Тема 16. Облік документів Національного архівного фонду

1. Облік архівних документів як комплекс контрольно-охоронних заходів.

2. Вимоги до облікових документів. Принципи обліку.

3. Облікові документи архіву. Індивідуальний і сумарний облік.

Облік архівних документів належить до ос­новних функцій архівної установи і передбачає виявлення кількості, складу і стану документів в одиницях обліку та відо­браження їх в облікових документах. Державний облік архівних докумен­тів здійснюється:

• централізовано відповідними архівними установами та власниками приватних архівів у межах повнова­жень, визначених чинним законодавством;

• на рівні архіву (архів­ного відділу, підрозділу), приватного архівного зібрання;

• певної адміністративно-територіальної одиниці;

• архівної системи.

Облік архівних документів – це комплекс контрольно-охоронних заходів/операцій, що фіксують наявність архівних документів та відомості про їх склад, обсяг і рух в одиницях об­ліку. Сутність обліку полягає:

- у визначенні одиниць обліку архівних документів і принципів систематизації облікових даних у системі спеціально створених облікових форм;

- реєстрації в об­лікових документах фактів стану та руху документів/груп доку­ментів;

- встановленні кількості документів/груп документів і змін, що відбуваються у визначених одиницях обліку, та у відо­браженні цих даних в обліковій документації;

- систематизації даних про обсяг, склад і рух документів архіву.

До обліку архівних документів висувають такі вимоги:

1. Облікові процеси не повинні порушувати структурну організацію архівних документів, зафіксовану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру – архівних фондах і одиницях збе­рігання – фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьо­му полягає вимога єдності обліку із структурною організацією ар­хівних документів.

2. Облік повинен відповідати тій структурній органі­зації архівних документів, що починається у процесі діловодства і завершується в державних архівах. Облікові дані повинні по­слідовно, як і самі документи, концентруватися по кожному ком­плексу, починаючи з найменшого – справи, і далі узагальнюва­тись у фонді, а потім в архіві. Дані архівів надходять до Державного комітету архівів, де зосереджуються в Центральному фондовому ка­талозі. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань на всіх структурних рівнях Національного архівного фонду. Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню організації архівних документів в утворених комплексах і забе­зпечує реалізацію принципу єдності обліку та системи зберігання документів.

3. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, в тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду користування, а також самі облікові документи.

Визначальними принципами обліку архівних документів є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і пов­нота.

Принцип централізації реалізується як взаємодія співро­бітників, відповідальних за облік в архіві, дотримання порядку ведення і термінів подання облікових документів для централі­зованого державного обліку.

Централізований державний облік на рівні всієї архів­ної системи контролює та здійснює Державний комітет архівів шляхом ведення Центрального фондового каталогу на основі відомостей про зміни в складі та обсязі фондів і карток фондів, що складаються архівними установами та власниками приватних архівних зібрань. Керівництво і контроль за станом державного обліку архівних документів у межах певної адміністративно-територіальної одиниці за місцем державної реєстрації документів здійснюють відповідні державні архіви.

У державному архіві облік архівних документів, їх описів, страхових копій і копій фонду ко­ристування здійснюється централізовано окремим структурним підрозділом чи співробітником. Крім централізованого обліку по архіву загалом, облік документів ведеться також в кожному архівосховищі та в підрозділі, що здійснює комплектування архіву.

Принцип уніфікації обліку забезпечується єдиним методич­ним керівництвом, що сприяє наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами – у діловодстві, архівах (архівних підрозділах) установ та державних архівах – шляхом суворої регламентації системи основних облікових документів та вимог до її ведення. Принцип уніфікації зумовлює стабіль­ність облікових одиниць у масштабах Національного архівного фонду. Це полегшує розмі­щення та зберігання архівних документів, перевірку їх наявності. За основу виміру кількісного і якісного складу архів­них зібрань взято головну класифікаційну одиницю – ар­хівний фонд. До неї прирівняно архівну колекцію та об'єднаний архівний фонд. За допомогою архівного фонду як одиниці обліку представляються дані про кількісний склад архіву, Національного архівного фонду. На нижчих рівнях обліку, наприклад на рівні архівного фонду, від­повідна інформація відображається за допомогою одиниці збе­рігання (справи, фотоальбому, карти, рулону плівки тощо). На рівні одиниці зберігання межею точності є “аркуш”, “документ”, однак вони не використовуються у формах обліку на вищих за одиницю зберігання рівнях.

Принцип динамічності забезпечується оперативним внесен­ням необхідних змін до облікових документів і баз даних або своєчасним укладанням нових облікових документів. Несвоє­часний облік документа загрожує його втратою, тоді як опера­тивність прискорює надання користувачеві інформації про до­кумент та його видавання.

Принцип достеменності та повноти обліку гарантується про­веденням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямо­ваних на забезпечення порядку ведення основних облікових документів і баз даних та відображення в них фактич­ної кількості, складу і стану документів, що зберігаються в архів­ній установі. Точність обліку забезпечується надійністю вихід­них початкових даних, що переносять у форми обліку з первин­них документів, а також чітким і розбірливим оформленням до­кументації при надходженні або вибуванні кожної одиниці обліку.

При фондовій організації архівних документів основними одиницями їх обліку, незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації, є архівний фонд, одиниця зберігання (справа). При обох (фондовій і нефондовій) системах організації архівних документів документи із спеціальними носіями облі­ковуються також в одиницях обліку, за комплектами, видами; науково-технічні документи – за групами і комплексами.

Безпосередній державний облік архівних документів здійснюють державні архіви, а також юридичні чи фізичні особи в основних облікових документах архівної установи чи власника приватного архіву.

Інформація про стан архівних зібрань має динамічний характер: до архівів постійно надходять або вибувають з них документи, створюються нові архівні фонди, відбувається передавання документів з одних архівів і фондів до інших, вдосконалюється внутріфондова систематизація. Рух архівних документів, тобто, зміни, що відбуваються з ними, фіксується в облікових документах архіву.

Процес обліку проходить у два етапи: накопичення вихідних початкових даних та їх подальше оброблення з відображенням в облікових формах. На першому етапі реєструють виражені в кількісних або якісних показниках факти, взяті у статиці або в динаміці, і представляють, як правило, в актах. На основі актів формують і обробляють облікову інформацію та відображають у системі облікових документів, що є другим етапом обліку.

У документах встановленої форми – облікових документах архіву – фіксують обсяг, склад і рух архівних документів в оди­ницях обліку. Вони призначені для контролю за збереженістю архівних документів і закріплення їх організації за певними групами (фондами, справами). Облікові документи визначають місцезнаходження архівних документів в архіві, забезпечуючи можливість їх адресного пошуку, і допомагають встановити сумарні дані обсягу архівного фонду, архіву, групи архівів, Національного архівного фонду. Статистичні дані про обсяг і склад архівних документів вико­ристовуються як інструмент управління і допомагають органі­зувати планове, науково обґрунтоване комплектування архівів і всього Національного архівного фонду, зберігання архівних документів і користування ними. Отже, облік архівних документів здійснює такі функції: функцію контролю, орієнтовану на організацію зберігання документів, визначення їх наявності і стану, та регулятивну, спрямовану на впорядкування архівних фондів та їх вдосконалення.

Облік документів у державному архіві забезпечується веден­ням основних і допоміжних облікових документів. Їх перелік визначають “Основні правила роботи державних архівів України” (К., 2004). Необхідність ведення допоміжних облікових документів вирішується кожним архівом самостійно з урахуванням особливостей складу і змісту архівних документів, що зберігаються в ньому.

Щойно документи потрапляють до архівної установи, їх обліковують у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання, де вказують такі дані: коли, від кого і на підставі якого документа надійшли, їх назви, роки, обсяг і стан документів, який номер фонду їм присвоєно (або до якого архівного фонду вони долучені). Записи в книзі дозволяють виявити, які документи надійшли до архіву, а також визначити їх сумарну кількість за певний хронологічний період. До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання заносять послідовно всі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти приймання або акти про виявлення необлікованих документів, що складаються окремо на документи кожного фонду.

До системи облікових документів належить список фондів ар­хіву, що складається для реєстрації прийнятих на постійне зберігання архівних фондів. Список фондів, яким є перелік назв архівних фондів, розташованих у порядку зростання їх номерів, призначений для обліку фондів архіву. До списку фондів архівний фонд записують лише один раз – при першому його надходженні до архіву. Йому присвоюється номер згідно із списком фондів у порядку надход­ження до архіву. Номер, присвоєний фонду за списком фондів, є його обліковим номером, який зберігається за ним в усіх облікових документах і є складовою архівного шифру одиниць зберігання даного фонду. Порядковий номер ідентифікує кожен архівний фонд, і тому один і той самий номер не може бути присвоєний іншому, навіть у разі передавання або втрати фонду.

Для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні та унікальні документи, складають перелік фондів, що містять особливо цінні документи. В обліко­вих документах і архівних шифрах фонди, описи, справи, які містять особливо цінні та унікальні документи, а також безпо­середньо самі архівні документи, визнані особливо цінними та унікальними, позначають відповідно індексами “ОЦД” та “УД”. На виявлені унікальні документи складається “Державний реєстр національного культурного надбання. Унікальні документи Національного архівного фонду”.

Після запису до книги надходжень і до списку фондів докуенти кожного фонду обліковують в аркуші архівного фонду, призначеному для сумарного обліку, що відображає рух документів та зміни кількісних і якісних характеристик. Аркуш фонду складається на кожен фонд і містить його назву та но­мер, категорію, вказує місце знаходження (архів), склад документів фонду, їх кількість в хронологічні межі, довідковий апарат до фонду.

Облік кількості аудіовізуальних документів певного виду, динаміку їх змін по кожному опису і фонду загалом, обліку й нумерації аудіовізуальних документів певного виду фіксують в аркуші обліку аудіовізуальних документів.

До системи облікових документів належить і архівний опис – архівний довідник, що виконує облікову та довідково-пошукову функції і призначений для поодиничного та сумарного обліку справ (одиниць зберігання, одиниць обліку, внесе­них до опису), а також закріплює порядок їх систематизації та обліку змін в їх складі й обсязі. Як правило, окремі види доку­ментів включаються до різних описів (управлінської докумен­тації, документів з особового складу, різних груп науково-тех­нічної документації, кінофотофоно-, відео- та електронних документів). Виняток становлять описи докумен­тів особового походження, до складу яких включають різновидові документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації. Описам присвоюються номери: в межах фонду – за аркушем фонду, а при нефондовій організації – в межах ство­рюваної за формальними ознаками сукупності документів за аркушем обліку. Наприкінці опису в усіх примірниках укладач ставить підсумковий запис, що фіксує кількість одиниць збе­рігання (одиниць обліку), внесених до опису.

Для поодинокого та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних документів складають опис страхового фонду.

Облік описів здійснюють у реєстрі описів із зазначенням у відповідних графах дати реєстрації, назви фонду, назви опису, кількості внесених до нього справ та їх межових дат, кількості аркушів в описі, а також номера фонду, номера опису, номера тому опису та інвентарного номера.

Книгу обліку надходжень страхового фонду та фон­ду користування ф Книгу обліку надходжень страхового фонду та фонду користування унікальних документів Національного архівного фонду застосо­вують для реєстрації кожного відповідного надходження. Справи, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них ма­теріальні цінності, обліковуються у відповідній книзі, призна­ченій для поодиничного та сумарного обліку кількості, стану і скла­ду таких справ.

На кожен новостворений фонд заводиться справа фонду, якій присвоюється номер фонду, на який її заведено. Документи справи фонду мають постійний термін зберігання. До справи фон­ду включають: історичну довідку, листування з фондоутворювачем (власником архіву); акти й інші документи, що фіксують зміни у назві, складі та обсязі фонду; копії характеристики фонду, складені для путівника (довідника); робочі інструкції та мето­дичні вказівки з удосконалення й перероблення описів фонду, з опрацювання документів фонду; схеми систематизації його до­кументів; відомості про користування документами фонду; матеріали перевірок наявності документів, про віднесення доку­ментів до категорії особливо цінних і унікальних; акти про ката­логізацію фонду та внесення інформації до баз даних.

Документи справи фонду нумерують, складають аркуш-засвідчувач та відповідно оформляють. На документи справи фонду складається внутрішній опис. Справи фондів зберігаються в по­рядку номерів фонду.

Для централізованого державного обліку архівних документів державні архіви складають такі документи:

- паспорт архіву – обліковий документ періодичної звітності, що містить відомості про кількість, стан, умови зберігання архівних документів та їх мікрокопій, склад довідкового апарату і кадри архіву;

- “Державний реєстр національного культурного надбання”;

- відомості про зміни у складі та обсязі фондів;

- картка архівного фонду;

- картка обліку унікальних документів Національного архівного фонду;

- картка централізованого державного обліку архівної україніки.

Картка архівного фонду складається на кожен фонд, що вперше надійшов до архіву. Вона призначена для централізованого обліку документів Національного архівного фонду і містить назву та номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його одиниць зберігання, а також місце його зберігання. Картка фонду заповнюється на підставі аркуша фонду на 1 січня кожного року. Реєстрація змін у назві, складі та обсязі фондів ведеться в архівах протягом року. Раз на рік (до 1 березня поточного року) ця інформація подається ар­хівному органу (до відома та для внесення змін у фондовий каталог) пофондово у “Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01 поточного року” та по архіву – у паспорті архіву.

Загалом облік здійснюється на основі надання архівним до­кументам облікових номерів. Облікові номери також надаються:

• архівним фондам;

• архівним описам, що розглядаються як сукупності документів, до складу яких можуть входити цілісні архівні фонди, нефондові документальні комплекси або їх частини;

• справам (одиницям зберігання, одиницям обліку) в межах архівних описів;

• окремим документам в межах справ (одиниць зберігання, одиниць обліку) за внутрішніми описами.

Таким чином, в архівних установах забезпечується облік ар­хівних документів на різних рівнях комплексів у двох видах – індивідуальному і сумарному.

Індивідуальний і сумарний облік архівних документів

В облікових документах фіксують також усі вибуття документів з архіву та зменшення їх кількості внаслідок проведення окремих видів внутріархівних робіт (експертизи цінності, об'єднання справ в результаті перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку загублених, невиправно пошкодже­них справ тощо). Документи можуть бути зняті з обліку на під­ставі актів: про виділення до знищення документів, що не під­лягають зберіганню; про виявлення справ, що не належать до даного фонду, архіву; приймання-передавання документів до ін­шого архіву; описування документів, перероблення архівних описів; про технічні помилки в облікових документах; про невиявлення справ, шляхи розшуку яких вичерпано; про невип­равні пошкодження справ.

До допоміжних облікових документів належать: книги обліку приймання документів на тимчасове та депоноване зберігання; паспорт архівосховища для сумарного обліку фондів, одиниць зберігання та їх стану в даному сховищі на 1 січня поточного року; книга обліку видавання одиниць зберігання з архівосховища; книга обліку видавання документів у тимчасове користування; книга і картотека обліку вибуття документів; покажчик до аркушів фондів; книга обліку справ з особового складу; книга та картотека руху фондів, описів, справ (одиниць зберігання, одиниць обліку) та ін.

В архівній установі забезпечується повна збереженість облікових документів, для чого вони зосереджуються в ізольованому приміщенні і перебувають у віданні спеціального підрозділу або у працівника архіву, який відповідає за облік. За обліковими документами перевіряють наявність справ згідно з їх описовими статтями і підсумковими записами в описах, що є важливим елементом у забезпеченні збереженості архівних документів.

Загалом система облікових документів дозволяє на різних рівнях комплексів документів послідовно розкривати склад і зміст архівних фондів. Облікова документація архівних установ є створеним на єдиних науково-методичних засадах завершеним обліково-довідковим комплексом, що органічно входить до складу довідкового апарату державних архівів. Правильно організований облік забезпечує збереженість документів, закріплюючи їх систематизацію і зберігання за єдиними для всіх сховищ одиницями обліку. Відтворені в облікових формах склад, зміст і обсяг документів забезпечують їх адресний пошук, створюючи основу довідкового апарату архівної установи.