6.4 Персонифицированный учет

Персонифицированный учет в программе позволяет подготовить отчетность для индивидуального (персонифицированного) учета системе государственного пенсионного страхования:

• анкеты в Пенсионный фонд РФ на сотрудников, не имеющих страховых номеров ПФР (форма АДВ-1). В случае приема работу новых сотрудников создаются формы АДВ-1. При изменении анкетных данных работников - формы АДВ-2. При потере работниками страховых свидетельств - формы АДВ-3;

• индивидуальные сведения о стаже и заработке работнике предприятия, имеющих страховые номера (формы СЗВ-4, АДВ-11.

В отчете можно создать любое количество пачек и распределим по пачкам анкеты и сведения. Настройки вывода документов по пачкам сохраняются и восстанавливаются при последующем вызове отчета.

Помимо анкет или индивидуальных сведений в бумажном виде по каждым пачкам формируются файлы для передачи данных в местные отделения ПФР.

По всем работникам, за которых уплачивались страховые взносы и которые имеют присвоенные ПФР страховые номера, необходимо подать сведения по формам СЗВ-4. Пачки форм СЗВ-4 и СЗВ-4-2 рекомендуется формировать автоматически (кнопка «Заполнить»). При автоматическом формировании пачек данные работников распределяются по пачкам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 согласно требованиям Инструкции, утвержденной постановлением №122п:

• в пачки СЗВ-4-2 попадают работники, имеющие единственную запись о стаже, в которой кроме начала и окончания периода работы могут быть указаны только территориальные условия местности, в которой расположена организация-работодатель. Форма СЗВ-4-2 - о работниках, не имеющих в течение отчетного года условий для досрочного назначения трудовой пенсии.

• все остальные работники попадают в пачки типа СЗВ-4-1. Форма СЗВ-4-1 - о работниках, у которых в течение отчетного года были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т.д.

В программе существует следующий порядок формирования сведений о застрахованных лицах:

• оформить налоговые карточки 1-НДФЛ, сведения о доходах физических 2-НДФЛ и индивидуальную карточку по ЕСН (меню «Зарплата - Учет НДФЛ и ЕСН»);

• оформить документ «Ввод данных по форме СЗВ – 4» по каждому работнику предприятия (меню «Зарплата - Персонифицированный учет - Ввод данных по форме СЗВ -4»);

• для оформления пачек СЗВ -4-1 и СЗВ-4-2 провести документ «Сведения о страховом стаже и заработке СЗВ- 4» на тех работников, по которым начислялись страховые и накопительные взносы в ПФР (меню «Зарплата - Персонифицированный учет - Сведения о страховом стаже и заработке СЗВ-4»);

• оформить документ «Передача пачек СЗВ-4 в ПФР» (меню «Зарплата - Персонифицированный учет - Передача пачек СЗВ-4 в ПФР»).

В документе «Ввод данных по форме СЗВ-4» по каждому работнику необходимо заполнить сумму начисленных страховых взносов в ПФР, и при необходимости, например, при досрочном назначении пенсии, заполнить табличную часть этого документа. Для заполнения формы следует нажать кнопку «Заполнить», расположенную внизу окна. Сумма начисленных страховых взносов будет заполнена, а в табличной части формы отразиться стаж работы сотрудника за отчетный период.

Для проверки сумм по начисленным страховым взносам, необходимо обратиться к отчету «Исчисленный ЕСН». Отчем оформить за неограниченный период времени.

(меню «Отчеты - Список/ кросс таблица - раздел учета «Исчисленный ЕСН»)

В документе «Сведения о страховом стаже и заработке СЗВ-4» выбирается тип формы (СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2), тип сведений (ИСХ) и табличная часть документа по кнопке «Подбор» заполняется работниками организации.

Документ «Передача пачек СЗВ-4 в ПФР» формируется с помощью меню командной панели «Заполнить», и предназначен для получения файлов в ПФР.

На закладке «Расчеты с ПФР» документа «Передача пачек СЗВ-4 в ПФР» указываются суммы начисленных и уплаченных за текущий год взносов по всей организации, вне зависимости от того, по скольким сотрудникам подаются сведения СЗВ-4-1 (СЗВ-4-2), а также отражается задолженность (переплата) по страховым взносам в разрезе лет образования задолженности (переплаты).

Созданные Вами документы персонифициорованного учета можно просмотреть в одноименном журнале (меню «Зарплата - Персонифицированный учет - Журнал документов персонифицированного учета»).

Все документы должны быть проведены. Если перед формированием файлов документ «Сведения о трудовом стаже и заработках СЗВ-4» не будет проведен, то файл из документа «Передача СЗВ-4 в ПФР» выгружаться не будет.

Практикум № 61 Оформить сведения для передачи в ПФР

Оформить документ «Ввод данных по форме СЗВ-4» по каждому работнику предприятия.

(меню «Зарплата - Персонифицированный учет - Ввод данных по форме СЗВ -4»)

Для заполнения суммы начисленных страховых и накопительных взносов воспользуйтесь индивидуальной карточкой по ЕСН (меню «Зарплата - Учет НДФЛ и ЕСН»).

Табличную часть нам заполнять не требуется.

Оформить документ «Сведения о страховом стаже и заработке СЗВ-4» на тех работников, по которым начислялись страховые и накопительные взносы в ПФР.

(меню «Зарплата - Персонифицированный учет - Сведения о страховом стаже и заработке СЗВ-4»)

Вызвав этот отчет, выбрать тип сведений «ИСХ». Воспользуйтесь клавишей «Подбор».

Оформим сведения о застрахованных лицах по формам СЗВ-4. Вызовите документ «Передача пачек СЗВ-4 в ПФР».

(меню «Зарплата — Персонифицированный учет — Передача пачек СЗВ-4 в ПФР»)

Вызвав этот отчет, на закладке «Пачки» нажмите кнопку «Заполнить — Имеющимися пачками СВЗ-4».

На закладке «Расчет ПФР» заполните расчеты за текущий период (год) по начисленным и уплаченным страховым платежам. Для выполнения этой задачи сформируйте отчет «Оборотно – сальдовая ведомость по счету» 69.02.1 и 69.02.2 за период.

Очень важно, чтобы Вы указали регистрационный номер в ПФР организации «ВЕДА». Программа выдаст соответствующее сообщение, если номер не будет указан.

Нажмите кнопку «Получить файл - Все файлы».

Выберите Пачку АДВ-11. Программа при сформированном файле выдаст нечитаемое сообщение. Файл создается в кодировке DOS, а если Вы его попытаетесь открыть, то он будет открыт в кодировке Windows. В результате вы видите абракадабру.

Затем выберите пачку СЗВ-4.

Чтобы перенести данные на дискету, следует последнюю загрузить в дисковод и выбрать кнопку «Получить файл на диск».

Откройте журнал «Документы персонифицированного учета» и проверьте наличие документов.

(меню «Зарплата – Персонифицированный учет – Журнал документов персонифицированного учета»).

Обратите внимание на следующее! Постановлением ПФ РФ утверждены новые формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. Постановление зарегистрировано Минюстом России 23.10.2006 года № 8392. Отчитываться за 2006 год работодателя» придется уже по новым формам. Новые формы будут реализованы в декабре 2006 года.