Тема 2. Організація роботи архівів

1. Державні архіви: статус, завдання і функції.

2. Структура державних архівів. Виробничі підрозділи архіву та основні архівні технології.

3. Правова база діяльності державних архівів. Положення про архів як спеціальний нормативний документ.

4. Планування, звітність та економічна діяльність архівів.

Основу системи архівних установ України становлять державні архіви, що збирають, ідентифікують, описують, класифікують і зберігають документи, здійснюють їх реставрацію та організовують користування ними.

Державний архів – це створена державою установа, призначена для формування Національного архівного фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації. Фонди державного архіву складають інформаційну систему як організаційно упорядковану сукупність архівних документів, довідкового апарату, баз і банків даних. Як інформаційна служба і суб'єкт інформаційних відносин державний архів бере участь у здійсненні інформаційної діяльності, основними видами якої є одержання, зберігання, використання та поширення архівної інформації.

Завданнями державних архівів є реалізація державної політики в галузі архівної справи, координування діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування, використання документної інформації та науково-методична робота в галузі архівознавства, документознавства й археографії.

Для забезпечення збереженості документів, цілісності упорядкованих документальних комплексів, доступності їх для користувачів державні архіви здійснюють комплектування, забезпечують фізичну, фізико-хімічну збереженість документів та умови для користування документами, створюють і вдосконалюють довідко­вий апарат, задовольняють інформаційні потреби юридичних і фізичних осіб, а також надають архівну інформацію в державних і су­спільних інтересах.

Відповідно до призначення і мети діяльності державні архіви за дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснюють певні повноваження держави з володіння, ко­ристування та розпорядження частиною Національного архівного фонду, що належить державі і зберігається в архіві за його профілем і рангом. У державному архіві можуть зберігатися та­кож документи Національного архівного фонду, що не належать державі. При цьому архів, за дорученням їх власників, здійснює певні повноваження стосовно володіння, користування і розпорядження цими документами.

Державні архіви зберігають документи Національного архів­ного фонду постійно. Частина місцевих державних архівних ус­танов, залежно від їх рангу, зберігають документи протягом термінів, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи ор­ганом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу, з наступним переданням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання.

Правовою базою діяльності державних архівів є Закони України: “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Основи законодавства України про культуру”, “Про ін­формацію”, “Про державну таємницю”, “Про авторське право та суміжні права”, “Про бібліотеки і бібліотечну справу”, “Про охорону та використання пам'яток історії та культури”, а також постанови Верховної Ради України, укази Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, міжна­родні правові акти, в яких бере участь Україна.

Головні питання, пов'язані з функціонуванням державних архівів, регулює Закон України “Про національний архівний фонд та архівні установи”. Він визначає поняття Національ­ного архівного фонду України як однієї із загальнонаціональних цінностей, фіксує його як об'єкт права, закладає єдині основи системи архівних установ, регулює суспільні відносини, пов'язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду.

Діяльність державних архівів регулюється також підзаконними нормативно-правовими актами Державного комітету архівів, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади і місцевого самоврядування, виданими в межах їх компетенції і відповідно до законодавства. Основними нормативними документами з організації роботи архіву є положення про архів та його структурні підрозділи, штатний розпис, кошторис доходів і видатків, поса­дові інструкції працівників.

Так, у положенні про архів визначено статус, завдання, функції державних архівів, порядок їх створення і підпорядкування, а також права архіву. Зокрема, державний архів області має право одержувати від підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, установ і організацій інформацію про зберігання і впорядкування документів. У межах своїх повноважень державний архів може давати підприємствам, установам та організаціям обов'язкові для виконання вказівки стосовно роботи їх архівних підрозділів і ведення діловодства. Одним з важливих прав архіву є право порушувати у встановленому порядку питання про призупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду. До прав державного архіву належить і обмеження доступу до документів та створення особливих умов використання інформації, що міститься в них.

Типові положення про місцеві державні архівні установи за­тверджує Кабінет Міністрів України, інших державних архівів – Державний комітет архівів чи відповідне відомство спільно з Державним комітетом архівів. Положення про архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на недержавних формах власності, затверджують їх засновники.

Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевого самоврядування вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву за допомогою організаційно-розпорядчих, економічних, соціальних і виховних методів. Директора центрального державного архіву призначає і звільняє Державний комітет архівів, директорів державних архівів областей – голови облдержадміністрацій, за погодженням з Державним комітетом архівів, галузевих державних архівів – керівники міністерств і відомств. Директор персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань, затверджуючи виробничі плани і штатний розпис, положення про структурні підрозділи, функціональні обов'язки співробітників установи, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву.

Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції держав­ного архіву, може створюватися колегія у складі дирек­тора, його заступників та інших працівників архіву. В державному архіві діють також науково-методичні ради й експертно-перевірні комісії.

Державні архіви є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків і гербову печатку. Вони утри­муються за кошти Державного бюджету України. Чисельність працівників, фонд оплати праці та видатки на утримання установи затверджують голови відповідних державних адміністрацій.

Організаційно-виробнича структура державних архівів визначається основними напрямами і завданнями їх діяльності, умо­вами й особливостями їх роботи. У центральних державних архівах та архівах областей, наприклад, функціонують такі відділи: забезпечення збереженості та обліку фондів, довідкового апарату, використання архівної інформації. В межах відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори, групи) для конкретної спеціалізації праці – група наукового описування, група зберігання друкованих видань, сектор користуван­ня документами, сектор планування та організаційно-методич­ної роботи та ін.

В окремих архівах створюються відділи відповідно до специфіки їх діяльності. Так, у Центральному дер­жавному архіві громадських об'єднань України діє відділ нау­ково-технічного опрацювання документів у міністерствах і ві­домствах, у центральних державних історичних архівах Києва та Львова – відділи давніх актів, у Центральному дер­жавному архіві-музеї літератури і мистецтва України – видав­ничий відділ та відділ зберігання архівних, музейних і бібліотечних фондів. В архівах можуть створюватися і позаштатні, господарсько-розрахункові підрозділи для впорядкування документів поточного діловодства в організаціях – фондоутворювачах, що фінансуються ними. Завдання, функції, права й організацію діяльності підрозділів архіву визначає положення про структурні підрозділи архіву, розроблене на основі по­ложення про архів.

Розподіл співробітників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису. Працівниками архівної установи є: керівний склад – директор, його заступники, го­ловний охоронець фондів, головний бухгалтер; спеціалісти – головний, провідний, І та ІІ категорій, старший науковий співробітник, науковий і молодший науковий співробітники, стар­ший охоронець фондів, охоронець фондів, реставратор І та ІІ категорій; службовці – старший майстер, старший касир, стар­ший інспектор, завідувач канцелярії, оператор, техніки різних спеціальностей, секретар-друкарка, діловод та ін.; обслу­говуючий персонал – кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери та ін.

Діяльність архівів значною мірою залежить від стану їх матеріально-технічної бази. Переважна більшість центральних і обласних державних архівів розташовані у спеціальних спорудах, зведених протягом 1960-1980-х років як типові архівосховища, розраховані на зберігання близько 1 млн. справ кожне. Архіви оснащено технологічним обладнанням для підтримки температурно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежегасіння. Частина обласних, більшість районних і міських державних архівів розміщені у пристосованих приміщеннях.

Для оптимального функціонування архівних установ постійного зберігання документів, крім архівосховищ і технологічного обладнання, потрібні такі служби та приміщення: читальний зал, науково-довідкова бібліотека, лабораторія фото- і мікрокопіювання, методичний кабінет, реставраційно-палітурна майстерня (дільниця), ремонтно-технічна майстерня, приміщення для довідкового апарату, робочі кімнати для співробітників, виставковий зал, допоміжні приміщення (для приймання їжі, гардероб тощо).

Оскільки діяльність архівіста має переважно творчий, інте­лектуальний характер, найдоцільнішою є кабінетна форма організації праці. При цьому важливо раціонально викорис­товувати робочу площу, налагодити зручне транспортування докумен­тів, інші виробничі комунікації тощо. Робочі кімнати мають бути оснащені відповідними меблями, комп'ютерами, засобами зв'язку, репрографічною технікою, освітленням, канце­лярським приладдям, забезпечені відповідною довідковою, інструктивно-методичною літературою.

Від характеру роботи (керівна, наукова, допоміжна, технічна) залежить кількість співробітників у робочих кімнатах – переважно від 1 до 3-4 осіб. Основні вимоги до обладнання виробничих приміщень такі: середня площа на одного співробітника – до 5 м²; потужність настільних ламп – 60-75 Вт, температура повітря – 18-22 С°; вологість повітря – 60-40 %; рівень інтенсивності звуку – не більше 40-50 дб.

В архівних установах необхідно суворо дотримуватися правил безпеки під час роботи з ліфтами, піднімальними механізмами, електроприладами, комп'ютерами, хімікаліями (хімічними продуктами) та реагентами при мікрофільмуванні, реставрації документів, проведенні дезінфекції тощо.

Організація охорони архіву здійснюється згідно з погодже­ною з органами МВС України інструкцією про охоронний ре­жим архіву.

Серед виробничих підрозділів архіву го­ловним є архівосховище – спеціальне приміщення для збе­рігання документів, що, як правило, має необхідне техноло­гічне обладнання й устаткування: системи автоматичного підтри­мування температурно-вологісного режиму, протипожежної й охоронної сигналізації, спеціального освітлення, а також стелажне обладнання, картонажі (картонні коробки), транспортні візки, розсувні драбини, ліф­тові підйомники, прилади термо- і гігрометрії тощо.

В архівосховищі, залежно від обсягу роботи, працює певна кількість працівників. Наприклад, архівосховище І групи (як правило, має понад 300 тис. справ) обслуговують завідувач архівосховища, старший охоронець фондів і двоє охоронців фондів. Працівники архівосховища здійснюють весь комплекс робіт із забезпечення збереженості документів: дотримання температурно-вологісного режиму, прибирання приміщень, дезінфекцію та дезінсекцію, видавання та повернення справ до картонажів, проведення перевірок наявності докумен­тів, участь у громадському огляді стану їх збереженості тощо. Архівосховища є об'єктами режимного порядку і доступ до них визначається спеціальною інструкцією та наказом директора. Вхід до сховищ особам, не визначеним наказом, категорично забороняється, як і вхід у верхньому одязі, з сумками тощо.

Підтримання оптимального санітарного та температурно-вологісного режимів є запорукою забезпечення довговічності документів.

До основних підрозділів архіву належить також читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, розробленими кожним архівом на основі затвердженого Державним комітетом архівів „Порядку користування документами Національного архівного фонду в державних архівах”. Правила визначають основні функціональні напрями діяльності цих підрозділів для задоволення потреб громадян у ретроспективній документній інформації. До роботи в читальному залі допускають осіб, які в офіційній письмовій заяві аргументують потребу ознайомитися з документами за тією чи іншою тематикою. Відповідний дозвіл дає керівник архівної установи або його заступник. Такий дозвіл діє протягом року. Приступаючи до роботи в читальному залі, громадяни знайомляться з правилами, заповнюють спеціальну анкету, інформація якої вноситься до бази даних про склад користувачів та науково-тематичну спрямованість їх інтересів.

Замовлення документів здійснюється після перегляду дослідником описів, картотек і каталогів довідкового апарату. Дані про потрібні документи вносяться до бланку замовлень і передаються завідувачеві читальним залом для виконання. Зазвичай, дослідник замовляє не більше 10 справ на день. Надходження замовлених справ фіксуються у журналі, а дослідник розписується в їх отриманні. Справи, з якими пра­цюють громадяни, зберігаються у спеціальних шафах-боксах не більше одного місяця, а потім повертаються до архівосховищ. Під час видавання і приймання співробітники архіву переглядають справи для виявлення повноти аркушів, можливих їх ушкоджень тощо.

Працюючи з документами, дослідник може робити витяги з них, а після закінчення роботи в ар­куші користування документами він зазначає дату, своє прізви­ще, тему роботи, номери аркушів, з яких зроблено витяги, а також ставить розбірливий підпис.

Публікуючи архівні документи, дослідник зобов'язаний подавати в установленій формі посилання на архів, фонд, опис, справу та аркуші (наприклад: ЦДАВО України, ф. 14, оп. 1, спр. 125, арк. 18-21). Він несе відповідальність за достовірне відтворення відомостей, що містяться в документах. За пору­шення чинних правил громадяни можуть бути позбавлені права користування архівними документами.

З діяльністю читального залу тісно пов'язана робота довід­кової групи (столу довідок) як складової функціональної сфе­ри використання архівної інформації. Як правило, ця робота полягає в задоволенні соціально-правових потреб громадян, тематичний спектр яких досить широкий – про місце і дату народ­ження, стаж роботи, заробітну плату, майно, житло, освіту, родо­від, репресії, реабілітацію, участь у бойових діях, партизансько­му русі тощо.

У більшості архівів цей вид робіт виконує спеціальний струк­турний підрозділ – відділ надання інформації, група (стіл) довідок. Його співробітники готують на кожен за­пит фізичних чи юридичних осіб архівну довідку усталеної чи довільної форми, однак з такими обов'язковими реквізитами: штамп і печатка архівної установи, підписи керівника та виконавця, дата, точна адреса громадян чи юридичних осіб, чітка відповідь по суті запиту з посиланням на ар­хівні документи. При негативній відповіді надається реко­мендація для подальшого звернення громадян у цій справі, вказуються адреси відповідних архівних чи інших установ. Нормативами передбачено місяч­ний термін для виконання запитів громадян.

Тематичні запити виконують наукові співробітники або про­відні архівісти, для виконання складних запитів можуть створюватися тимчасові робочі групи. Термін виконання запиту визначає керівник архіву.

Важливою умовою активізації роботи архівів є впровадження комп'ютерної техніки. Найширше її використовують у сфері вдосконалення довідкового апарату, зокрема для створення баз даних й автоматизованого пошуку архівної інформації. Наприклад, в Державному комітеті архівів України триває робота над створенням автоматизованої інформаційно-пошукової системи “Національний архівний фонд”. У Центральному державному архіві громадських об'єднань впро­ваджено інформаційно-довідкову систему з архівно-слідчих справ репресованих. У державних архівах більшості областей створено бази даних за документами фільтраційних справ на осіб, вивезених до Німеччини в 1941-1943 роках. Впровадження цих програм дозволило автоматизувати досить трудомісткі процеси, відмовившись від традиційних архівних технологій.

В архівах створюються багатопрофільні відкриті комп'ютерні системи, що дозволяють легко нарощувати додаткові автоматизовані функції – автоматизовані робочі місця (АРМ) для співробітників та в читальному залі для користувачів. Вони полегшують пошук потрібних даних у великих масивах інформації. Державний комітет архівів і деякі архіви мають web-сайти в Інтернеті, функціонує мережа електронної пошти.

Робота одного з основних виробничих підрозділів архівної установи – реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) – полягає в реставрації, ремонті та оправі документів для підтримання їх належного фізичного стану. У майстерні повинен бути певний набір обладнання (залежно від кількості працівників), зокрема: стіл реставраційний з підставкою, шафа металева (чи сейф), стіл-верстак, прес обтискний палітурний, картонорубальний верстак, паперорізальна машина, пристрій для сушіння паперу, електроплита, електропраска, ваги, пристрій для укладання та прошивання аркушів, візок, холодильник тощо.

До основного набору інструментів реставратора належать: скальпелі медичні, шпателі, ножиці прямі, пінцети, голки, шила, термометри хімічні, щіточки, лінійки тощо. Певним вимогам має відповідати й посуд, який використовується у виробничому процесі. Крім того, у реставраційних роботах застосовують спеціальні види паперу: мікалентний, конденсаторний, фільтрувальний, чайний, писальний, парафіновий, афішний, пергаментний, цигарковий та ін. До найуживаніших матеріалів для палітурних робіт належать: картон палітурний, електроізоляційний, пресшпан, лідерин, бумвівіл, папір форзацний, марля спеціальна, коленкор палітурний, нитки лляні тощо. Майстерня забезпечується та­кож певними видами клеїв. Головною вимогою до робочого міс­ця реставратора є неприпустимість потрапляння на робочий стіл прямих сонячних променів. Реставраційні інструменти та матеріали раціо­нально і зручно розташовують навколо робочого місця рестав­ратора. Особливу увагу звертають при цьому на дотримання пра­вил безпеки при виконанні робіт.

Реставрації підлягають насамперед документи, що мають ме­ханічні, фізико-хімічні чи біологічні пошкодження або уражен­ня. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після завершення реставрації вносять запис про повер­нення документів до архівосховища.

Планування, тобто визначення видів і обся­гів робіт працівників на певний період відповідно до мети і при­значення архіву, є складовою управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Державний комітет архівів, центральні державні архіви, державні архіви областей) і розрахо­вана на тривалий термін; друга – архівним установам і архів­ним підрозділам, що, як правило, складають річні плани. В державному архіві постійного зберігання документів складаються такі види планів: основної діяльності (розвитку архівної справи), науково-дослідної та методичної роботи, науково-видавничої роботи; план упровадження наукових і методичних розробок.

Планування здійснюється архівом самостійно на основі до­сягнутих результатів попередньої діяльності, перспективних планів і програм, з урахуванням наявних і прогнозованих фінан­сових, матеріальних і трудових ресурсів. Враховуються також рекомендації та доручення органів вищого рівня. Зважаючи на обсяг робіт, бюджет часу та кількість штатних працівників, структурні підрозділи вносять відповідні пропозиції до проекту плану, який затверджує керівник установи. План основної діяльності має дві частини – текстову і табличну.

Плановими показниками є види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), нормативи, обсяг робіт, визначених на квартали, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відповідають головним напрямам діяльності архіву. Структура плану може змінюватися відповідно до вимог часу.

Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується “Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України”, що затверджу­ються наказом начальника Державного комітету архівів. Наприклад, прийман­ня справ на державне зберігання: загального діловодства – 450 справ – один людино-день; особового походження – 200 справ або 3,5 тис. арк. – один людино-день; страхового фонду – 6 тис. кадрів – один людино-день. Виконання запитів: за документами – 3 довідки – один людино-день; за довідковою картотекою – 9 довідок – один людино-день. Підготовка: статті, огляду, наукової доповіді – 1 др. арк. – тридцять людино-днів; методичного посібника, інструкції – 1 др. арк. – 26 людино-днів.

Введення цих нормативів сприяє вдосконаленню організації та координації праці, підвищенню її продуктивності, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт. На роботи, не передбачені типовими галузевими нормами або якщо умови їх виконання суттєво відрізняються від стандарт­них, в архіві можуть розроблятися додаткові норми.

Архівні установи із змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог органів вищого рівня, їх плани мо­жуть бути річними, піврічними або квартальними. Їх характерною особливістю є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за діяльністю архівних підрозділів і служб діловодства установ, підприємств і організацій, приймання документів на тимчасове зберігання та їх передання на постійне державне зберігання. В архівних установах практикують і складання індивідуальних робочих планів співробітників.

Для контролю за виконанням планових завдань і використанням робочого часу в архівах застосовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи – щоквартально підбивають підсумки виконання плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними фор­мами.

Основною зведеною звітно-обліковою формою є паспорт ар­хівної установи, де в чотирьох розділах міститься така інфор­мація: про кількість споруд, об'єм та площу архівосховищ, про­тяжність стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, чи­тальних залів, допоміжних приміщень; документів з паперовою основою (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фонодокументів; стан довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інфор­мації, введеної до комп'ютерів тощо); про кадровий склад (всього працівників, у тому числі керівників, спеціалістів, службовців та інших).

Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і по­дають до Державного комітету архівів до 1 лютого.

Інша зведена звітна форма – звіт про виконання плану розвитку архівної справи, що складається за основними напря­мами діяльності архіву, а саме: забезпечення збереженості та державний облік документів, створення й удосконалення довідкового апарату, фор­мування Національного архівного фонду та експертиза цінності документів, використання інформації документів, зміцнення матеріально-технічної бази. До цієї форми включають види робіт, одиницю виміру, пла­нове завдання і фактичне виконання. Звіт подають до 5 січня.

Місцеві архівні установи із змінним складом документів зві­тують за спеціальною формою про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що перебувають на відомчому зберіганні. Зокрема, подають відомості про кількість установ – джерел комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають дані до державних архівів областей до 10 грудня.

Архіви звітують і про чисельність, склад і рух працівників, які обіймають посади керівників і спеціалістів, а також про чисельність окремих категорій працівників. Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звітність.

Економічна діяльність архівних установ пов’язана із сферою архівних послуг. Найпоширенішими формами такої діяльності є виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів чи ксерокопій. Практикують також надання документів для експонування на виставках, у телепередачах, для кінозйомок. В архіві виконуються тематичні запити, складаються історичні довідки, готуються збірники документів. Доволі поширеними є замовлення генеалогічного характеру. Формою позабюджетних надходжень є також кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств, підприємств, установ та організацій.

Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує орган вищого рівня. Ціни за виконані роботи залежать насамперед від категорії документів (унікальні, особливо цінні та ін.), амортизаційних витрат на мікроплівку, папір, електроенергію тощо. З окремими користувачами документів можуть узгоджуватися договірні ціни. Кошти, отримані від економічної діяльності, використовують на матеріальне заохочення працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані із соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів визначають їх структуру, кадровий, матеріально-технічний і фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відображається у планах роботи та відповідних звітах.