інформації, що міститься в них.

Метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень інформації архівних документів з тим, щоб допомогти користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їх зміст і визначити місцезнаходження.

Термінами, що складають дефі­ніцію “архівне описування”, є “інформаційні характеристики”, “об'єкт описування”, “описова стаття”. Отже, групу документів або окремий документ у будь-якій фізичній формі, що є об'єктом окремого описування і розглядається як ціле, називають одиницею описування.

Основними одиницями описування є архівний фонд, одиниця зберігання, одиниця обліку, документ. Водночас об'єктами описування можуть бути група фондів, архівний опис, комплект документів, група документів, частина документа.

Елементами описання є відомості про об'єкт описування, необхідні для його репрезентації й ідентифікації. Наприклад, такі характеристики, як заголовок, номер фонду/спра­ви, дата, зміст та форма документа, його географічна локалізація, обсяг і розміри полегшують пошук необхідної інформації.

У практиці архівного описування вироблено багато елементів, за допомогою яких можна ідентифікувати архівні документи. Так, у “Загальному міжнародному стандарті архівного описування” їх названо 26, у “Структурі стислого автоматизованого кодикологічного описування” (АІС “Кодекс”) – 105 елементів описання для східнослов'янської рукописної книги. Елементи описання, що містять характеристику складу та змісту одиниці описування, у сукупності становлять описову статтю. Наприклад, описова стаття на групу документів, об'єднаних у справу, включає такі елементи: порядковий номер справи, діловодний індекс або ста­рий інвентарний номер, заголовок справи, вказівки на оригі­нальність документів, спосіб відтворення інформації, міру повноти документів, зовнішні особливості справи, анотацію, межові дати документів у справі, кількість аркушів.

Описування одних і тих самих документів відбувається в архіві неодноразово і залежить від завдання, що виконує при цьо­му архівіст. Відповідно визначається вид описування. Основним видом є описування архівних документів на пер­шому етапі, коли визначають назву фонду, або заголовок справи, встановлюють дати створення та історію документів, їх просторові коор­динати, форму передання запису інформації, джерело походжен­ня інформації. Фактично створюється опи­сова модель комплексу документів для його ідентифікації та надання інформаційних характеристик, які б допомогли виокре­мити його серед інших документів (первинне базове описання). Такому виду описування підлягають усі документи після їх згрупування у справи – одиниці зберігання – і віднесення до конкретного архівного фонду як основної облікової одиниці Національного архівного фонду. Цей вид описування називають ідентифікаційним, або основ­ним, базовим. Саме на ньому ґрунтується описування архівних документів в облікових документах архіву, а потім – в архівних довідниках.

Базове описування є найвідповідальнішою і найскладнішою ро­ботою, від якості якої залежать усі інші види описувальних робіт архіву, якість довідкового апарату, ефективність використання документної інформації.

Найважливішим елементом описання є заголовок справи. Від точності, стислості і водночас необхідної повноти заголовка залежать усі інші види описувань. У ньому відображають склад і зміст документів кожної одиниці зберігання та систему їх органі­зації. До складових заголовка справи належать:

- назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду документів (листи, протоколи, накази, циркуляри);

- автор документів (назва установи, посада і прізвище особи, яка створила документи);

- адресат або адресант (кому адресовані або від кого отримані документи);

- питання або предмет, подія, факт, прізвища і т.д., що стосуються змісту документів справи;

- назва місцевості (території), з якою пов'язані зміст документів справи;

- дати, до яких належать документи справи або викладені в них події.

Серед елементів описання вирізняють, зокрема, такі: шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи за описом); анотація документів; визначення оригінальності чи копійності документів, міра повноти (“розрізнені аркуші”, “без початку” тощо), способу відтворення (рукопис, машинопис, друк, гектограф і ін.); зовнішні особливості справи і документа (матеріальна основа документів – шовк, пергамент, береста, папір; матеріал обкладинки – шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мо­ва документів); назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи – фондоутворювача, його підпорядкованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи); діловодний номер справи; межові дати документів справи; кількість аркушів.

Зразком первинного базового описання архівного фонду є картка фонду та аркуш фонду. Картка і аркуш фонду та справа є первинним джерелом для подальшого опрацювання архівної інформації і базою для створення вторинного рівня організації та узагальнення інформації для описових статей у довіднику або каталозі. Первинна описова стаття може не збігатись із вторинною, що залежить від мети і завдання (теми) певного виду довідкового апарату.

Другий, обов'язковий для всіх документів архіву, вид описування пов'язаний з їх обліком і призначений для забезпечення контролю за наявністю документів. Саме тому об'єктами опи­сування на другому етапі є фонд як основна облікова одиниця і справа як основна одиниця зберігання. У списку фондів коже­н архівний фонд отримує тільки йому належний номер — скла­дову шифру як пошукового ключа документів, що стає одним з найголовніших елементів описання.

На цьому етапі описування складають архівний опис – го­ловний архівний довідник і обліковий документ архіву. Розкриваючи склад і зміст архівного фонду, він водночас закріплює його систематизацію і виконує облікову функцію. В описі реєструють кожну справу конкретного фонду і відтворюють основні елементи базового описання: заголовок справи, кількісну характеристику, межові дати документів тощо. Номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду, стають складовими архівного шифру.

Таким чином, на етапі описування в облікових документах одиниця описування одержує архівний шифр, який забезпечує доступ до необхідних документів, пошук документів або інформації про них. Цей вид архівного описування в облікових документах архіву, на відміну від базового, називається реєстраційним, або обліковим.

Третій вид описування документів архіву є на­ступним етапом наукового опрацювання, що передбачає відтворення інформації в каталогах чи путівниках. Він є обов'язковим лише для тих документів, які важко відшукати за описами, або які становлять інтерес для користувачів. Цей вид описування надає допомогу у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію. Презентація об'єкта описування в архівному довіднику може здійснюватися шляхом подальшого згортання інформації, поданої у базовому описанні, або навіть зміною заголовка, чого не допускається в облікових документах. Тому описування документів спеціально для архівних довідників інформаційно-пошукового характеру називається спеціальним (презентаційним).

Якщо перший і другий види описування фіксують створені системи організації архівних документів і завершують техноло­гічний цикл їх впорядкування, то третій вид розпочинає новий етап – роботу над архівною інформацією та організацію довідкового апарату.

Згідно з інформаційним підходом можна говорити про описування документальних архівних систем двох рівнів:

• фондової системи як інформації первинного рівня, представленої самими документами;

• інформаційної системи як інформації вторинного рівня, репрезентовану описовими статтями.

Описування забезпечує доступ до архів­них документів згідно з певними правилами й умовами. Для цього первинна інформація в документах за спеціальною методикою перероблюється, спрощується, згортаєть­ся. Так утворюється вторинний рівень інформації як основа для укладання архівних довідників.

Виявити інформацію про документи, а також самі доку­менти допомагають пошукові дані: назви, ключові слова, руб­рики, архівні шифри. Створюється система авторитетного кон­тролю за правильним застосуванням стандартних визначень термі­нів, що означають назви (персоналій, колективів чи географічні) і використовуються як пошукові засоби.

При описуванні архівних документів архівісти користують­ся певними правилами, головні з яких набувають характеру ме­тодологічних принципів. Найголовнішим серед них є принцип аде­кватності, або відповідності інформації об'єкту, що описується. Сутність цього принципу полягає в тому, що описання в усіх його видах має достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологі­зації інформації, забезпечуючи науковість описання, оскільки архівне описання – це не рекомендаційний перелік спеціально дібраних документів. Його завдання – орієнтувати у складі та змісті реального матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності й історизму.

Принцип наступності та уніфікації в організації й опису­ванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету.

Принципи всебічності та комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу та ви­ду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності вимагає взаємодії цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації довід­кового апарату, а комплексність – структури та функ­ції пошуку.

При створенні та розвитку довідкового апарату застосовують і принцип диференційованого підходу до різних категорій фон­дів з урахуванням їх інформативності, тобто здатності за­довольняти потреби в різноманітній і повній інформації.

Відтворити всю первинну документну інформацію в довід­ковому апараті однаковою мірою повноти неможливо. Тому в архівній практиці вироблено спеціальні методики для визна­чення доцільності складу та наповнення архівних довідників та покажчиків, встановлення черговості й обсягів робіт з розкриття фондів залежно від їх значущості та характеру документів. Ар­хівні фонди, залежно від їх інформативності й інтенсивності користування ними, можна умовно поділити на три категорії:

1. фонди, що мають особливу науково-історичну цінність і потребують такого довідкового апарату, інформацій­ний рівень якого забезпечить інтенсивне користування докумен­тами (фонди вищих органів влади та управління, губернських управлінь, місцевих рад);

2. фон­ди, що містять інформацію в межах одного напряму діяльності суспільства, рівень інформативності довідкового апарату яких обмежений (фонди галузевих відділів обласних виконавчих ­комітетів, вищих навчальних закладів, духовних консисторій);

3. документи малоінформативні, обмежені од­нією темою (фонди сільських рад, колгоспів, міських мі­щанських управ), як правило, їх використовують зрідка, а тому вони не потребують складного довідкового апарату.

Отже, диференціація за мірою інформативної значущості архівних документів має необхідний мінімум вимог до інформа­ційного рівня довідників відповідних категорій (описів, ката­логів, путівників).

Спільними для всіх видів описування є ще й такі правила:

- мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумі словесних засобів, характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ чи група документів. Це правило реалізується як прагнення до повноти інформації й еко­номності її відображення мінімальними (але доступними для розуміння) мовними засобами;

- багатофункціональності описання, а саме неодноразового використання визначених у базовому первинному описанні інформаційних характеристик (в обліковій документації, на картках каталогів, в архівних довідниках);

- ієрархічності, або багаторівневості, описування як розкриття інформації на певному рівні організаційної структури Національного архівного фонду (документа, групи документів, фонду, групи фондів, архіву, групи архівів).

Деякі правила застосовуються лише для окремих видів опи­сування. Скажімо, принцип походження, або провенієнцпринцип (“поваги до фонду”, неподільності фонду), є обов'язковим для реєстраційного описування, коли закріплю­ється систематизація архівних документів, але не може бути та­ким при спеціальному описуванні, коли об'єктом стає будь-яка група документів або справ, навіть з різних архівних фондів.

Серед головних методів описування виокремлюють: метод інформаційного аналізу та синтезу і номенклатурний метод. Перший охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконува­лись, але починається з описування справ і складання описів. Другий охоплює лише справи й описи. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатури справ.

Науковий метод описування передбачає аналіз представле­ного в одиниці описування певного обсягу інформації та наступне її згортання в узагальнюючу характеристику – описову статтю. Основою наукового описування є метод аналітико-син­тетичної обробки інформації, що передбачає перетворен­ня за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і даних на інші документи, суттєво відмінні від попередніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких на­лежать архівні довідники.

Процес перетворення документної інформації на описову стат­тю архівного довідника може бути поділений на такі етапи (ста­дії): аналітичний, на якому виявляють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об'єкта; науковий синтез в описовій статті одержаних внаслідок аналізу характеристик об'єкта опи­сування.

Предметом аналізу під час архівного описування є:

- джерело походження документної інформації або автор документа/масиву документів; це поняття пов’язане з поняттям походження документів і фондоутворювача;

- зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний зміст групи документів, виражений у заголовку документа (справи, фонду);

- часові координати (дати створення документів);

- просторові координати (географічна локалізація документа);

- форми передання інформації (матеріальні носії і засоби передання – мовні, звукові, графічні, комп’ютерні та ін. обсяги);

- евристична зона – координати зберігання та історія документів.

Система структурування інформації в процесі її передавання має важливе значення для створення описання, для побудови описової статті, що іден­тифікує комплекси документів та обліку. На третьому, спеці­альному рівні описування з метою репрезентації документної інформації в довіднику (каталозі, путівнику, базі даних) описова стаття набуває характеру інформаційної моделі об'єкта описан­ня і виконує інформаційно-пошукові функції.

Описова стаття, як правило, є результатом серйозної роботи архівіста, археографа над аналізом, оцінюванням, зіставленням й узагальнен­ням документної інформації, що становить зміст одиниці описуван­ня. Які з елементів і в якій кількості подаються в описовій статті, залежить від виду описування. Структуру описової статті (моде­лі) складають зони описання, що об'єднують кілька елементів.

Так, “Загальний міжнародний стандарт архівного описання” включає шість інформаційних зон:

- ідентифікації даних – найважливіша інформація для ідентифікації одиниці описування (довідкові коди, заголовок, дати створення документів, вид описування, обсяг);

- контексту – інформація про походження і зберігання оди­ниці описування (назва фондоутворювача, його історія, межові дати накопичення документів, історія зберігання, основне джерело комплектування);

- змісту та структури – інформація про тему і систему організації одиниці описування (анотація, оцінювання інформації; її систематизація);

- умов доступу та використання – інформація про форму власності, умови доступу та копіювання, мову та фізичний стан документів;

- інформації про споріднені документи – відомості про до­кументи, що мають суттєве відношення до об'єкта описування (місцезнаходження оригіналів, наявність копій, записи про наявність публікацій з використанням даних документів);

- приміток – додаткова інформація, неприйнятна для жодної іншої зони.

У кожній зоні репрезентовано від 4 до 6 елементів описання. Наприклад, перша зона ідентифікації даних складається з до­відкового коду, заголовка, дати створення документа в одиниці описування, рівня описування та місткість одиниці описування (кількості, обсягу, розміру).

Під час облікового описування використовують такі еле­менти: порядковий номер справи, діловодний індекс, або старий інвентарний номер, заголовок справи, оригінальність до­кумента, спосіб відтворення інформації, міра повноти доку­ментів, зовнішні особливості справи, анотація документів, межові дати документів у справі, кількість аркушів у справі.

Повнота інформації в описовій статті спеціального виду опи­сування, зокрема для архівних довідників, залежить від харак­теру довідника. Обов'язковими для відтворення є такі елементи: заголовок одиниці описування із зазначенням назви фондоут­ворювача; дата або дати створення документів, що входять до одиниці описування; обсяг одиниці описування; рівень опису­вання і довідковий код, або шифр. Ці елементи становлять основу описової статті для довідників міжнародного характеру.

Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умов­но неподільні елементи архівних довідників і систем архівних довідників різних рівнів. Рівень згортання й узагальнення ін­формації в описовій статті залежить від обсягу групи документів, що складають одиницю описування: він тим вищий, чим об’єм­ніший об'єкт описування. Природно, що це визначає ти­п довідника. Схематично це виглядає так:

Особливості описової статті залежать від того, що є об'єктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд. У зв'язку з цим розглядають подокументне і групове опи­сування. Якщо одиницею описування є документ або його час­тина, ведеться подокументне описування; одиницею групового описування можуть бути різні групи документів. Якщо опису­ють справу або фонд – це групове поодиничне описування, оскільки об'єкти описування є відповідно одиницями зберігання та обліку. Архівний опис як зразок групового описання водночас поодинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею описуван­ня часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тематичним. У практиці створення довідкового апарату поширенішим є не подокументне, а групове описування (спра­в, колекцій, тематичних груп, фондів).

Структурування архівної інформації за рівнями під час опи­сування одержало назву багаторівневого описування, що пе­редбачає розкриття інформації в описових статтях різного рівня узагальнення та згортання інформації. Описання справи та фонду є первинним джерелом як для опрацювання інформації на інших рівнях, так і для складання комп'ютерного варіанта описань для довідкового апарату.

В архівній практиці зарубіжних країн діють різні правила архівного описування: місцеві або загальнонаціональні, у ви­гляді інструкцій, рекомендацій, методичних посібників, що фор­малізують інформацію про одиницю описування, виокремлюють найнеобхідніші інформаційні характеристики, за допомогою яких її можна ідентифікувати. Правила оформляють у стандар­ти, якими послуговуються архівісти однієї країни (національ­ні) або багатьох (міжнародні).

Для полегшення пошуку та обміну архівною інформацією на міжнародному рівні та поєднання описів з різних сховищ у загальну інформаційну систему Міжнародна рада архівів органі­зувала розроблення важливих документів, зокрема “Правил архівного описування” (1990), “Загального міжнародного стандарту архів­ного описання” (1994-2000), які є теоре­тичним підґрунтям для створення стандартів описання, що, в свою чергу, сприяють уніфікації правил описування, створенню, поряд із традиційними формами передавання інформації (довідниками, каталогами), електронних баз даних. Прийняття єдиних нормативів описування сприяє ком­п'ютеризації архівної справи та ком­п'ютерному обміну інформацією на національному та міжнародному рівнях, створює перспективи для обміну інформацією з бібліотеками, службами науково-технічної інформації, музеями.

Таким чином, архівне описування закладає підвалини до­ступу до архівних документів, створюючи умови для користу­вання ними, та допомагає вирішувати важливе соціальне завдання суспільства – реалізувати права людини на інформацію. Як важливий процес відбирання й відтворення в описовій статті таких характеристик документа, які б сприяли користувачеві на подальших етапах архівної, довідкової або дослідниць­кої роботи, архівне описування допомагає ідентифікувати документну інформацію та визначати місцезнаход­ження документів і використовувати відомості, що містяться в них.