Тема 1. Система архівних установ України

1. Архівна система, система архівних установ, мережа архівних установ як визначальні поняття архівознавства.

2. Складові системи архівних установ України.

3. Державний комітет архівів України як спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства. Архівні установи системи Державного комітету архівів України.

4. Типи державних архівів.

Архівознавство, як і кожна наука, має певні категорії, поняття і терміни як вищу форму раціональної фіксації знань про ті чи інші предмети, явища, факти. Визначальними архівознавчими категоріями є, зокрема поняття архівної системи, системи архівних установ та мережі архівних установ.

Архівна система – це сукупність основоположних принципів організації архівної справи, способів і технологій її ведення, що забезпечують цілісність і скоординованість функціонування архівної галузі. Архівна система має конкретно-історичне значення і є похідною від суспільно-державного ладу, політичного устрою, національно-культурних традицій тієї чи іншої держави, регулюється відповідними законодавчими актами і функціонує в її правовому полі.

Осмислення суті архівної системи дозволяє засвоїти її особливості, зіставити сильні та слабкі сторони, глибше вникнути в тенденції і перспективи розвитку архівної справи як суспільної сфери, безпосередньо пов'язаної із зберіганням історичної пам'яті народу, збиранням і використанням документно-інформаційних ресурсів країни.

З поняттям архівної системи тісно пов’язані поняття система архівних установ, під яким розуміють ієрархічно структуровану сукупність архівних установ, і мережа архівних установ як сукупність архівних установ, розташованих на певній території.

Систему архівних установ України становить сукупність архівів і архівних підрозділів, що забезпечують формування Національного архівного фонду. Архівні установи можуть засновуватись органами влади, місцевого самоврядування, юридичними та фізичними особами на будь-якій формі власності. Приналежність державного архіву до певного рівня системи архівних установ (районного, міського, обласного, республіканського, загальнодержавного) визначає його ранг, що відповідає рівню державного органу чи органу місцевого самоврядування, що створив цей архів, і складу документів, що зберігаються в ньому і підлягають зберіганню. Діяльність архівних ус­танов регулюється Законом України “Про Національний архів­ний фонд і архівні установи”, правилами, положеннями, інструк­ціями, затвердженими центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, державними стандартами та іншими нормативно-правовими актами.

Систему архівних установ України складають такі групи:

- спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства;

- науково-дослідні установи;

- центральні державні архіви України;

- галузеві державні архіви;

- державний архів в Автономній Республіці Крим;

- місцеві державні архівні установи;

- інші місцеві архівні установи;

- архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв, бібліотек;

- архівні підрозділи органів державної влади, міс­цевого самоврядування, державних і комунальних підпри­ємств, установ і організацій;

- архівні підрозділи об'єднань громадян, релігійних органі­зацій, а також підприємств, установ та організацій, засно­ваних на приватній власності; архівні установи, засновані фізичними особами;

- підприємства та організації у сфері архівної справи та ді­ловодства.

Спеціально уповноваженим центральним органом виконав­чої влади у сфері архівної справи та діловодства є Державний комітет архівів України, на який покладено функції управління, контролю та нормативно-методичного забез­печення ведення діловодства. В межах визначених законом повноважень Державний комітет архівів бере участь у формуванні та забезпе­ченні реалізації державної політики у сфері архівної діяльності та діловодства, здійснює нормативно-правове регулювання відно­син, визначає перспективи і напрями розвитку, здій­снює міжгалузеву координацію, функціональне регулювання та міжнародне співробітництво. У своїй діяльності Комітет керується Конституцією України, чинним законодавством, “Положенням про Державний комітет архівів України”. Його структура відповідає найголовнішим напрямам діяльності установ галузі: від формування Національного архівного фонду, створення оптимальних умов для зберігання і користування архівними документами, організації інформаційних систем, розвитку матеріально-технічної бази до розгортання міжнародного співробітництва. Спираючись на науково-дослідний потенціал га­лузі, співпрацюючи з установами Національної академії наук України, провідними університетами, Державний комітет архівів виробляє стратегію розвитку архівної справи, розробляє конкретні програми її реалізації, дбає про матеріально-фінансове забезпечення архівів, кадрову політику. Він також контролює діяльність архівних установ і служб діловодства, здійснює нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне регулювання їх діяльності. Державний комітет архівів організовує формування Національного архівного фонду, державну реєстрацію, державний облік та збері­гання його документів, використання архівної інформації. Архівні установи, безпосередньо підпорядковані Державному комітету архівів, складають систему Державного комітету архівів України, до якої входять центральні державні архіви України, інші державні архівні установи та місцеві державні архівні установи. За складом документів, що підлягають зберіганню в них, державні архіви поділяються на загальні і спеціальні, архіви, що комплектуються, та історичні.

Загальні державні архіви зберігають документи незалежно від часу їх створення, виду матеріальної основи, способу і технології закріплення інформації.

Спеціальні державні архіви зберігають документи, обмежені конкретним часом, тематикою, галузевою приналежністю, видами матеріальної основи документів, способом і технологією закріплення інформації. До спеціальних архівів належать: Центральний державний архів громадських об'єднань України, Центральний державний кінофотофоноархів України ім. Г. Пшеничного, Центральний державний науково-технічний архів України, Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України, галузеві державні архіви.

Архівами, що комплектуються, є державні архіви, що систематично поповнюють свої архівні фонди документами, утвореними в їх джерелах комплектування.

Історичними є державні архіви, що зберігають закриті архівні фонди установ попередніх історичних епох.

Провідна роль у формуванні Національного архівного фонду та забезпеченні його збереженості належить центральним державним архівам. Вони створюються за рішенням Кабінету Міністрів України для постійного зберігання документів Національного архівного фонду загальнодер­жавного значення відповідно до свого профілю, для виконання зав­дань і функцій держави з управління архівною справою і ді­ловодством.

Найважливіші документи Національного архівного фонду з новітньої історії України (після 1917 року) зосереджені в Центральному державному архіві вищих органів влади і управління (ЦДАВО) України. Організований у Харкові наприкінці 1945 року на базі документів Центрального архіву революції УРСР, Центрального архіву праці УРСР і Центрального історичного архіву, 1970 року Центральний державний архів вищих органів влади і управління був передислокований до Києва у новозбудований комплекс споруд центральних державних архівів України. До 1991 року установа мала офіційну назву – Центральний державний архів Жовтневої революції, вищих органів державної влади і органів державного управління УРСР. Це визначило профіль і характер ком­плектування архіву, формування його фондів. Переважна біль­шість документів архіву відклалася як результат діяльності органів дер­жавної влади і управління радянської доби: всеукраїнських з'їздів Рад, Верховної Ради УРСР, Всеукраїнського Центрального Виконавчого Комітету, Президії Верховної Ради, Раднаркому УРСР і Ради Міністрів республіки, інших органів управління. У сховищах Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України зберігаються також документи державних органів освіти, культури, мистецтва, особові фонди державних і гро­мадських діячів, учених. Архів має понад 3 тис. фондів, близько 2 млн. справ, відповідний довідковий апарат. Однак за часів радянської влади багато документів, особливо органів юстиції, суду, прокура­тури, Держплану, статистики, Міністерства фінансів України були недоступні для дослідників.

Демократизація суспільства й архівної справи створила сприятливі умови для залучення всіх архівних джерел до наукових досліджень.

Особливо цінні й унікальні документи та колекції зосереджені у сховищах Центральних державних історичних архівів у Києві (ЦДІАК) та Львові. Центральний державний історичний архів у Києві бере свій початок 1852 року. Формування його основних фондів, чисельність яких перевищує 1,6 тис., а одиниць зберігання – понад 1,5 млн., завершилося після Другої світової війни. Тут зібрано колекції документів з колишнього архіву при Університеті Св. Володимира в Києві, Всеукраїнського центрального архіву давніх актів, частина фондів Центрального архіву революції в Харкові та Київського обласного історичного архіву. Центральний державний історичний архів у Києві зосередив у своїх фондах документи 1369-1917 років, що містять інформацію про перебування українських земель у складі Литовсько-Руської держави, під владою Литви і Польщі, зародження українського козацтва, його боротьбу за національне визволення і державність. Важливими документними збірками є:

- архів Кошá Запорозької Січі;

- документи Генеральної військової канцелярії, Малоросійських колегій та ін.;

- значний масив документів діяльності російських владних структур в Ук­раїні XIX – початку XX ст.;

- релігійних установ, зокрема Канцелярії київського митрополита, Києво-Печерської лаври;

- матеріали науково-технічного, історичного та культурних товариств.

У фондах цензурних установ зберігаються докумнти, пов'язані з виданням та поширенням творів Т. Шевченка, Л. Українки, І. Франка, М. Коцюбинського та ін. Гордістю архіву є фамільні фонди Ханенків, Максимовичів, Терещенків, Грушевських та ін. Цінну інформацію містять особові фонди істо­риків Д. Багалія, В. Базилевича, М. Владимирського-Буданова, М. Довнар-Запольського, В. Іконникова, І. Каманіна та ін. У Центральному державному історичному архіві у Києві зберігається понад 40 колекцій мікрофільмів документів з української історії ХVІ – початку XX ст., виявлені під час підготовки до видання збірників документів, оригінали яких зберігаються в архівах Москви, Санкт-Петербурга, в рукописних колекціях зарубіжних бібліотек. Архів має досконалий довідковий апарат: інвентарні книги, систематичний, географічний та іменний каталоги, огляди фондів за тематикою та різні покажчики, бази даних.

Певну специфіку має Центральний державний історичний архів України у Львові, заснований 1939 року як Центральний державний архів давніх актів на базі Львівського архіву давніх актів. Тут зберігаються 800 фондів. Найдавніші документи архіву датуються 1233 роком. Тут представлено найстарішу гродську книгу Львова 1382-1389 років, фінансово-адміністративні книги 1401-1414 і 1414-1426 років, рукописні хроніки В. Зиморовича, Я. Юзефовича та ін. Колекції документів містять інформацію про становище західноукраїнських земель у складі Речі Посполитої, під час Визвольної війни українського народу під проводом Богдана Хмельницького (1648-1657), в них представлено 13 оригі­нальних листів гетьмана, документи польських королів і магнатів. Унікальну цінність мають колекції карт і планів Львова XVI-XVII ст., інших міст, України загалом. Зокрема, у фондах Львівського братства зберігаються документи про розвиток культури, освіти та мистецтва ХVІ-ХVІІІ ст. Окремий розділ становлять документи з історії західноукраїнських земель періоду їх перебування у складі Австро-Угорської імперії, зокрема господар­ського, культурного, релігійного і політичного життя населення краю. Унікальною є колекція документів про ді­яльність Наукового товариства імені Т. Шевченка, товариства “Просвіта”, Народного дому, театрального товариства “Українська бесіда”, українського педагогічного товариства “Рідна шко­ла” та ін. Реліквіями є й документи, пов'язані з діяльністю Т. Шевченка, М. Шашкевича, І. Вагилевича, Я. Головацького, М. Драгоманова, І. Франка, М. Павлика, В. Гнатюка, М. Грушевського та ін. Заслуговують уваги колекції документів 1920-1930-х років про український рух опору політиці Польщі в Західній Україні, про діяльність Організації українських націоналістів, Українського народно-демократичного об'єднання, ліворадикальних і кому­ністичних угруповань. У Центральному державному історичному архіві України у Львові зберігаються також особові фон­ди істориків К. Бадецького, Ф. Ковалишина, І. Крип'якевича, А. Петрушевича, письменників М. Федюшка, А. Крушельницького, О. Маковея, Г. Хоткевича та ін. В архіві є величезні масиви друкованих пам'яток, серед яких десятки тисяч книг, брошур, часописів і газет, у тому числі понад 5 тис. стародруків. Істо­ричну цінність мають колекції листівок, афіш, відозв, плакатів тощо. Гордістю архіву є науково-методичний кабінет спеціаль­них історичних дисциплін, а також довідковий апарат та археографічний доробок колективу архівістів.

Скарбницею документів і пам'яток новітньої політичної історії України є Центральний державний архів громадських об'єднань (ЦДАГО) України, створений 1991 року на базі Пар­тійного архіву Інституту історії партії при ЦК КПУ. Основний масив колекції архіву становлять документи Комуністичної партії України, обласних парторганізацій. Тут представлено документи інших політичних партій, зокрема Комуністичної партії України, партії “бороть­бистів”, українських соціалістів-революціонерів та ін. Окремий фонд складають документи комсомолу України. Зважаючи на те, що Компартія України за доби тоталітаризму контролювала всі сфери суспільного розвитку, її документна спад­щина є важливим джерелом даних з української історії 1920-1980-х років. В окремий архівний фонд сформовано документи про діяльність підпільних партійних і комсо­мольських організацій, партизанський рух в Україні під час Дру­гої світової війни. 1993 року з архіву Служби безпеки України до Центрального державного архіву громадських об'єднань були передані судово-слідчі документи, що є важливим джерелом інформації про трагедію карально-репресивних акцій 1920-1930-х років проти українського народу.

Архів має автоматизовану інформа­ційну систему і банк даних про учасників партизанського руху в Україні, тематичні покажчики, тісно взаємодіє з джерелами комплектування – громадськими об'єднаннями, політичними партіями, товариствами як майбутніми фондоутворювачами, надає їм допомогу в організації діловодства.

Центральний державний кінофотофоноархів (ЦДКФФА) України ім. Г.С. Пшеничного було засновано в Києві 1932 року. Унікальність архіву полягає у збиранні, обліку і зберіганні аудіовізуальних документів, що дозволяють простежити, зокрема, прогрес у галузі аудіо- та відеотехніки. У фондах архіву збереглися контратипи портретів Т. Шевченка, портретні і групові фотографії І. Фран­ка, Лесі Українки, М. Грушевського, М. Лисенка, М. Заньковецької, багатьох політичних діячів, сподвижників українського відродження, зокрема В. Винниченка, С. Петлюри, П. Скоропадського та ін. Збереглися й унікальні кінохроніки, що зафіксували історичні події української революції 1917-1920 років. Зібрані у фондах архіву документи віддзеркалюють історію розвитку народного господарства України, будівництво промислових підприємств, електростанцій, модернізацію сільського госпо­дарства, здобутки у сфері науки, освіти, культури та мистецтва. Кінофотодокументи зафіксували багатьох діячів української культури – А. Бучму, О. Вишню, О. Довженка, Л. Курбаса, П. Тичину, А. Малишка, В. Сосюру, М. Рильського, Ю. Яновського; видатних учених – А. Кримського, В. Вернадського, С. Корольова, В. Глушкова, Б. Патона та ін. Загалом у фондах архіву зберіга­ється понад 50 тис. кінодокументів, 30 тис. фотодокументів і стіль­ки ж фонодокументів, є систематичні та іменні покажчики і ката­логи.

Виразну специфіку має і Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва (ЦДАМЛМ) України, заснований 1968 року для збирання, зберігання документів і використання архівної інформації з історії української культури, літератури і мистецтва. Архів комплектується документами установ куль­тури і творчих спілок та документами особового походження діячів літератури і мистецтва. Тут сформовано, зокрема, колекції доку­ментів Київського товариства старожитностей і мистецтв Ки­ївського художньо-промислового і наукового музеїв, Київського відділення імператорського російського музичного товариства. Особливість Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України зумовлена й тим, що переважну більшість його фондів становлять особові фонди відомих діячів літератури та мистецтва: П. Тичини, А. Головка, О. Гончара, П. Панча, М. Рильського, В. Сосюри, Ю. Яновського, І. Сенченка, В. Еллана-Блакитного, Ю. Смолича, А. Малишка та ін. Архів має понад тисячу фондів, майже 200 тис. одиниць зберігання та понад 3 тис. музейних експонатів. Його фонди впорядковано, описи уніфіковано, є систематичний та іменний каталоги.

1989 року у Харкові було створено Центральний державний науково-технічний архів України для зберігання науково-технічної до­кументації з історії розвитку науки і техніки: проекти спорудження найважливіших об'єктів палив­но-енергетичного комплексу, підприємств важкої промисловості – Дніпровського каскаду гідроелектростанцій, Харківського заводу тепловозного обладнання, Новокраматорського машино­будівного заводу. В архіві зосереджено проектну документацію повоєнної відбудови Хрещатика, спорудження метро­політену, житлових комплексів у Києві тощо. Документальна база архіву використовується науковцями в дослідженнях з історії науки та тех­ніки і під час розроблення проектів реконструкції, перепрофілювання підприємств, при повторному проектуванні тощо.

Важливою ланкою в системі установ Державного комітету архівів є ство­рений 1994 року Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, що здійснює науково-ме­тодичне забезпечення розвитку архівної справи, досліджень з теоретичних і методичних проблем архівознавства, документознавства, археографії, історії архівістики, но­вітніх архівних технологій. Пріоритетними напрямами діяльності Інституту є:

• створення концепцій та прогнозування розвитку архівної справи і діловодства в умовах інформатизації суспільства;

• розроблення нормативних і методичних документів з основних напрямів діяльності державних архівів та вдоскона­лення систем документаційного забезпечення управління й ар­хівних технологій;

• дослідження правових аспектів роботи з до­кументами Національного архівного фонду України;

• надання науково-методичної і практичної допомоги з питань архівної справи та діловодства архівним установам;

• організація і виконання робіт з надання науково-технічної інформації в архівній справі;

• видання архівознавчих праць.

До системи Державного комітету архівів належать також місцеві держав­ні архівні установи: Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, під­звітні та підконтрольні відповідному органу виконавчої влади і Державному комітету архівів України. Вони здійснюють управління архівною справою і діловодством у регіонах, в них постійно зберігаються документи Національного архівного фонду місцевого значення.

Місцеві архівні установи можуть створюватись й органами виконавчої влади та місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста, району, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду. Архівні установи міських рад класифікуються в Законі України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” як “інші місцеві архівні установи” (ст. 29). До місцевих архівних установ належать також спеціальні архіви, зокрема трудові, що, згідно із законодавством, створюються місцевими органами виконавчої влади та місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Окрему групу установ системи Державного комітету архівів становлять відділи районних державних адміністрацій, підзвітні та підконтрольні головам районних державних адміністрацій і Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державному архіву області, міст Києва і Севастополя, а також Державному комітету архівів України. Вони здійснюють управління архівною справою і діловодством на території району, а також тимчасове або постійне зберігання документів Національного архівного фонду ра­йонного значення, фіксуючи інформацію про державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації, що діяли раніше на цій території.

Державне зберігання документів Національного архівного фонду здійснюють також державні архівні установи, не включені до системи Державного комітету архівів України: галузеві державні архіви, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв і бібліотек.

Галузеві державні архіви створюються рішенням Кабінету Міністрів України для постійного централізованого (в межах галузі або системи установ) зберігання геологічних, гідрометеорологічних, картографічних та інших специфічних видів архівних документів, що потребують особливих умов їх зберігання і використання відомостей, що містяться в них. Такі архіви нале­жать до спеціальних державних архівів. Положення про них затверджуються Державним комітетом архівів і відповідними центральними органами виконавчої влади.

У другій половині 1990-х років статус галузевих державних архівів дістали архіви Міністерства оборони України, Міні­стерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Державного комітету України з питань гідрометеорології, Фонду державного майна, Департаменту з питань виконання покарань України, Державний картографо-геодезичний фонд України, Державний інформаційний геологічний фонд України, докумен­ти яких мають свою специфіку. Найважливіша новація цих ар­хівів полягає у відкритості їх фондів для дослідників. Для цього відповідно до загальних нормативів уніфіковано описи фондів, створено довідковий апарат.

Архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв і бібліотек (відділи рукописів та інші структурні підрозділи) ство­рюються згідно з чинним законодавством для постій­ного зберігання документів Національного архівного фонду, що нагромадилися у сховищах цих установ, та інших профільних документів. Положення про такі архівні підрозділи затверджуються відповідними науковими установами, музеями і бібліотеками за погодженням з Державним комітетом архівів України. Найбагатші фонди серед архівних установ цієї групи мають: Інститут рукопису та Інститут архівознавства Національної бібліотеки України ім. В. Вернадського, відділи рукописів Львівської наукової бібліотеки ім. В. Стефаника, Інституту мистецтво­знавства, фольклористики та етнології ім. М. Рильського Національної академії наук України, відділ рукописних фондів і текстології Інституту літератури ім. Т. Шевченка Національної академії наук України, наукові архіви Ін­ституту історії України та Інституту археології Національної академії наук України, від­діл колекцій рідкісних видань та рукописів Центральної наукової бібліотеки Харківського національного університету ім. В. Каразіна, Національний музей історії України, Музей мистецтв ім. Б. і В. Ханенків та ін.

До системи архівних установ належать також архіви та ар­хівні підрозділи об'єднань громадян, релігійних організацій, під­приємств, установ і організацій, заснованих на колективній і приватній формах власності або фізичними особами. Такі архівні установи створюються для постійного чи тимчасового збері­гання документів, що не належать державі та територіальним громадам. Положення про архівні установи приватної форми власності затверджуються їх засновниками з урахуванням рекомендацій Державного комітету архівів. Чисельність цих установ має тенденцію до зростання у зв’язку із здійсненням економічних реформ, розвитком приватного підприємництва, утворенням нових громадських об'єднань, політичних партій. Документи, що не належать державі і територіальним гро­мадам, можуть зберігатися також в установах, заснованих фізичними особами. Терміни зберігання документів в них визначаються договором, укладеним засновником з власником документів або уповноваженою власником особою з урахуванням мінімальних термінів зберігання документів, визначених відповідно до законодавства. В угоді обумовлюється й місце подальшого зберігання документів при ліквідації установи.

Отже, визначальними критеріями класифікації архівних установ є їх видова приналежність і форма власності. Система архівних установ України включає: уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, державні архіви, науково-дослідні установи, архівні підрозділи в галузі архівознавства, державних наукових установ, музеїв і бібліотек, архівні підрозділи органів державної влади і місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ і організацій та архівні підрозділи об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, приватні архіви. Головною ланкою системи ар­хівних установ України є державні архіви.