Тема 4. Формування Національного архівного фонду

1.Формування Національного архівного фонду як комплекс організаційних, методичних і практичних заходів. Експертиза цінності документів як теоретико-методологічна основа формування Національного архівного фонду.

2. Мета, завдання, критерії та принципи проведення експертизи.

3. Експертні комісії: компетенція, склад і зміст діяльності.

4. Переліки документів: міжвідомчі, відомчі, конкретні.

5. Робота державних архівів з джерелами комплектування.

Під формуванням Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами і виключення з його складу документів, що втратили своє суспільне значення. Його метою є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. Національний архівний фонд формується з документів, утворених у процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ і організацій, громадян України та їх об'єднань, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, та архівної україніки.

Практично формування Національного архівного фонду здійснюється державними архівами шляхом: експертизи цінності документів, утворюваних юридичними і фізичними особами; державного централізованого обліку і державної реєстрації документів Національного архівного фонду; безпосереднього комплектування Національного архівного фонду документами; організаційно-методичного керівництва і контролю за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ як джерел комплектування.

Теоретичною і методичною основою формування Національного архівного фонду є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад і критеріїв культурної та практичної цінності документів. Її головними завданнями є:

1. Визначення в кожній установі складу документів, що мають наукову та культурну цінність і підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) збе­ріганню. Документи постійного зберігання відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фі­нансову та інші функції: накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи тривалого зберігання – це матеріали, необ­хідні для практичного використання протягом багатьох років. Окрему їх групу становлять документи з особового складу, що передбачають експертизу через 75 років з наступним виокремленням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового зберігання становлять доку­менти, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.

2. Визначення складу документів, що відповідають профілю конкретного державного архіву, обмеження надходжень на дер­жавне зберігання дублетної документації. Так, серед кількох ус­танов однієї системи організаційно-розпорядчу документацію приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, що їх затверджувала; планову документацію – до фонду установи-автора документа; статистичну документацію – до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Пре­зидента України, постанови Кабінету Міністрів України, накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої вла­ди стосовно діяльності конкретних установ – до фондів цих установ.

3. Забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву загалом. Остаточною метою експертизи є комплектування кожного дер­жавного архіву повним комплексом документів його профілю – отже, забезпечення повноцінного формування Національного архівного фонду за принципом: при найменшому фізичному об­сязі документів – найбільша інформаційна наповненість.

Проведення експертизи цінності документів вимагає дотри­мання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, ком­плексності. Принцип об'єктивності передбачає оцінювання документів з урахуванням їх змісту, автентичності, внеску авторів (фондоутворювачів) в науку, культуру і т.д., юридичної сили документів та їх оригінальності, часу та місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує на вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів), явища, події, процеси, відображені в документах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей того періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності та комплексності передбачає вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів) і документів, що вони склали, не ізольовано, а у складі певних комплексів, з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).

Застосування зазначених принципів експертизи цінності документів дозволяє виявити історичні умови створення документів, визначити їх науково-історичне та суспільне значення. При експертизі цінності комплексно застосовують критерії цінності документів, тобто систему науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається міра цінності документів.

До критеріїв походження належать: функціонально-цільове призначення установи (особлива роль і типовий характер), значення особи в житті суспільства (особлива роль, типовий представник, учасник певного процесу чи події), час і місце створення документів. Повнота відображення в документах явищ, подій і процесів історичної дійсності, визначальних періодів в історії держави, суспільства зумовлює цінність відомостей, що містяться в них. Суттєве значення має час і місце створення документів: чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії, бо як “уламок” своєї епохи, він несе певну інформацію про цей період. До критеріїв змісту належать особливості документної інформації (унікальність, типовість), її повторюваність в інших документах, цільове призначення, юридична сила, автентичність, вид документів. Головним критерієм цінності змісту документів як сукупності зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси є значущість інформації. Чим вагоміший зміст, тим цінніший документ.

Під час експертизи звертають увагу на цільове призначення документів, адже кожен документ створюють з певною метою: для передавання інформації не тільки між адресантом і адресатом чи поширення в суспільстві, а й для наступних поколінь.

Важливою є міра збереженості документів, що дозволяє визначити повноту документального комплексу, окремого фон­ду, групи однорідних фондів. Даний критерій застосовують пере­важно за відсутності оригіналу документа, коли на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригі­налу). Наприклад, якщо у фонді втрачено оригінали наказів організації з основної діяльності, розшукують засвідчені копії цих наказів у структурних підрозділах, формують з них у встанов­леному порядку справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи це в передмові до опису. Діє цей кри­терій і за відсутності оригіналів документів у фонді організації: їх замінюють засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з головних у доборі оригіналів документів, а якщо вони відсутні – у доборі юридично засвідчених копій, а за їх відсутності – незасвідчених копій. До критеріїв зовнішніх особливостей документів належать: наявність резолюцій, віз, позначок на доку­менті, його зовнішній вигляд і оформлення, форма пере­давання змісту, засвідчення й оформлення документів (в тому числі художні, палеографічні, мовні та інші особливості, їх фізич­ний стан). Якщо основний документ має незадовільний фізичний стан, на зберігання залишають його копію або інші документи, де основна інформація повторюється.

Розгляд питань, пов'язаних з формуванням Національного архівного фонду, зокрема науково-методичне та організаційне керівництво експертизою цінності документів, належить до компетенції та­ких експертних комісій:

- Центральної експертно-перевірної комісії Державного комітету архівів України (ЦЕПК);

- експертно-перевірних комісій (ЕПК) центральних і галу­зевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бі­бліотек;

- експертних комісій (ЕК) архівних відділів районних дер­жавних адміністрацій та міських рад архівних підрозділів; органів державної влади і місцевого самовряду­вання; підприємств, установ і організацій усіх форм влас­ності; архівів (архівних підрозділів) об'єднань громадян.

Діяльність експертних комісій кожної архівної установи регулюється положеннями про них, розробленими на основі типового положення. У комплексі експертні комісії, становлячи єдину систему експертних органів, розробляють методику здійснення експертизи, організовують і контролюють хід її проведення.

Склад експертних комісій усіх рівнів формують з досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів з урахуванням профілю комплектування архівної установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися експерти і консультанти, які не входять до складу комісій на постійній основі. Головами експертних комісій призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій.

Рішення експертних комісій і норми архівного законодавства є організаційно-правовою основою формування Національного архівного фонду. Право остаточного вирішення питань відбору документів на зберігання чи знищення надається експертно-перевірним комісіям. Рішення експертної комісії про віднесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього може бути передане на перегляд експертно-перевірної комісії, а в разі відмови чи незгоди – Центральної експертно-перевірної комісії. Рішення останньої з цього питання може бути оскаржене лише в судовому порядку.

Підготовку до експертизи цінності документів розпочинають з вивчення історії (для особи – життєвого і творчого шляху) фондоутворювача та фонду, його місця і ролі в суспільстві, а також складу і змісту документів.

Безпосередня експертиза цінності документів здійснюється поетапно для встановлення наявності документального фонду, що утворився в діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до Національного архівного фонду; для відбору цінних документів документального фонду з метою безпосереднього внесення їх до Національного архівного фонду; визначення можливості приймання на державне зберігання документів Національного архівного фонду; уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих документів Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів конкретних фондоутворювачів здійснюється експертно-пе­ревірними комісіями державних архівів водночас із встанов­ленням конкретного кола джерел формування Національного архівного фонду та висновків співробітників державного архіву за результатами попереднього експертного огляду документів у приватних архівних зібраннях за місцем їх зберігання. Головним критерієм на цьому етапі є походження документа.

Експертиза цінності фондів, їх частин та окремих документів з метою визначення цінності фондів і доку­ментів, а також для виділення документів, що не під­лягають подальшому зберіганню, до знищення здійснюється у діловодстві установ, в архіві (архівному підрозділі) установи, безпосередньо за місцем зберігання приватного архівного зібрання; в держав­них архівах. Головним критерієм на цьому етапі є зміст і зовніш­ні особливості документів.

Проведення експертизи в діловодстві установ спирається на результати детального вивчення напрямів діяльності установи, її функцій, організації діловодства (цен­тралізоване, децентралізоване, змішане), а також складу докумен­тації.

В архіві (архівному підрозділі) установи експертиза докумен­тів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною ком­плексу робіт із науково-технічного опрацювання документів даної організації. Мета такої експертизи – виявити дублетну документацію.

У державних архівах експертиза цінності здійснюється:

- під час первинного розбирання документів особового походження та документів громадських, релігійних організацій, політичних партій і рухів;

- під час наукового описування документів у процесі їх упо­рядкування та перероблення недосконало укладених архівних описів;

- як вид самостійної роботи – цільова експертиза, яка проводиться за наявності у фондах значної кількості справ, що не підлягають подальшому зберіганню, і здійснюється комплексно для ліквідації дублетності, а також відновлен­ня втраченої документації за рахунок фондів, що не входять до даної системи установ і організацій.

Під час проведення експертизи визначають наукову і прак­тичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліку та затвердженої номенклатури справ на поточний рік.

Після формування справ, складання їх заголовків та описів справ на документи постійного, тривалого зберігання і з особового складу оформляють результати експертизи цінності. На цьому етапі укладають описи документів постійного зберігання, описи документів з особового складу; акти про виділення документів, що не підлягають зберіганню, до знищення; акти про повернення документів власнику, акти про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву. Акти і описи подаються на розгляд, погодження і затвердження в установленому порядку.

Після розгляду актів на засіданні експертно-перевірної комісії і затвердження їх керівництвом, за погодженням з Центральною експертно-перевірною комісією, документи передаються для знищення. Не підлягають відбору для знищення унікальні документи та документи Національного архівного фонду, утворені до 1946 року включно.

Для експертизи цінності документів застосовують переліки документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів. Це сприяє організації документів та якісному поповненню Національного архівного фонду. Переліки бувають:

• міжвідомчі – для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій підприємств;

• відомчі – для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства;

• конкретні – для кожної організації (за відсутності відповідного відомчого переліку).

Зазначені в переліках терміни зберігання обов'язкові для всіх установ і організацій України, жодна з них не має права ці терміни змінювати.

Переліки структуровано за основними напрямами діяльності організацій, незалежно від їх статусу в ієрархічній системі управління і галузевої приналежності, а в її межах – за функціональним принципом призначення тієї чи іншої документації. Кожен напрям діяльності відповідає окремому розділові в переліку.

Структура типового переліку:

І. Документи, що утворюються в управлінській діяльності: організація системи управління; прогнозування, планування, ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова полі­тика; облік і звітність; організація використання трудових ресурсів; робота з кадрами; соціально-культурний розвиток на­селення; науково-інформаційна діяльність; економічне, нау­ково-технічне і культурне співробітництво із зарубіжними краї­нами; матеріально-технічне постачання; адміністративно-госпо­дарське обслуговування; діяльність громадських організацій.

II. Документи, що створюються в науково-технічній та ви­робничій сферах: науково-дослідна і конструкторська робота; ви­нахідництво, раціоналізація та патентно-ліцензійна робота; про­ектування, будівництво, реконструкція; виробництво; якість продукції, технічний контроль, стандартизація; охорона навко­лишнього середовища; автоматизовані системи.

Перший у незалежній Україні міжвідомчий “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів дер­жавної влади та місцевого самоврядування, інших установ, ор­ганізацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання до­кументів” (К., 1997) покладений в основу для визначення термінів збері­гання документів та їх відбору для внесення до Національного архівного фонду або знищення. Він охоплює всі документи, що утворю­ються в процесі однотипних управлінських функцій органів дер­жавної влади, місцевого самоврядування та інших установ, ор­ганізацій і підприємств, а також документи, утво­рені в результаті виробничої і науково-технічної діяльності ус­танов, організацій і підприємств усіх форм власності.

Відомчим є “Перелік документів, які утворюють­ся в діяльності Національного банку України, установ і органі­зацій його системи, акціонерно-комерційних і комерційних банків України із зазначенням термінів зберігання” (К., 1996), структура якого, збігаючись у багатьох позиціях із схе­мою типового переліку, відображає специфічні для банківської системи напрями діяльності.

Обчислення термінів зберігання документів проводять з 1 січ­ня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 1999 року, обчислюється з 1 січ­ня 2000 року. Терміни зберігання науково-технічної документації вираховують з 1 січня року, наступного за роком закінчення розробки теми чи проекту. Для документів, яким встановлено термін “75 років–В [вік]” розрахунок терміну зберігання встановлюють шляхом віднімання числа, що відповідає віку працівника на час звільнення, від 75. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню протягом терміну за мінусом 25 років від 75, тобто 50 років. Примітка “доки не мине потреба” означає, що документи мають тривале практичне значення і зберігаються не менше 10 років.

Інші примітки (“На державне зберігання не надходять. Збе­рігаються в організаціях”; “За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ – збе­рігаються до винесення остаточного рішення”; “Після закінчення терміну договору” тощо), що використовуються в переліках, лише коментують порядок зберігання документів. Позначка “ЕПК” (експертно-перевірна комісія) проти термінів зберігання окремих видів документів означає, що такі документи або їх частина можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи цінності вносяться до Національного архівного фонду.

Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручності користування переліками до кожного з них укла­дають алфавітний і предметний покажчики на види та різновиди документів з посиланням на конкретні статті.

Підготовка переліку – складний, тривалий (протягом кількох років) і відповідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві науково-дослідні інститути або спеціально створені з цією метою при центральних відомствах тимчасові творчі колективи. До їх складу входять працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці. Перелік рецензують в межах системи, розглядають експертно-перевірні комісії міністерства або відомства, потім – Центральна експертно-перевірна комісія Державного комітету архівів. Після затвердження керівництвом його тиражують і вводять у дію.

Комплектування державного архіву – це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами Національного архівного фонду відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву розпочинається визначенням джерел комплектування – юридичних і фізичних осіб, які є утворювачами і/або власниками документів Національного архівного фонду (або від­несених до Національного архівного фонду), що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов'язковому порядку або на підставі угоди. Для цього склада­ються списки установ (незалежно від форми їх власності), що функціонують у зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють (або не утворюють) документи, що підлягають віднесенню до Національного архівного фонду. Такі списки поділяються на список установ – джерел формування Національного архівного фонду і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування.

На підставі списку установ – джерел формування Національного архівного фонду укла­дається список джерел комплектування, складений відповідно до профілю архіву перелік установ, що функціонують у зоні його комплектування і зобов'язані передавати на державне зберігання до архівів у визначені терміни на підставі вимог чинного законо­давства чи угод між власником і архівом документи Національного архівного фонду або такі, що підлягають внесенню до нього.

На державне зберігання документи Національного архівного фонду передають органи державної влади та місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи і організації, віднесені до дже­рел комплектування архіву. Склад недержавних установ – дже­рел комплектування архіву визначається архівами спільно з влас­никами після укладання відповідних угод про передавання доку­ментів на правах державної власності.

Державні архіви ведуть систематичну роботу над уточнен­ням списків установ – джерел комплектування. Підставами для внесення уточнень і змін до списків установ та їх перескладання є: вказівки Державного комітету архівів, рішення експертних комісій відпо­відного державного архіву; створення або ліквідація окремих ус­танов, зміна функцій або масштабу їх діяльності, зміна підпорядкування установ; перехід установи під контроль іншого дер­жавного архіву; зміна порядку комплектування державного архіву документами даної установи.

Водночас державні архіви вживають заходів для виявлен­ня джерел поповнення Національного архівного фонду та комплектування документами архівної україніки. Державний архів веде допоміжні списки джерел такого комплектування (фондоутворювачів, власників, їхніх адрес, адрес зберігання документів), формує наглядові справи, укладає картки централізованого державного обліку документів архівної україніки.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Державний комітет архівів покладено функції контролю за цією роботою. Такі ж функції мають державні архіви областей стосовно своїх відділів, районних і міських державних архівів. Документи установ – джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній і вибірковій. Повна форма приймання передбачає приймання всіх документів від одного фондоутворювача, вибіркова – приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду – джерел комплектування групового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ) конкретного фондоутворювача – джерела комплектування повидового вибіркового приймання. Для документів особового походження повна і вибіркова форма приймання застосовується з урахуванням внеску особи-фондоутворювача в науку, культуру і т.ін. Державні установи – джерела комплектування тимчасово зберігають документи Національного архівного фонду у своїх архівних підрозділах. Приймання документів Національного архівного фонду від державних установ – джерел комплектування здійснюється після закінчення таких термінів:

- документи Верховної Ради України, Адміністрації Прези­дента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верхов­ного Суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконав­чої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організа­цій – 15 років;

- документи Верховної Ради і Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій, обласних судів і прокуратур – 10 років;

- документи районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм органі­зацій, районних і міських судів і прокуратур, а також сіль­ськогосподарських підприємств – 5 років;

- записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи, господар­ські книги – 75 років;

- науково-технічна документація – 25 років;

- аудіовізуальні документи, що створюються як продукт ці­льової виробничої діяльності установ – 3 роки після закін­чення копіювання;

- електронні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ – 5 років;

- аудіовізуальні та електронні документи як складові управлінської документації – протягом термінів, передбачених для зберігання управлінської документації в архівних підрозділах відповідних фондоутворювачів;

- аудіовізуальні та електронні документи як складові науково-технічної документації – протягом термінів, передбачених для науково-технічної документації.

Документи недержавних установ – джерел комплектування протягом термінів тимчасового зберігання зберігаються в ар­хівних підрозділах власників або в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, що зберігаються в архівних під­розділах власників, суб'єктів підприємницької діяльності, передаються до державних архівів після закінчення термінів тимчасового зберігання, документи громадських об'єднань і релі­гійних організацій – щорічно або в терміни, визначені угодами.

Архівні документи, що утворились у діяльності установ змі­шаної форми власності – джерел комплектування, у статутному капіталі яких частка державної власності є переважною, збері­гаються у своїх архівних підрозділах протягом термінів, перед­бачених для зберігання аналогічних документів в архівних під­розділах державних установ.

Кожна установа має щорічно передавати документи до дер­жавного архіву за графіками, затвердженими державним архі­вом і погодженими з керівниками установ – джерел комплекту­вання. Архівам із значною кількістю джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2-3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Важливе значення при цьому має повноцінне представлення у складі фон­дів архіву всіх галузей народного господарства, науки і культури.

Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими описами. Разом з документами передаються три примірники описів, у тому числі контрольний примірник і довідковий апарат до них. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в установі.

Приймання документів на постійне зберігання від недержавних установ – джерел комплектування здійснюється, як правило, безкоштовно (дарування, успадкування) відповідно до умов угоди. Приймання-передавання документів особового походження відбувається на підставі рішення експертно-перевірної комісії архіву після затвердження опису первинного розбирання та акта приймання-передавання (при даруванні, прийманні документів за заповітом чи як безгосподарного майна). Приймання науково-технічних, аудіовізуальних та електронних документів на постійне зберігання здійснюється за наявності в архіві технічних можливостей для забезпечення їх збереженості.

Заходи, пов'язані із реституцією документів, що зберігаються за кордоном, архів погоджує з Державним комітетом архівів. Приймання документів архівної україніки здійснюється на підставі міжнародних угод про співробітництво, угод між власниками документів та архівом про дарування оригіналів документів або їх копій, обміну копіями, купівлі-продажу оригіналів документів, заповіту або в якийсь інший законний спосіб.

Тимчасове зберігання архівних документів відбувається протягом певного нормативно визначеного для кожного виду документів проміжку часу.

При ліквідації установи – джерела комплектування державного архіву її документи протягом термінів тимчасового зберігання зберігає правонаступник, а після їх закінчення документи Національного архівного фонду передаються до державних архівів на загальних засадах. Документи тимчасового зберігання ліквідованих установ (внесених і не внесених до джерел комплектування державного архіву), терміни зберігання яких вичерпано, відбираються для знищення; документи, терміни зберігання яких не вичерпано, зберігаються у трудових архівах і знищуються після закінчення термінів зберігання.

Відбір і знищення документів, терміни зберігання яких вичерпано, упорядкування документів тривалого і постійного зберігання та передавання їх до відповідних архівних установ забезпечує ліквідаційна комісія.

Від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування Національного архівного фонду України, ефективність його використання.

Для надання правового стату­су документам, підтвердження права власності на них та забез­печення державного контролю за їх збереженістю Державний комітет архівів та уповноважені ним державні архівні установи здійснюють державну реєстрацію документів Національного архівного фонду.

Державній реєстрації підлягають документи, віднесені експертизою до Національного архівного фонду, незалежно від місця їх збері­гання та права власності на них. Факт реєстрації засвідчується в реєстраційному свідоцтві, оформленому як на окремий документ, так і на групу чи комплекс документів, із зазначенням сумарної кількості взятих на державний облік документів. Реєстраційне свідоцтво отримують усі архіви та фізичні особи (громадяни), які зберігають документи Національного архівного фонду. Чин­ність свідоцтва поширюється на всі документи Національного архівного фонду, що надходитимуть до цих архівів і приватних архівних зібрань, з моменту державної реєстрації. При зміні кількості і стану документів внаслідок проведення внутріархівних робіт реєстраційне свідоцтво не переоформлюється. Про видачу реєстраційного сві­доцтва робиться запис у книзі державної реєстрації документів.

Документи, на які оформлено реєстраційне свідоцтво або по­ширена чинність виданого раніше свідоцтва, та описи цих до­кументів у встановленому порядку позначаються штампом “Україна. Національний архівний фонд”.

Порядок видавання, переоформлення, внесення змін до реє­страційного свідоцтва та його анулювання, відповідальність за недотримання порядку державної реєстрації документів Національного архівного фонду, а також інші питання, пов'язані з державною реєстрацією доку­ментів Національного архівного фонду, регулюються “Положенням про державну реєстра­цію документів Національного архівного фонду”.

Важливою передумовою якісного формування Національного архівного фонду є організаційна та методична робота державних архівів із джерелами їх комплектування. Державні архіви, дбаючи про якісне поповнення документами, що належать державі, та забезпечення їх збереженості протягом термінів тимчасового збе­рігання, здійснюють організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади та місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ і організацій – джерел комплектування. Робота державного архіву з джерелами його комплектування полягає в організації та вдосконаленні роботи служб діловодства, роботи архівних підрозділів, взаємодії з експертними комісіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій, громадських оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства; в організації державного обліку документів Національного архівного фонду; у підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій; методичній і практичній допомозі та наданні послуг з питань архівної справи і діловодства на до­чірніх засадах. Для захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам – джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з особового складу.

У кожній установі (організації, підприємстві) функціонує архівний підрозділ, діяльність якого регламентується положенням, розробленим на підставі відповідного типового положення. До функцій архівного підрозділу належать:

- ведення списків установ і організацій, документи яких під­лягають і не підлягають передаванню йому на зберігання;

- виконання всього комплексу заходів для забезпечення збереженості документів;

- ведення облікової документації на документи і укладання довідкового апарату до них;

- здійснення науково-технічного опрацювання документів, що в ньому зберігаються, надання методичної та органі­заційної допомоги структурним підрозділам у виконанні цієї роботи;

- виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фонду мікрофільмів для наступного передання державному архіву;

- забезпечення укладання у визначені терміни статистич­ної звітності, а також щорічних відомостей про склад і об­сяг наявних на зберіганні документів;

- видання документів для користування працівникам організації, а також дослідникам у читальний зал;

- виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; розроблення або участь у підготовці нормативно-методичних документів з питань діяльності діловодних та архівних служб, внесення керівництву ор­ганізації пропозицій про поліпшення їх діяльності.

Для установи обов'язковим інформаційним довідником, що складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду, є номенклатура справ, тобто систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням термінів їх зберігання. Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенкла­тури.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з однаковою структурою і єдиною системою індексації кожної справи. Типова номенклатура справ для галузі загалом розробляється міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірною комісією Державного комітету архівів, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та керівництвом Державного комітету архівів. Вона реєструється в Міністерстві юстиції України і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Примірна номенклатура розробляється міністерством, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірною комісією Державного комітету архівів або експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора. Примірна номенклатура має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури використовуються установами для складання їх індивідуальних номенклатур.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа складає індивідуальну номенклатуру справ.

Зведена індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатур справ структурних підрозділів, її схвалює експертна комісія і затверджує керівництво установи після узгодження з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.

Номенклатуру справ щорічно закривають, тобто підбивають підсумки діловодного року, відмічаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від термінів зберігання.

Протягом другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до державного архіву. При цьому повністю або частково оформляють справи, тобто здійснюють підшиття або палітурні роботи, нумерацію аркушів, укладання засвідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлення обкладинок, встановлення межових дат справ, складання й оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей процес безпосереднє передання документів до державного архіву. Обов'язком архівного підрозділу є поетапне складання і оформлення річних розділів, а потім зведених описів справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Всі ці описи підлягають розгляду і схваленню на засіданні експертних комісій організації та експертно-перевірних комісій відповідного державного архіву.

Водночас архівний підрозділ виконує запити установ, організацій, окремих громадян (у тому числі соціально-правового характеру), здійснює культурно-просвітницьку роботу, органі­зує роботу читального залу, обліковує всі форми використання архівних матеріалів.

Отже, експертиза цінності документів, утворюваних у процесі діяльності конкретних юридичних і фізичних осіб, державна реєстрація документів Національного архівного фонду, комплектування державних архівів документами Національного архівного фонду, організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ – джерел комплектування є важливими складовими процесу формування Національного архівного фонду України.