44. Форми документообігу

Основні форми документообігу: ручна, електронна і комп´ютеризація документообігу.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

При ручному документообігу об´єктом організації є, насамперед, праця людей, при механізованому — робота відповідних машин, приладів, а при комп´ютеризованому — робота комп´ютерної техніки й технічних пристроїв.

Ручний спосіб документообігу передбачає великі затрати праці, а також залучення додаткових працівників. Крім того, маршрут деяких документів є досить складним і має „жорсткий" характер, тобто рух документів чітко визначений і користувачі не мають права його змінювати.

Комп´ютеризація документообігу дає змогу усунути ці проблеми. Наприклад, зменшення трудомісткості досягається переведенням ручного способу оформлення документів на комп´ютеризований. Причому значно скорочується процес облікової реєстрації. Так, облікова реєстрація при ручному способі оформлення документів передбачає такі стадії: створення й одержання (приймання) первинних документів; групування документів за ознакою однорідності за умови великої їх кількості; складання зведених документів; фіксація занесення даних на документі; відображення даних з документів в облікових регістрах (як правило, накопичувального характеру); групування та перегрупування даних документів з метою їх подальшого розподілу й відображення в групувальних і розподільчих регістрах; математичні дії (підрахунок, розрахунок, підведення підсумків); контроль за обліковою інформацією; складання підсумкового облікового регістру (звітність); порівняння даних із даними інших облікових регістрів; видача інформації облікових регістрів для складання звітності; передача облікових регістрів на зберігання. Необхідно врахувати, що всі документи оформляються вручну на папері.