Тема 20. Науково-дослідна та методична робота архівних установ

1. Науково-дослідна робота як один з основних напрямів діяльності державних архівів. Основні напрями та форми науково-дослідної роботи архівних установ.

2. Теоретичні та прикладні дослідження. Організація наукових досліджень.

3. Система архівної науково-технічної інформації. Завдання служб науково-технічної інформації.

4.Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних установах. Види методичних посібників.

Науково-дослідна та методична робота є одним із основних напрямів діяльності державних архівних ус­танов, метою якого є розвиток і вдосконалення на наукових засадах архівної справи, раціоналізація праці архівістів, поліп­шення організації документів у діловодстві та підвищення ефек­тивності виконання основних завдань і функцій архівів.

Державні архівні установи відповідно до специфіки своєї діяльності проводять наукові дослідження в галузі архівознавства, археографії, джерелознавства, дипломатики, документознавства, генеалогії, історії державних установ, історичної географії, кодикології, палеографії, сфрагістики та інших галузей історичної науки. Водночас співробітники архівних установ досліджують окремі аспекти природничих, економічних, юридичних, технічних наук, зокрема питання вдосконалення методів реставрації та консервації документів, розроблення засобів і способів захисту документів від біопошкоджень, визначення нормативів чисельності працівників різних типів архівних установ, економічного аналізу діяльності архівів, комп'ютеризації архівних технологій та ін.

Практика державних архівів і близьких до них за профілем наукових інституцій і навчальних закладів свідчить, що в нау­ковій роботі архівних установ склалися чотири самостійні, але взаємопов'язані напрями: дослідницький, методичний, науково-інформаційний та науково-організаційний.

Під науково-дослідною роботою архівних ус­танов розуміють здійснення наукових досліджень для одержання теоретичних, методичних і практичних результатів, спрямо­ваних на вдосконалення архівної справи та діловодства. Важли­вою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інформаційна діяльність, що охоплює публікування документів, під­готовку та видання науково-довідкової літератури, організацію користування документами з метою забезпечення потреб дер­жави, суспільства та особи в повноцінній і неупередженій ре­троспективній документній інформації. Складовою наукової роботи є науково-організаційна діяльність – підготовка і проведення наукових конференцій, семінарів, “круглих столів”. Ці заходи сприяють апробації результатів наукових досліджень, ви­рішенню актуальних проблем, залученню архівної інформації до каналів масової та наукової комунікації.

Науково-дослідна робота архівних установ охоплює розроб­лення теоретичних і прикладних проблем, написання наукових праць, необхідною умовою та підґрунтям яких є глибокий аналіз джерельної бази та історіографії кожної конкретної проблеми, всебічне дослідження історії та практики діяльності українських і зарубіжних архівів, вивчення здобутків інших наукових ди­сциплін, комплексне застосування методів різних галузей знань.

Найважливішими загальнонауковими принципами досліджень в архівознавстві, документознавстві, археографії є прин­ципи історизму, об'єктивності, всебічності, системний підхід до розвитку суспільних процесів і соціальних структур. Широко застосовуються також загальнонаукові методи (історичний, логічний, абстрагування, системно-структурний), що дозволяють комплексно вивчити об'єкт і предмет; спеціально-наукові методи (генетичний, компаративний), які уможливлюють визначення тенденцій розвитку архівістики та його специфіки. Важливе гносеологічне значення в архівознавчих дослідженнях має соціокультурний підхід, що сприяє виявленню взаємозв'язків архівної, бібліотечної, музейної справи, інфор­маційної діяльності, освіти. Методи проблемної хронологізації та персоналізації допомагають встановити структуру істо­ріографічного комплексу, охарактеризувати персональний вне­сок в архівне будівництво відомих учених. При аналізі актуалі­зованої і неактуалізованої інформації джерельної бази застосо­вують методи джерелознавства (наукової евристики, класи­фікації і критики джерел тощо) та наукознавства (зокрема, бібліометричний аналіз), що сприяють вивченню кількісних пара­метрів архівознавчих видань.

Теоретичні дослідження мають перспективний характер та орієнтовані на розвиток загальної теорії. Їх здійснюють для вивчення закономірностей розвитку архівістики і створення теоретичного підґрунтя з конкретних проблем архівознавства, архео­графії, документознавства та інших споріднених дисциплін на основі новітніх наукових методів. До теоретичних належать ме­тодологічні та історичні праці як такі, що визначають загальні тенденції, формулюють теоретичні положення. У процесі таких до­сліджень, кінцевим результатом яких є нова науково-теоретична інформація, виявляють емпіричний матеріал, проводять наукові експерименти, узагальнюють одержані дані, формулюють ви­сновки. Це, зокрема, теоретичні дослідження механізму старіння документів, науково-методичних основ публікаційної діяльності державних архівів, історії архівної справи в Україні, розроблен­ня концепцій комп'ютеризації архівної справи, підготовки та післядипломної освіти кадрів, забезпечення національних інте­ресів України в архівній справі.

Теоретичні дослідження в галузі архівної справи в Україні здійснюють наукові центри: Український науково-дослідний ін­ститут архівної справи та документознавства, Інститут україн­ської археографії та джерелознавства ім. М. Грушевського Національної академії наук України, Інститут рукопису та Інститут архівознавства Національної бібліотеки України ім. В. Вернадського. Помітну роль у розвитку теорії архівознавства відіграють студії науковців як одна з форм професійного спілкування пред­ставників вищих навчальних закладів (Київського національного університету ім. Тараса Шевченка, Київського національного університету культури і мистецтв, Харківського національного університету ім. В. Каразіна, Східноєвропейського університету ім. В. Даля), центральних і обласних державних архівів.

Головною науково-дослідною установою в системі Державного комітету архівів є Український науково-дослідний ін­ститут архівної справи та документознавства. Його основні завдання поля­гають у дослідженні теоретичних і методичних проблем архі­вознавства, документознавства, археографії, створенні документних інформаційно-пошукових систем, проведенні експери­ментальних робіт для вирішення проблем фізико-хімічних та біологічних умов зберігання документів і розробленні відповідних нормативів, наданні науково-методичної допомоги з питань архівної справи та широкому оперативному інформуванні з основної діяльності державних архівних установ.

Прикладні дослідження необхідні для забезпечення насам­перед практичної діяльності державних архівів. Вони передба­чають використання теоретичних положень і позитивного практичного досвіду для вирішення актуальних питань архів­ного будівництва і спрямовані на вирішення конкретних проблем практичної діяльності архівних установ за допомогою нау­кових методик. Результати прикладних досліджень (нові методи роботи або технологічні процеси, обґрунтування застосування нової техніки і технологій тощо) викладаються у вигляді нор­мативних документів (стандартів, правил роботи, інструкцій, науково-методичних посібників (основних положень, методичних рекомендацій, схем класифікації документів у каталогах архівів, аналітичних оглядах тощо), науково-інформаційних видань (збірників документів, архівних довідників), баз даних. Прикладні дослідження здійснюють усі державні архівні ус­танови.

Організація наукових досліджень передбачає чітке визначення напрямів і видів науково-дослідної роботи, їх прогнозування та планування, систематичний контроль за виконанням планів, координацію всієї наукової діяльності, державну реєстрацію найважливіших запланованих робіт, поетапний облік виконаної роботи, оформлення результатів наукових досліджень і впровадження їх у практичну діяльність архівних установ, оцінювання ефективності науково-дослідної роботи.

Науково-дослідні роботи, що виконуються архівними устано­вами України, підлягають обов'язковій державній реєстрації та обліку для поширення в масштабах держави інформації про планові, розпочаті, виконувані та виконані роботи з різних га­лузей знань і практичної діяльності. Це уможливлює прове­дення моніторингу розвитку галузі, аналізу її сучасного стану та визначення перспективних напрямів, реалізації можливостей кооперування співпраці з розробниками на основі реєстрації інформації, а також використання результатів розроблення тем шляхом замовлення звітної документації у відповідному інформацій­ному органі чи безпосередньо у виконавця. Державну реєстра­цію та облік розпочатих, виконуваних і закінчених науково-дос­лідних робіт, дисертацій, а також підготовку та видання в ус­тановленому порядку інформаційних матеріалів за запитами підприємств, установ, організацій, органів виконавчої влади, формування фондів документів і поширення відповідної інформації здійснює Український інститут науково-технічної та економічної інформації. Обов'язковій державній реєстрації підлягають розроблювані архівними установами наукові звіти, монографії, науково-довідкові видання, збірники документів.

Архівні установи можуть проводити науково-дослідні роботи самостійно (як головна організація) або брати участь у розроб­люваній кількома установами темі як співвиконавець. Колек­тивні дослідження забезпечують єдність застосування результа­тів дослідження в усіх державних документосховищах (держав­них архівах, рукописних відділах бібліотек і музеїв). Головна організація координує всю роботу за темою, розробляє органі­заційно-методичні документи, виконує найвідповідальніші ета­пи дослідження, здійснює контроль за підготовкою співвиконавцями матеріалів, надає методичну допомогу, узагальнює й оформлює підсумкові матеріали з теми і складає науковий звіт.

Установа-співвиконавець бере участь у розробленні органі­заційно-методичних документів, досліджує відповідно до про­грами частину теми із самостійним науковим значенням або готує аналітичні матеріали (експериментальні дані) для головної організації, залучається до обговорення, рецензування, експе­риментального впровадження результатів дослідження.

Здійснення наукових досліджень, як правило, включає такі етапи: вивчення стану досліджуваної проблеми; розроблення і затвердження організаційно-методичних документів; аналіз та узагальнення матеріалів, формулювання наукових висновків; обговорення, експериментальне впровадження результатів та оформлення підсумкових документів.

Вивчаючи стан об'єкта дослідження, виконавці опрацьовують джерела і літературу, встановлюють міру розробле­ності теми, складають бібліографічний список. Висновки, зроб­лені на цьому етапі, використовують для підготовки організа­ційно-методичних документів: програми дослідження, плану-проспекту, координаційного плану.

Програма дослідження (технічне завдання) акумулює коло питань, пов'язаних з організацією дослідження: йдеться про наукове обґрун­тування необхідності розроблення теми та підстави для прове­дення роботи (назва державної програми чи проекту, вказівки на зведене замовлення та ін.), мету, завдання, методи, хроноло­гічні межі дослідження, вимоги до розробки (предмет, об'єкт, робоча гіпотеза), основні параметри підсумкового документа (склад, зміст, очікуваний ефект), етапи роботи (в тому числі види контактів із співвиконавцями), терміни виконання. План-проспект розробляють у разі, коли результатом наукових досліджень має бути монографія, науково-довідкове видання, підручник, документальна публікація, правила чи науково-ме­тодичний посібник. У плані-проспекті визначають основну кон­цепцію дослідження і структуру роботи загалом, вказують етапи роботи, коротко розкривають основний зміст кожного розділу (етапу), визначають мету, завдання дослідження, виконавця роз­ділів і терміни їх виконання. Координаційний план розробляють на колективні теми, фіксуючи види роботи кожного співвиконавця із зазначенням термінів і відповідальних за виконання конкретних етапів дослідження.

Спрямованість наукових досліджень на підвищення якісного рівня роботи архівних установ передбачає експериментальне і практичне впровадження у практику одержавних результатів. Експериментальне (дослідне) впровадження здійснюється на стадії розроблення теми і є одним з його етапів. Практичне впровадження – повне або часткове використання положень і висновків теоретичних і прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній та практичній діяльності архівних уста­нов – полягає у виданні праць, оформленні за встановлени­ми правилами наукових звітів, оприлюдненні документів конгресів, конференцій, “круглих столів” семінарів, введенні в дію державних стандартів, технічних умов, правил, затвердженні керівництвом архівних установ методичних посібників та використання їх у роботі тощо.

Наукові дослідження в галузі архівознавства, як правило, не ма­ють прямого економічного ефекту, тому показником ефектив­ності таких робіт є міра їх впливу на розвиток архівної справи, підвищення наукового рівня виконуваних робіт. Науково-ефек­тивними вважають праці, що розвивають теорію, узагальнюють наукові знання з окремих напрямів діяльності, сприяють вияв­ленню нових методів, а також дослідження, висновки яких безпосередньо застосовують у роботі архівних установ.

Типова дослідницька тематика архівних установ, визначена їх специфікою як центрів зберігання документальної па­м'яті народу, охоплює історичні, джерелознавчі, краєзнавчі, бібліографознавчі та інші теми (результатом таких розробок є, наприклад, “Документи Михайла Грушевського у фондах Центрального державного історичного архіву України, м. Львів”, “Музикалії у фондах Центрального державного історичного архіву України, м. Львів”, “Каталог особових фондів українських істориків, що зберігають­ся в Центральному державному історичному архіві України, м. Київ” та ін.).

Обговорення проблем науково-дослідної роботи архівних ус­танов проводиться на різних рівнях. Для розгляду основних напрямів і підсумків наукової роботи та методичних питань архівної практики в державних архівних установах функціонують відповідні науково-дорадчі органи. Так, у Державному комітеті архівів України діють Наукова та Редакційно-видавнича ради; в галузевих науково-дослідних установах – вчені, у державних архівах – науково-методичні ради, що надають керівництву установ допомогу в організації наукових досліджень, науково-видавничої та науково-організаційної роботи. Зокрема, до компетенції Наукової ради Державного комітету архівів входить розгляд питань удосконалення законодавства України в галузі архівної справи та діловодства; аналізу діяльності державних архівів як науково-методичних центрів з питань архівної справи; перспек­тивне планування науково-дослідної та методичної роботи державних архівів; міжвідомчої координації досліджень з проблем архівознавства, документознавства, археографії; економічних аспектів діяльності державних архівних установ; використання архівної інформації; вироблення концептуальних засад підго­товки навчальних посібників, навчальних програм з архівознав­чих і документознавчих дисциплін; організації наукового спів­робітництва; висування профільних визначних наукових праць на здобуття державних і галузевих нагород. Редакційно-видавнича рада Державного комітету архівів розглядає питання рекомен­дації до друку та публікування рукописів збірників архівних докумен­тів, путівників, каталогів, описів та інших архівних довідників про склад і зміст Національного архівного фонду, документальних публікацій, продовжу­ваних видань, а також іншої науково-популярної, навчальної, довідкової і рекламно-інформаційної літератури; координує науко­во-видавничу роботу архівних установ України.

Вчена рада Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства розглядає основні напрями і пробле­матику наукових досліджень Інституту, питання планування науково-дослідної, методичної, науково-видавничої та органі­заційної роботи, а також питання, пов'язані з підготовкою та підвищенням кваліфікації наукових кадрів, конкурсним замі­щенням вакантних посад, обговорює наукові доповіді з профілю роботи Інституту.

Науково-методичні ради державних архівів розглядають пла­ни науково-дослідної роботи та плани впровадження нормативних і науково-методичних розробок архівів, обговорюють інформацію про їх виконання, ухвалюють рішення за результатами виконаних досліджень, затверджують експозиційні плани документальних виставок, висувають кращі роботи на конкурс; визначають джерела комплектування державних архівних установ і склад документів, що підлягають зберіганню в цих архівах; здійснюють методичне керівництво діяльністю експертних комісій установ, організацій і підприємств. Основні завдання рад полягають у вирішенні перспективних проблем наукової і методичної роботи всіх напрямів діяльності державних архівів, розгляді та оцінюванні результатів цієї роботи, сприянні підвищенню якості всіх видів архівних робіт.

При науково-дорадчих органах можуть створюватися мето­дичні комісії, експертні комісії, групи консультантів, рецензен­тів. Так, з 1993 року при Науковій раді Головного архівного управління (з 1999 року – Державного комітету архівів) діє методична комісія, до компетенції якої входить розгляд нормативних до­кументів з питань архівної справи загально-галузевого або між­галузевого характеру, що підлягають розробленню або перероб­ленню у зв'язку з прийняттям нових законодавчих актів.

Важливим чинником розвитку наукових дослід­жень і вдосконалення практичної діяльності в галузі архівної справи та документознавства є науково-технічна інформація. Сукупність процесів з підготовки та надання науково-технічної інформації, необхідної для вирішення управлінських, науково-дослідних, методичних і практичних завдань, називають інформаційним обслуговуванням.

Інформаційне забезпечення науково-дослідної і методичної роботи, практичної діяльності архівів, а також поширення на­бутого досвіду в галузі архівної справи покладається на Галузеву службу науково-технічної інформації, до складу якого входять відповідні служби різного рівня (центрального галузевого ор­гану науково-технічної інформації та служб науково-технічної інформації державних архівів) і довідково-інфор­маційних фондів при них.

Функції Галузевої служби науково-технічної інформації з кінця 1990-х років виконує сектор науково-технічної інформації науково-інформаційного відділу Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства. Головні завдання сектору полягають у систе­матичному опрацюванні літератури з питань архівної справи і документознавства та неопублікованих документів, що входять до довідково-інфор­маційних фондів, і підготовка на їх основі аналітичної, реферативної, оглядової, бібліографічної інформації; забезпечення працівників державних архівних установ науковою інформацією з проблем архівної справи, документознавства та інших суміжних дисциплін; комплектування довідково-інфор­маційних фондів Галузевої служби науково-технічної інформації профільними виданнями, підготовка неопублікованих документів з питань основної діяльності установ архівної галузі; надання науково-методичної допомоги службам науково-технічної інформації архівних установ, координація їх діяльності.

Основними завданнями служб науково-технічної інформації державних архівів є:

- вивчення інформаційних потреб спеціалістів архіву;

- комплектування, зберігання, облік, опрацювання і систе­матизація матеріалів довідково-інфор­маційних фондів;

- ведення довідково-пошукового апарату довідково-інфор­маційних фондів, що забезпечує організацію інформації про склад і зміст матеріалів фонду;

- регулярне інформування співробітників архіву про склад і зміст матеріалів довідково-інфор­маційного фонду через надання документів для користування, проведення днів інформації, організацію виставок нових надходжень, складання рекомендаційних списків літератури з тематики наукових досліджень і основних напрямів практичної роботи архіву та переліку чинних нормативних документів та ін.;

- вивчення матеріалів науково-технічної інформації та узагальнення даних про най­важливіші українські і зарубіжні досягнення науки і тех­ніки та підготовки рекомендацій для впровадження їх у практику роботи архіву;

- участь у реалізації проектів автоматизації інформаційного забезпечення архівної галузі;

- регулярне і своєчасне направлення до центрального галузевого органу завершених розробок, які мають загальногалузеве значення;

- надання допомоги спеціалістам архіву в організації депонування вузькоспеціальних рукописних робіт.

Для задоволення інформаційних запитів працівників архіву та інших організацій служба науково-технічної інформації проводить систематичне і цілеспря­моване інформування працівників архіву шляхом вибіркового поширення інформації, здійснює диференційоване забезпечення керівництва науково-технічною інформацією, організовує “дні інформації” та виставки нових надходжень, складає рекомендаційні та інформаційні списки літератури за тематикою наукових і методичних робіт, що виконуються в архіві, основних напрямів практичної роботи архіву, чинних нормативних документів.

Довідково-інфор­маційний фонд, як сукупність впорядкованого масиву первинних і вторинних джерел інформації та довідково-пошукового апарату до них, призначений для оперативного довідкового та інформаційного забезпечення основних напрямів діяльності архіву. Відповідно до своїх основних функцій – довідкової та інформацій­ної, довідково-інфор­маційний фонд є надійною базою для інформаційного забезпечення орга­нізаційної, практичної та наукової діяльності архівних установ. Довідково-інформаційний фонд державного архіву складається з фонду первинних матеріалів (друкованих, неопублікованих і таких, що не публіку­ються) та довідково-пошукового апарату. Фонд первинних ма­теріалів концентрує інформацію багатоаспектного масиву даних з проблем архівної справи та суміжних галузей і включає:

- літературу з історії України і краєзнавства, документознавства, архівознавства, археографії та інших спеціальних галузей історичної науки;

- наукову літературу з питань управління, планування, нормування, організації науково-інформаційної діяльності, бібліотечної та видавничої справи;

- офіційні нормативні та науково-методичні видання, довідкову літературу:

- нормативні і науково-методичні розробки з документознавства, архівознавства, археографії та спеціальних історичних дисциплін;

- періодичні видання;

- неопубліковані розробки архіву та документи, які не публікуються (інформаційні карти, переклади, депоновані рукописи).

Матеріали довідково-інфор­маційного фонду залежно від рівня служби науково-технічної інформації можуть використо­вуватися для:

- забезпечення інформативних потреб співробітників архівної установи у вирішенні завдань управлінської діяльності, у практичній і науково-дослідній роботі;

- задоволення запитів архівних установ галузі;

- забезпечення запитів відомчих архівів (установ – дже­рел комплектування);

- забезпечення запитів на матеріали з документознавства та архівної справи різних установ і організацій незалежно від їх відомчої приналежності.

Використання матеріалів довідково-інфор­маційного фонду передбачає організацію різних видів інформаційного обслуговування (видавання матеріалів на абонемент та в читальний зал, виконання різних одиничних інформаційних запитів, вибіркове поширення інформації, диференційоване забезпечення керівництва науково-технічною інформацією, організацію виставок нових надходжень) залежно від завдань найповнішого забезпечення запитів з профільної та суміжної проблематики.

Довідково-пошуковий апарат довідково-інфор­маційного фонду є системою катало­гів (систематичного, алфавітного, предметного), картотек (у то­му числі фактографічних, які уможливлюють одержання безпо­середньої відповіді на конкретний запит) та бібліографічних посібників, довідкових видань, реферативних журналів, авто­матизованих баз даних, що забезпечують інформування про склад і зміст матеріалів довідково-інформаційного фонду, а також про матеріали профільного для архіву характеру незалежно від місця їх зберігання.

Від удосконалення інформаційної служби в усіх установах галузі, застосування новітньої техніки і технологій для пошуку інформації залежить підвищення наукового рівня діяльності ар­хівних установ.

На основі результатів наукових досліджень, ви­вчення й узагальнення практичного досвіду діяльності архіви про­водять методичну роботу, спрямовану на створення і впровад­ження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методична робота архівів полягає в розробленні та вдоскона­ленні архівних технологій і впровадженні у практику результатів наукових досліджень.

Основними формами методичної роботи є розроблення ак­туальних питань методики архівної справи, підготовка на цій основі методичних посібників; впровадження розроблених доку­ментів у практичну діяльність архівних установ; обговорення та вирішення методичних питань, що виникли під час роботи, на засіданнях науково-дорадчих органів, методичних нарадах; ви­вчення й узагальнення набутого досвіду роботи в галузі архівної справи та документознавства, його поширення шляхом публікування оглядів і статей на сторінках архівознавчих періодичних видань, підготовки доповідей і повідомлень на конференціях, нарадах, семінарах; надання методичної допомоги працівникам архівних установ, діловодних служб інших організацій, відомчих архівів. До методичної роботи належить і складання номенклатур справ і схем систематизації, історичних довідок про фонди та огляди робіт, підготовка повідомлень з методичних питань, складу документів для співробітників архівних установ. Методичне керівництво роботою в архівах здійснюють директори архівів, їх заступники, завідувачі відділів, методисти, інформатори. Важливу роль у розробленні актуальних науково-методичних проблем та практичному вдосконаленні методів архівних робіт відіграють центральні державні архіви, де зосереджено не тільки найцінніші комплекси документів загальнодержавного значен­ня, а й сконцентровано висококваліфіковані наукові кадри.

Цен­тральні державні архіви є науково-методичними центрами в галузі архівної справи, тобто установами, які проводять науково-дослідну і методичну роботу з профільних питань. Їх завдання полягають у координації наукових досліджень їх компетенції, підготовці збірників документів і довідників про склад і зміст профільних архіву документів, організації методичної і консультативної до­помоги установам з питань архівної справи, участь у підготовці та впровадженні нормативних і методичних документів галузевого значення, проведення методичних нарад, семінарів.

Державні архіви Автономної Республіки Крим та областей України є регіональними науково-методичними центрами. Вони надають методичну і консультативну допомогу міським і ра­йонним архівам, установам, організаціям, навчальним закладам з питань архівної справи. На базі регіональних науково-методичних центрів проводяться курси для завідувачів архівних відділів районних державних адміністрацій, державних міських архівів, укладаються методичні посібники для працівників державних і відомчих архівів області, розробляються інструкції з комплектування архівних відділів районних виконавчих комітетів, міських архівів документами особового походження та наукового описування цих документів. Крім того, державні архіви областей України співпрацюють із середніми та вищими навчальними закладами.

Найпоширенішою формою методичної роботи є підготовка різних типів прикладних методичних посібників, які складають державні архіви на основі нормативних і методичних документів Державного комітету архівів, наукових розробок Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства та інших архівних установ за окремими напрямами і видами робіт. У цих виданнях конкретизуються загальні методичні положення і визначаються особливості роботи відповідно до специфіки профільних для архіву документів з урахуванням наявного досвіду роботи.

Видами методичних посібників є методичні рекомендації, пам'ятки, інструкції, методичні листи, номенклатури справ для установ і закладів, схеми систематизації документів фондів, історичні довідки до фондів, огляди окремих ділянок роботи з метою обміну досвідом тощо. Спільна ознака всіх видів методичних посібників – їх практична спрямованість. Методичні рекомендації укладають для галузевого (внутрішнього) і позагалузевого (зовнішнього) використання. Вони репрезентують ефективні форми організації праці та нові технології, що ґрунтуються на результатах наукових досліджень і вивченні досвіду роботи ар­хівних та інших установ. Методичні рекомендації для співробітників діловодної та архівної служб міністерств і відомств України готують архівні установи на основі відповідних нормативно-методичних документів, аналізу й узагальнення практичної діяльності, обґрунтовуючи нові підходи до організації і методики проведення окремих видів робіт і виконання технологічних процесів. Пам'ятка як методичний посібник має вужче прикладне значення. Вона призначена для детального описування окремих операцій і прийомів праці і може бути як самостійним документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документа. Інструкція регламентує порядок виконання роботи, подає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочі інструкції визначають організацію і методику роботи з конкретного завдання: підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду. Як правило, інструкція містить такі розділи: мета і завдання роботи, склад матеріалів, за якими вона проводиться, організація роботи (в тому числі послідовність проведення), методичні вказівки для виконання кожного виду робіт. Додатками до інструкції можуть бути розрахункова частина, довідки, схеми, таблиці. Схема класифікації документної інформації є методичним посібником для систематизації документної інформації в систематичних каталогах у вигляді переліку класифікаційних ділень, розташованих у логічній послідовності, що має задовольняти вимоги науковості, історизму, повноти архівного фонду, завершеності справ, групування документів від загального до часткового. Методичні листи розробляють з конкретних питань з метою обґрунтування необхідності проведення певного виду роботи. Номенклатура справ є затвердженим у встановленому порядку систематизованим, проіндексованим списком назв справ, що заводяться у діловодстві установи або її структурного підрозділу. Історична довідка до фонду містить відомості з історії (біографії) фондоутворювача, його архівного фонду, коротку характеристику складу і змісту документів архівного фонду та довідкового апарату до нього.

Необхідна вимога до всіх методичних посібників – чіткість формулювань, використання загальновживаної термінології, відсутність повторень і загальних суджень. Обов'язковими реквізитами і структурними компонентами методичного посібника є назва, анотація, загальні положення (вступ), основні розділи, список використаних джерел; у разі необхідності – додатки. Назва має бути інформативною і повністю відображати зміст посібника, підзаголовок – вказувати на його вид. В анотації стисло передають зміст, формулюють мету, вказують на цінність посібника, подають рекомендації до його застосування. Вступ коротко висвітлює досвід роботи з цього питання, результати аналізу нор­мативно-методичних документів й опрацювання літератури з даної проблеми, обґрунтування запропонованої методики роботи, мету і завдання посібника. Важливим є також чітке визначення послідовності проведення робіт і складу виконавців.

Підготовка методичних посібників включає такі етапи: розроблення плану, підготовка проекту, рецензування та обговорення на засіданні науково-дорадчого органу, доопрацювання проекту з урахуванням зауважень і пропозицій, остаточне оформлення проекту і затвердження посібника керівництвом архівної установи. Проекти підготовлених методичних посібників обговорюють на засіданнях методичних комісій або на методичних нара­дах. Така форма методичної роботи поширена в державних архів­них установах. На методичних нарадах, практичних заняттях з підвищення кваліфікації роз'яснюють основні положення впроваджуваних методик, визначають сфери їх застосування та можливості використання. Аналогічні семінари, наради і консультації проводять також для співробітників відомств.

Проекти нормативно-правових актів, наукових звітів, правил, концепцій, положень, методичних рекомендацій та інших методичних документів загально- та міжгалузевого значення обговорюються на засіданнях Методичної комісії Державного комітету архівів, що є дорадчим органом для розгляду методичних документів з архівної справи, діловодства та інших питань діяльності архівних установ і рекомендування розглянутих документів до впровадження згідно із спеціальним планом. Нормативні документи і методичні посібники вважаються впровадженими, якщо відповідно до них проводиться практична робота.

Значну роль у вирішенні питань організації та удосконаленні методики роботи архівних установ, узагальнення і поширення передового досвіду відіграють періодичні видання. Науково-практичний журнал “Архіви України”, науковий щорічник Українського наукового-дослідного інституту архівної справи та документознавства “Студії з архівної справи та документознавства” публікують статті та повідомлення, присвячені методичним аспектам діяльності архівних установ. Питання методики висвітлюються і в регіональних виданнях архівів Автономної Республіки Крим, Донецької, Херсонської та Закарпатської областей, що сприяє розв'язанню ряду науково-методичних проблем, забезпеченню нормативно-методичними документами районних і міських архівів.

Однією з важливих ділянок науково-дослідної та методичної роботи є підготовка і проведення науково-теоретичних конференцій, семінарів, читань, “круглих столів”, що сприяють підвищенню фахового рівня архівних працівників, надаючи їм можливість краще опанувати методи наукових досліджень, одержати цінну інформацію з конкретних питань, налагодити корис­ні наукові контакти.

Залежно від концепції та якісного складу учасників, конференції бувають міжнародними, всеукраїнськими, міжгалузевими, міськими і в межах окремого архіву. Запорукою успіху наукової конференції є детально розроблена програма і тематика виступів, своєчасне інформування зацікавлених організацій, установ та окремих науковців про її проведення. Заявка про участь (з відомостями про автора), тексти доповідей, повідомлень, виступів надсилаються заздалегідь до організаційного комітету конференції. На підставі отриманих документів організаційний комітет формує програму і в міру можливостей забезпечує широке ознайомлення (через видання збірників матеріалів чи електронні публікації) з текстами виступів для їх обговорення під час роботи конференції.

Для поліпшення постановки науково-дослідної роботи, її організації і методичного забезпечення важливе значення мають інструктивні наради, науково-практичні семінари, збори установ-співвиконавців конкретної наукової теми. На таких нарадах визначають актуальність кожної з розроблюваних тем, окреслюють завдання і методику виконання досліджень.

Ефективною формою широкого залучення співробітників архівних установ до науково-дослідної і методичної роботи, ак­тивного обміну думками і новою інформацією є науково-методичні семінари. До роботи семінару, як правило, залучають усіх спеціалістів архівів. Кожен учасник розробляє тему чи питання, пов'язане з профілем його роботи. На засіданнях семінару, куди можуть бути запрошені співробітники інших установ або навчальних закладів, заслуховують повідомлення про нові дослідження і методичні розробки, обговорюють актуальні проблеми архівної галузі.

Архівні установи України мають певний досвід морального і матеріального стимулювання працівників, які займаються дослідницькою роботою. Протягом 1971-1990 років в Україні щорічно проводився конкурс на кращі наукові праці та методичні розробки з питань архівознавства, діловодства та спеціальних історичних дисциплін, підготовлені співробітниками архівних установ. З метою піднесення творчої ініціативи архівістів у вирішенні важливих наукових проблем галузі було встановлено заохочувальні грошові премії. Наприкінці 90-х років таку практику було відновлено: з 2000 року галузеву премію ім. В. Веретенникова присуджують за кращі наукові дослідження в галузі архівної справи та документознавства.

Важливу роль у поширенні наукових ідей у галузі архівної справи, вирішенні питань організації та методики роботи архівних установ, узагальнення і поширення набутого досвіду відіграє архівна періодика.

Отже, науково-дослідна та методична робота відіграє важливу роль у діяльності усіх установ архівної галузі. Науково-теоретичні та науково-методичні розробки становлять підґрунтя для реформування архівної системи, впровадження новітніх технологій і методик в архівну справу, узагальнення і використання українського і зарубіжного досвіду.