50. Організація бухгалтерського архіву

Останнім етапом документообігу є їх архівування. Відповідно до П(С)БО «Про документальне забезпечення записів у БО» затвердженого МФУ від 24.05. 1995 р. №88. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бух звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву.

Архів – це самостійна структурна частина установи, що відає документальним забезпеченням, яка створена для зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними із службових витрат та науковою метою, а також для захисту законних прав інтересів громадян.

Керівник підприємства повинен створювати необхідні умови для належного зберігання первинних документів і бухгалтерських регістрів і несе відповідальність за їхнє збереження протягом встановленого терміну, але не менше 3-х років. Прийняті для зберігання документи підлягають обов’язковій реєстрації в архівній книзі або журналі.

Порядок зберігання документів в архіві визначають «Правила роботи архівних підрозділів, органів держ влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організації ».

На посаду керівника архіву установи призначають особу з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менше 3-х років.

Керівника архіву призначає і звільняє з посади керівника установи.

В установах з малою кількістю працівників відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби документального забезпечення управління.

Коло обов’язків працівників архіву визначаються посадовими інструкціями, які затверджує керівник установи.

До складу документів архіву входять:

1) Закінчені в поточному діловодстві документи, постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами установи;

2) Особові архівні документи працівників;

3)Друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково – методичного та інформаційно – довідкової роботи архіву.

Документи передають із структурних підрозділів до архіву через 2 роки після закінчення їх у діловодстві. У практиці діяльності підприємств, установ і організацій застосовують 2 види архівів: поточний та постійний.