logo
1C Бухгалетрия 8

4.3 Документ «Авансовый отчет»

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых ТК.

Расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя предприятия на основании письменного заявления получателя указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. Денежные средства выдаются сотрудникам по расходным кассовым ордерам и могут расходоваться строго по назначению, указанному в кассовом ордере и других документах.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют документ «Авансовый отчет» с приложение документов, подтверждающих произведенные расходы. Документа приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом порядке их записи в отчете.

В конфигурации документ «Авансовый отчет» (меню «Банк касса» - «Авансовый отчет») состоит из нескольких закладок.

В документе «Авансовый отчет» на закладке «Авансы» указывается расходный кассовый ордер, по которому были выданы деньги подотчетному лицу. На закладке «Тара» указывается возвратная тара, а тара не подлежащая возврату заносится на закладку, «Товары». На остальных закладках отмечается, на что истрачены денежные средства.

Возможны разные варианты заполнения авансового отчета:

Одним из видов расходов предприятия, которые осуществляются через подотчетных лиц, являются командировочные расходы. Не позднее чем через три рабочих дня после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет о денежных суммах, израсходованных в связи с выполнением служебного задания. Утверждается авансовый отчет руководителем предприятия и отражается по кредиту счета 71.01 и дебету счета учета затрат (20, 26, 44.01). Если работник недоиспользовал полученный аванс, то лишнюю сумму он может вернуть в кассу организации, что будет отражено по кредиту счета 71.01 и дебету счета 50 «Касса». Рассмотрим такую ситуацию на конкретном примере.

Практикум № 34 Представлен авансовый отчет о командировке.

(меню «Банк и касса - Авансовый отчет»)

12.01.2006 Костров представил авансовый отчет о командировке. Общая сумма затрат составила 6000 руб., Затраты по командировке — 5500 руб. спишем на 44.01 счет («Командировочные расходы»).

Подробно о расходах:

Для сведения! Обратите внимание, что в методическом пособии все цены приведены

произвольно!

Сформируйте документ «Авансовый отчет» от 12.01.2006. Порядок заполнения приведен ниже.

Заполняется закладка «Аванс» и «Прочие». На закладке «Аванс» вручную должны отразить сумму использованных денежных средств. Выберем в справочнике «Номенклатура» в папке «услуга» позицию –I командировочные. «Группа номенклатуры» и «вид номенклатуры» - услуга, т.к. НДС в данном случае нам выделять не надо (в железнодорожной кассе счет – фактуру не дали), то при заполнении номенклатурам установить ставку НДС - без налога.

Поля «контрагент» и «счет-фактура» - не заполняем. Бухгалтерские налоговые проводки просмотрите через командную панель документа «Перейти» - «Журнал (бухгалтерские проводки)» или «Журнал (проводки по налогу на прибыль)».

Нам отражать счет - фактуру в документе «Авансовый отчет» нет необходимости, поэтому можно отключит» графы «% НДС» и «НДС сумма». Это настраивается через пункт «Цены и валюта» командной панели.

Пункт «Цены и валюта» должен быть заполнен так:

Если аналитика по счету 44.01 заполнена не будет (субконто 1 – «командировки»), то документ «Закрытие месяца» счет не закроет, останется остаток на начало 01.02. 2006 года.

Практикум № 35. Возвращена сумма неиспользованная подотчетными лицом

(меню «Банк и касса - Приходный кассовый ордер»)

13.01.2006 сотрудник Костров сдал остаток подотчетной суммы в кассу - 500 руб. Оформить приходный кассовый ордер.

В ПКО следует выбрать операцию «Возврат денежных средств подотчетником».

Статья ДДС - «Выдача наличных подотчетнику». Счет учета - 50.01.

После проведения документа «ПКО» будет оформлена бухгалтерская запись: Дт 50.01 Кт 71.01.

Просмотрите движения документов по регистрам.

Если согласно авансовому отчету работник предприятия израсходовал больше денег, чем получил их в качестве аванса, то организация должна доплатить работнику перерасходованную сумму. Факт доплаты работнику из кассы предприятия отражается по дебету счета 71.01 и кредиту счета 50.01. Рассмотрим такую ситуацию на конкретном примере.

Для сведения! При проведении документа «Авансовый отчет» автоматически не отслеживается соблюдение нормативов затрат, связанных с командировками. В результате этого, весь НДС может быть принят к вычету. Для выделения сверхнормативных затрат следует создать отдельные строки - командировочные в пределах норматива и сверх норматива.

Практикум №36 Представлен авансовый отчет о покупке материалов.

(меню «Банк и касса - Авансовый отчет»)

13.01.2006 – принят авансовый отчет от Штукина о покупке следующих материалов (корр. счет 10.1). Счет-фактура поставщиком не предъявлен:

  1. Лак — 3 фл. на сумму 630 руб.

  2. Шуруп -10 комплектов на сумму 1500 руб.

Представлены товарные чеки. Материалы оприходованы на главном складе.

В документе «Авансовый отчет» по кнопке «Цены и валюта» выберите тип номенклатуры «закупочная».

При заполнении позиции номенклатуры следует правильно оформить диалоговое окно. Например, по позиции «Лак» диалоговое окно элемента справочника «Номенклатура» должно быть заполнено так:

Заполняется закладка «Аванс» и «Товары».

Закладка «Товары» должна быть заполнена следующим образом:

Просмотреть печатную форму документа.

Практикум № 37 Выданы деньги в возмещение перерасхода по авансовому отчету.

(меню «Банк и касса — Расходный кассовый ордер»)

13.01.2006 сотруднику Штукину выдано из кассы в возмещение перерасхода 130руб. Оформить расходный кассовый ордер.

В РКО следует выбрать операцию «Выдача денежных средств подотчетнику».

Просмотреть регистры «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» и Журнал проводок (налоговый учет по налогу на прибыль)».

Практикум № 38 Представлен авансовый отчет о покупке ТМЦ.

(меню «Банк и касса — Авансовый отчет»)

18.02.2006 - принят авансовый отчет от Прытковой о закупке за наличный расчет товаров и материалов:

  1. Скотч – 2 шт. на сумму 200 руб. Счет 10.01. НДС не предъявлен поставщиком, и в чеке не выделен;

  2. Фен – 10 шт. на сумму 10 000 руб. от поставщика Магазин № 45. Счет-фактура поставщиком не предъявлен.

  3. Чайник – 10 шт. на сумму 20 000 руб. от поставщика «Промсбыт», который предъявил счет-фактуру № 125 от 18.02.2006 года.

Представлены товарные чеки. Ценности оприходованы на главный склад. Из кассы аванс Прытковой не выдавался.

Схема наших действий:

  1. Оформить документ «Авансовый отчет» от 18.02.2001 года. Начните с заполнения закладки «Цены и валюта» - выберите цену «закупочная», в т.ч. НДС.

  2. Перейдите на закладку «Товары» и заполните ее, ориентируясь на рисунок:

Счета учета по скотчу и товарам (фену, чайнику) следуй установить следующим образом:

2. В результате проведения документа «Авансовый отчет» сформированы бухгалтерские проводки:

3. Просмотрим движение регистров накопления «НДС предъявленный» и «НДС расчеты с поставщиками». Регистр отразит движение только по тем товарам, по которым есть счет-фактура (есть только по чайникам). Просмотрите эти регистры на рисунке представленном ниже:

По второй строке документа «Авансовый отчет» (фен) записи регистре нет смысла делать - все равно без счета фактуры НДС принять к вычету не удастся. Если поставщик «Магазин № 45» предъявит счет — фактуру позднее, необходимо будет. открыть документ «Авансовый отчет» от 18.02.2005 года ввести реквизиты счета-фактуры и вновь провести документ.

Для сведения! Методика учета НДС, по приобретенным ценности через подотчетных лиц, основывается на следующем. Приобретенные ценности считаются оплаченными поставщику, вне зависимости от состояния расчетов с подотчетным лицом.