4.3 Документ «Авансовый отчет»

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых ТК.

Расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя предприятия на основании письменного заявления получателя указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. Денежные средства выдаются сотрудникам по расходным кассовым ордерам и могут расходоваться строго по назначению, указанному в кассовом ордере и других документах.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют документ «Авансовый отчет» с приложение документов, подтверждающих произведенные расходы. Документа приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом порядке их записи в отчете.

В конфигурации документ «Авансовый отчет» (меню «Банк касса» - «Авансовый отчет») состоит из нескольких закладок.

В документе «Авансовый отчет» на закладке «Авансы» указывается расходный кассовый ордер, по которому были выданы деньги подотчетному лицу. На закладке «Тара» указывается возвратная тара, а тара не подлежащая возврату заносится на закладку, «Товары». На остальных закладках отмечается, на что истрачены денежные средства.

Возможны разные варианты заполнения авансового отчета:

• Закладка «Оплата» заполняется в том случае, если при покупке товара подотчетное лицо расплатилось с контрагентом. На этой закладке указываются все параметры для проведения взаиморасчетов с внешними контрагентами. По бухгалтерскому учету в проводке с 71 счетом будет по дебету счет расчета с контрагентами, выбранный на закладке «Оплата». Также можно отражать оплату подотчетным лицом купленных у поставщиков ценностей.

• При покупке услуг подотчетным лицом можно заполнить закладку «Прочее» и тем самым отнести стоимость услуг на затраты предприятия. Например, командировочные расходы будут отражены на этой закладке. По бухгалтерскому учету счет дебета и аналитика будет указываться на закладке «Прочее».

• Если стоимость купленных подотчетным лицом ТМЦ требуется отразить на балансе предприятия и вести по ним складской учет, то заполняется закладка «Товары» или «Тара», где указывается перечень поступивших ТМЦ. По бухгалтерскому и налоговому учету операция будет проведена по дебету счета учета поступивших ценностей.

• Если поступила возвратная тара, то заполняется закладка «Тара», где указывается перечень поступившей возвратной тары.

Одним из видов расходов предприятия, которые осуществляются через подотчетных лиц, являются командировочные расходы. Не позднее чем через три рабочих дня после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет о денежных суммах, израсходованных в связи с выполнением служебного задания. Утверждается авансовый отчет руководителем предприятия и отражается по кредиту счета 71.01 и дебету счета учета затрат (20, 26, 44.01). Если работник недоиспользовал полученный аванс, то лишнюю сумму он может вернуть в кассу организации, что будет отражено по кредиту счета 71.01 и дебету счета 50 «Касса». Рассмотрим такую ситуацию на конкретном примере.

Практикум № 34 Представлен авансовый отчет о командировке.

(меню «Банк и касса - Авансовый отчет»)

12.01.2006 Костров представил авансовый отчет о командировке. Общая сумма затрат составила 6000 руб., Затраты по командировке — 5500 руб. спишем на 44.01 счет («Командировочные расходы»).

Подробно о расходах:

• проезд Москва - Н. Новгород - 1100 руб.

• проезд Н. Новгород - Москва - 1100руб.

• суточные - 300руб.

• гостиница - 3000 руб.

Для сведения! Обратите внимание, что в методическом пособии все цены приведены

произвольно!

Сформируйте документ «Авансовый отчет» от 12.01.2006. Порядок заполнения приведен ниже.

Заполняется закладка «Аванс» и «Прочие». На закладке «Аванс» вручную должны отразить сумму использованных денежных средств. Выберем в справочнике «Номенклатура» в папке «услуга» позицию –I командировочные. «Группа номенклатуры» и «вид номенклатуры» - услуга, т.к. НДС в данном случае нам выделять не надо (в железнодорожной кассе счет – фактуру не дали), то при заполнении номенклатурам установить ставку НДС - без налога.

Поля «контрагент» и «счет-фактура» - не заполняем. Бухгалтерские налоговые проводки просмотрите через командную панель документа «Перейти» - «Журнал (бухгалтерские проводки)» или «Журнал (проводки по налогу на прибыль)».

Нам отражать счет - фактуру в документе «Авансовый отчет» нет необходимости, поэтому можно отключит» графы «% НДС» и «НДС сумма». Это настраивается через пункт «Цены и валюта» командной панели.

Пункт «Цены и валюта» должен быть заполнен так:

Если аналитика по счету 44.01 заполнена не будет (субконто 1 – «командировки»), то документ «Закрытие месяца» счет не закроет, останется остаток на начало 01.02. 2006 года.

Практикум № 35. Возвращена сумма неиспользованная подотчетными лицом

(меню «Банк и касса - Приходный кассовый ордер»)

13.01.2006 сотрудник Костров сдал остаток подотчетной суммы в кассу - 500 руб. Оформить приходный кассовый ордер.

В ПКО следует выбрать операцию «Возврат денежных средств подотчетником».

Статья ДДС - «Выдача наличных подотчетнику». Счет учета - 50.01.

После проведения документа «ПКО» будет оформлена бухгалтерская запись: Дт 50.01 Кт 71.01.

Просмотрите движения документов по регистрам.

Если согласно авансовому отчету работник предприятия израсходовал больше денег, чем получил их в качестве аванса, то организация должна доплатить работнику перерасходованную сумму. Факт доплаты работнику из кассы предприятия отражается по дебету счета 71.01 и кредиту счета 50.01. Рассмотрим такую ситуацию на конкретном примере.

Для сведения! При проведении документа «Авансовый отчет» автоматически не отслеживается соблюдение нормативов затрат, связанных с командировками. В результате этого, весь НДС может быть принят к вычету. Для выделения сверхнормативных затрат следует создать отдельные строки - командировочные в пределах норматива и сверх норматива.

Практикум №36 Представлен авансовый отчет о покупке материалов.

(меню «Банк и касса - Авансовый отчет»)

13.01.2006 – принят авансовый отчет от Штукина о покупке следующих материалов (корр. счет 10.1). Счет-фактура поставщиком не предъявлен:

1. Лак — 3 фл. на сумму 630 руб.

2. Шуруп -10 комплектов на сумму 1500 руб.

Представлены товарные чеки. Материалы оприходованы на главном складе.

В документе «Авансовый отчет» по кнопке «Цены и валюта» выберите тип номенклатуры «закупочная».

При заполнении позиции номенклатуры следует правильно оформить диалоговое окно. Например, по позиции «Лак» диалоговое окно элемента справочника «Номенклатура» должно быть заполнено так:

Заполняется закладка «Аванс» и «Товары».

Закладка «Товары» должна быть заполнена следующим образом:

Просмотреть печатную форму документа.

Практикум № 37 Выданы деньги в возмещение перерасхода по авансовому отчету.

(меню «Банк и касса — Расходный кассовый ордер»)

13.01.2006 сотруднику Штукину выдано из кассы в возмещение перерасхода 130руб. Оформить расходный кассовый ордер.

В РКО следует выбрать операцию «Выдача денежных средств подотчетнику».

Просмотреть регистры «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» и Журнал проводок (налоговый учет по налогу на прибыль)».

Практикум № 38 Представлен авансовый отчет о покупке ТМЦ.

(меню «Банк и касса — Авансовый отчет»)

18.02.2006 - принят авансовый отчет от Прытковой о закупке за наличный расчет товаров и материалов:

1. Скотч – 2 шт. на сумму 200 руб. Счет 10.01. НДС не предъявлен поставщиком, и в чеке не выделен;

2. Фен – 10 шт. на сумму 10 000 руб. от поставщика Магазин № 45. Счет-фактура поставщиком не предъявлен.

3. Чайник – 10 шт. на сумму 20 000 руб. от поставщика «Промсбыт», который предъявил счет-фактуру № 125 от 18.02.2006 года.

Представлены товарные чеки. Ценности оприходованы на главный склад. Из кассы аванс Прытковой не выдавался.

Схема наших действий:

1. Оформить документ «Авансовый отчет» от 18.02.2001 года. Начните с заполнения закладки «Цены и валюта» - выберите цену «закупочная», в т.ч. НДС.

2. Перейдите на закладку «Товары» и заполните ее, ориентируясь на рисунок:

Счета учета по скотчу и товарам (фену, чайнику) следуй установить следующим образом:

2. В результате проведения документа «Авансовый отчет» сформированы бухгалтерские проводки:

3. Просмотрим движение регистров накопления «НДС предъявленный» и «НДС расчеты с поставщиками». Регистр отразит движение только по тем товарам, по которым есть счет-фактура (есть только по чайникам). Просмотрите эти регистры на рисунке представленном ниже:

По второй строке документа «Авансовый отчет» (фен) записи регистре нет смысла делать - все равно без счета фактуры НДС принять к вычету не удастся. Если поставщик «Магазин № 45» предъявит счет — фактуру позднее, необходимо будет. открыть документ «Авансовый отчет» от 18.02.2005 года ввести реквизиты счета-фактуры и вновь провести документ.

Для сведения! Методика учета НДС, по приобретенным ценности через подотчетных лиц, основывается на следующем. Приобретенные ценности считаются оплаченными поставщику, вне зависимости от состояния расчетов с подотчетным лицом.