6.2 Документы для учета заработной платы

Расчет заработной платы, ее выплата, налоги и отчисления по заработной плате - очень сложный участок работы. В типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» ред. 1.5 реализован упрощенный расчет заработной платы.

Заработная плата в конфигурации реализована через следующие основные документы (меню «Зарплата»):

• Начисление зарплаты

• Зарплата к выплате

• Расчет ЕСН

• Отражение зарплаты в регламентированном учете

Для начисления и выплаты заработной платы в конфигурации разработана следующая схема:

1. Оформляется документ (меню «Зарплата - Кадровый учет – Прием на работу в организацию»).

2. Заполняется документ «Начисление зарплаты» «Зарплата - Начисление зарплаты»). Для заполнения разделов «Начисления» и «НДФЛ» на командной панели присутствуют кнопки «Заполнить» и «Рассчитать НДФЛ».

3. Оформляется документ «Зарплата к выплате» (меню «Зарплата - Зарплата к выплате»). Для заполнения формы на командной панели присутствует кнопка «Заполнить».

4. Если зарплата выплачивается через кассу, то заполнить документ «Расходный кассовый ордер» на основании проведенного документа «Зарплата к выплате».

В документе «Зарплата к выплате» должно быть выбрано значение «Выплачено».

5. Если зарплата перечисляется в банк, то оформляется «Платежное поручение исходящее» на основании проведенного документа «Зарплата к выплате».

6. Если зарплата не выплачена, то ее следует отнести на депонент и зарегистрировать в книге депонентов. Для выполнения этой операции предназначен документ «Депонирование организаций». Закрытие депонированной суммы следует отражать через расходный кассовый ордер с операцией «Выплата депонированной заработной платы» или через документ «Списание депонентов в доходы организаций» (при выполнении определенных условий).

7. Заполняется документ «Расчет ЕСН» (меню «Зарплата - Расчет ЕСН»). Для заполнения разделов «Начисления» и «Расчет ЕСН» на командной панели присутствует кнопка «Заполнить и рассчитать».

8. Для отражения результатов расчета заработной платы в учете предназначен документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете». На командной панели имеется кнопка «Заполнить» для автоматического заполнения табличной части данными уже выполненного расчета заработной платы и налогов. Все документы появятся в журнале «Отражение зарплаты в учете». В нем можно просмотреть бухгалтерские и налоговые проводки через «журналы проводок».

Такова цепочка действий. Рассмотрим эти документы.

Документ «Начисление зарплаты» предназначен для отражения сумм начисленной зарплаты, вознаграждений и иных выплат работникам организации. Документ «Начисление зарплаты» можно открыть через меню («Зарплата - Начисление зарплаты»). Для создания документа воспользуйтесь клавишей «Ins».

Документ «Начисление зарплаты» будет заполнен автоматически, если нажать клавишу «Заполнить».

Статья 223 НК РФ гласит, что при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором, для остальных доходов - дата фактической выплаты.

В документе появился новый реквизит - «Месяц начисления»/ Это первый день того месяца, за который происходит расчет зарплаты.

Документ «Начисление зарплаты» состоит из двух закладок: «Начисления» и «НДФЛ».

В разделе «Начисления» будут отражены лица, которые считаются работниками организации на дату начисления заработной платы, во втором разделе табличной части «НДФЛ» будет показана исчисленная сумма НДФЛ по каждому сотруднику.

Практикум № 51

Рассчитайте зарплату сотрудникам фирмы за январь 2006 г. исходя из того, что все сотрудники отработали мест полностью.

(меню «Зарплата - Начисление зарплаты»)

Оформим документ «Начисление зарплаты» от 31.01.2006 г. Месяц начисления — 01.01.2006 г. Начислим зарплату по всем подразделениям (если мы хотим рассчитать зарплату сотрудникам сразу по всем подразделениям, в графе «Подразделение» можно ничего не указывать). Воспользоваться кнопкой «Заполнить».

(рис. 112)

Обратите внимание на то, как рассчитались суммы по НДФЛ. Проанализируйте их. Например, Костров А. имеет на иждивении 1 ребенка, на которого положен вычет 600руб. с 01.01.2005. Вычет на самого Кострова А. А. 400руб.

НДФЛ будет рассчитан так: (3000 - 400 - 600) х 13% = 260 руб.

Просмотрите список регистров «Взаиморасчеты с работниками организации» и «НДФЛ расчеты с бюджетом». Для этого, находясь в журнале «Начисление зарплаты» обратитесь к команде «Перейти» и выберите нужные регистры.

Для проведения перерасчетов налога и регистрации возврата излишне удержанного НДФЛ предназначены документы «Перерасчет НДФЛ» и «Возврат НДФЛ».

В программе можно вести учет доходов работников для целей исчисления НДФЛ и ЕСН вручную. В этом случае формируется документ «Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН».

Конфигурация позволяет сформировать регистр «Расчетная ведомость» (отчет «Унифицированная форма Т-51») за нужным период времени, в соответствии с Постановлением Госкомстате России от 5 января 2004 г. № 1. Для этого необходимо обратиться главному меню «Зарплата - Расчетная ведомость Т-51».

В регистре «Расчетная ведомость» Вы сможете увидеть общую сумму начислений и суммы к выплате за январь 2005 года. Данную ведомость можно сформировать по конкретной организации. Для этого необходимо воспользоваться кнопкой «Отбор», которая находится на командной панели регистра «Расчетная ведомость» указать организацию «ВЕДА».

Регистр «Расчетная ведомость» (произвольная форма) отличается от регистра «Расчетная ведомость Т - 51» тем, что в первом регистре можно получить итоговую сумму по начислениям и удержаниям.

Практикум № 52

Сформируйте регистр «Расчетная ведомость (произвольная форма)» за январь 2006 года.

(меню «Зарплата - Расчетная ведомость (произвольная форма)»)

Практикум № 53

03.02.2006 предприятие «ВЕДА» получило в банке 9 272 руб. на штату зарплаты. Деньги оприходованы в кассу учреждения с расчетного счета (выполните самостоятельно это задание).

Документ «Зарплата к выплате» предназначен для подготовки платежных ведомостей, расходных кассовых ордеров и регистрации произведенных выплат работникам организации. Документ «Зарплата к выплате» можно открыть через меню («Зарплата - Зарплата к выплате»).

Документ «Зарплата к выплате» заполняется автоматически при нажатии кнопки «Заполнить».

В документе «Зарплата к выплате» в табличной части в графе «Отметка» предлагается выбор следующих значений по кнопке «Заменить отметку на ...»:

Если в графе «Отметка» не указать, например, значение «Выплачено», тогда расходный кассовый ордер на основании документа «Зарплата к выплате» заполняться не будет, и не сформирует проводки.

На основании проведенного документа «Зарплата к выплате» оформляется расходный кассовый ордер. В свою очередь, расходный кассовый ордер является необходимым документом для формирования данных в кассовой книге кассира. Кроме расходного кассового ордера возможно формирование депонентов и платежного поручения в банк для выплаты зарплаты на карточку.

Практикум № 54

03.02.2006 зарплата выплачена полностью по платежная ведомости через кассу.

(меню «Зарплата - Зарплата к выплате»)

Создайте документ «Зарплата к выплате». В нашем задании выдача зарплаты за январь происходит 03.02.2006. Тогда датой документа «Зарплата к выплате» будет 03.02.2006, а «Месяц начисления» - 01.01.2006. Способ выплаты через кассу.

Обратите внимание, что в документе необходимо заполнить графу «Выплаченность».

По всем сотрудникам установить значение «Выплачено».

Документ должен быть заполнен следующим образом:

Получите на экране монитора форму Т-53 (Платежная ведомость) и Т-49 (Расчетно-платежная ведомость).

Используя механизм «Ввести на основании» создать расходный кассовый ордер. Если использовать такой механизм, то шапка и табличная часть документа «Расходный кассовый ордер» будут заполнены автоматически, кроме реквизита «ДДС» (движение денежных средств). ДДС следует выбрать «выплата зарплаты».

Для сведения! Если в документе «Выплата зарплаты» не заполнить графу «Выплаченность», то документ «Расходный кассовый ордер» введенный на основании выплаты зарплаты автоматически заполняться не будет.

Перечень документов по учету заработной платы после выхода редакции 1.5 пополнен новым документом «Депонирование организаций». Рассмотрим назначение этого документа. Если зарплат* не получена работниками предприятия, то она должна отразиться I книге депонентов. В бухгалтерском учете данная операция отражаете* записью дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» кредит 76.04 «Расчеты по депонированным суммам». Выдача депонированной заработной платы оформляется документов «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата депонированной заработной платы».

Проверим работу документа «Депонирование организаций» на практике.

Практикум № 55

Рассчитайте зарплату сотрудникам фирмы за февраль 2006 г., исходя из того, что все сотрудники отработали месяц полностью.

01.03.2006 заработная плата депонирована по всем сотрудникам. 01.03.2006 создать документ «Депонирование организаций».

02.03.2006 создать документ «Приходный кассовый ордер» на сумму 9 272, получение наличных средств из банка.

03.03.2006 выплатить всю задолженность по депонентам и февраль расходным кассовым ордером.

(меню «Зарплата – Депонирование»)

Документ «Депонирование организаций», заполняется по клавише «Заполнить» автоматически.

Данные на закладке «Неполученная заработная плата» появились, как остатки не выданной заработной платы (клавиша «Заполнить»):

По каждому сотруднику не получившему заработную плату, будет оформлена карточка депонента.

Выплата депонентов оформлена расходным кассовым ордером с видом операции «Выплата депонированной заработной платы».

Расходный кассовый ордер будет заполнен автоматически при помощи клавиши «Заполнить — Всеми невыплаченными депонентами».

После проведения расходного ордера в бухгалтерском учете появится запись по каждому сотруднику:

Начисление налогов с ФОТ (ЕСН, ФСС от НС и ПЗ) будет производиться документом «Расчет ЕСН» в конце месяца. Документ «Расчет ЕСН» можно открыть через меню («Зарплата - Расчет ЕСН»).

Документ «Расчет ЕСН» работает по такому принципу: его можно автоматически заполнить и исправить некоторые суммы, если в этом появиться необходимость. Доходы работников при автоматическом заполнении документа «Расчет ЕСН» принимаются как облагаемые ЕСН целиком.

Исчисление ЕСН и взносов в ПФР ведется нарастающим итогом с начала налогового периода.

Расчет ЕСН с 01.01.2006 года производится по следующим ставкам:

• Федеральный бюджет 20%

• ФСС 2.9%

• ФФОМС 1.10%

• ТФОМС 2%

• ПФР 14%

Сведения о ставках можно просмотреть через меню «Зарплата – Учет НДФЛ и ЕСН - Сведения о ставках ЕСН и ПФР». Если ставки в конфигурации не соответствуют нормативным, то их всегда можно поменять вручную:

Практикум № 56

Начислить налоги с ФОТ за январь 2006 года. Просмотреть отчеты по этому документу.

(меню «Зарплата - Расчет ЕСН»)

Чтобы рассчитать налоги с ФОТ необходимо выбрать документ «Расчет ЕСН». Установить дату последнего дня января, месяц начисления - 01.01.2006, и нажать кнопку «Заполнить и рассчитать».

Документ должен быть заполнен таким образом:

Документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете» предназначен для автоматизированного формирования проводок по бухгалтерскому и налоговому учету начисленной зарплаты. По кнопке «Заполнить» данные проведенного ранее расчета зарплаты будут отражены в документе в виде сводных проводок по отражению зарплаты в бухгалтерском и налоговом учете. Документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете» можно открыть через меню («Зарплата - Отражение зарплаты в регламентированном учете»).

В документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете» попадают результаты расчета заработной платы вне зависимости от того, выполнены они автоматически или «вручную». В автоматическом режиме документ заполняется на основании расчетов зарплаты и налогов с ФОТ, и на основании указанных пользователем способов отражения зарплаты в кадровом учете. Когда заполняли приказ о приеме на работу сотрудника, то в табличной части указывали «способ отражения в бухучете».

Практикум № 57

31.01.2006 оформить документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете».

(меню «Зарплата - Отражение зарплаты в регламентированном учете»)

Установить дату документа 31.01.2006, месяц начисления - 01.01.2006. Воспользоваться кнопкой «Заполнить». Проанализировать бухгалтерские проводки.

Сформируйте отчет «Оборотно - сальдовая ведомость по счет № 70» за январь 2006 года. По счету 70 остаток на конец месяца показывает не выплаченную зарплату.

Сформируйте «Регистр учета расходов по оплате труда» за январь 2006 года (меню «Отчеты - Регистры налогового учетам Регистр учета хозяйственных операций - Регистр учета расходов по оплате труда»).

Самостоятельная работа

Рассчитайте зарплату сотрудникам фирмы «ВЕДА» за мат 2006 г., исходя из того, что все сотрудники отработали мет полностью, и зарплата будет перечисляться на карточки в Банк.

28.02.2006 и 31.03.2006 рассчитать налоги с ФОТ. Просмотреть отчеты по этому документу.

01.04.2006 перечислить заработную плату за мир платежным поручением исходящим (воспользуйтесь механизмом ввода на основании)

28.02.2006 и 31.03.2006 оформить документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете».