47. Методика складання графіків документообігу

Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, а також кожним виконавцем, із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.

З метою дотримання належного порядку в системі документообігу, а за потреби - встановлення слабких місць у графіку повинні бути зазначені прізвища конкретних посадових осіб, які виписують, підписують, передають окремо взятий документ до бухгалтерії для обробки і подальшого зберігання. При цьому здають первинні документи на підставі складеного реєстру.

На основі структурної схеми підприємства, положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій співробітників, інших внутрішніх нормативних актів підприємство розробляє графік документообігу.

Графік документообігу повинен містити: - типові форми первинного обліку, затверджені наказами Державного комітету статистики України;

- бланки суворої звітності; -спеціалізовані первинні документи, затверджені наказами Мінагрополітики України; - документи розроблені підприємством самостійно.

Графік регламентує терміни складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок подання документів до відповідних органів, строк надходження документів до бухгалтерії, термін обробки і проходження документів всередині бухгалтерської служби підприємства, термін завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та подання фінансової звітності.

Так, відповідно до пункту 5 статті 8 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.

Графік документообігу може бути складений як для кожного структурного підрозділу підприємства (наприклад, для бухгалтерії), так і для того чи іншого нормативного або внутрішнього розпорядчого документа (наприклад, щодо укладення договорів). За його основу береться перелік робіт зі створення, перевірки й обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку та строків виконання робіт. Графік документообігу складається у вигляді таблиці, на основі якої, в разі потреби, може бути створено різні схеми та графіки. Існують такі види графіків документообігу: типові, уніфіковані та індивідуальні. Застосування типових та уніфікованих графіків практикується в основному на підприємствах, що підпорядковуються одному органу управління, тощо. Індивідуальні графіки розробляються для окремо функціонуючого підприємства.

Відповідальним за складання графіка документообігу є головний бухгалтер, а затверджує його керівник підприємства.