3. Документування розрахунків з покупцями і замовниками

В процесі здійснення операцій між підприємством та його покупцями і замовниками, є необхідним забезпечення даних відносин певними документами. Основним документом є договір, що засвідчить всі права та обов’язки обох сторін, засвідчить кількість продукції, яку необхідно поставити або той обсяг робіт, який необхідно виконати. Зазначаються всі умови, що необхідні для здійснення даних операцій.

Не менш важливими є такі документи:

• накладні (супроводний документ, що надається продавцем покупцеві і вміщує перелік товарів, їх кількість і ціну, по якій вони будуть поставлені покупцеві, формальні особливості товару (колір, вага і т. д.), умови постачання і зведення про відправника і одержувача. Виписка накладної свідчить про те, що (крім випадків, коли постачання здійснюється по передоплаті), у покупця з'являється обов'язок оплати товару відповідно до вказаних умов);

• рахунки - фактури (документ, що надається продавцем покупцеві і вміщує перелік товарів, їх кількість і ціну, по якій вони будуть поставлені покупцеві, формальні особливості товару (колір, вага і т. д.), умови постачання і зведення про відправника і одержувача. Рахунок-фактура є основним документом згідно з яким оплачуються отримані товари чи послуги відповідно до вказаних умов);

• акти прийнятих робіт, послуг;

• податкові накладні (документ, який платник податку на додану вартість в Україні зобов'язаний надати покупцю (отримувачу) на його вимогу. Податкова накладна підписується уповноваженою платником особою та скріплюється печаткою);

• товарно-транспортні накладні (це основний документ на вантаж, що повинен оформлятися при здійсненні вантажних автоперевезень);

• прибуткові касові ордера;

• векселі (цінний папір, який засвідчує безумовне грошове зобов'язання векселедавця сплатити після настання строку визначену суму грошей власнику векселя (векселетримачу).