77. Поняття та організація діловодства

Документ – основа організації наукової праці, процес прийняття управлінського рішення. Діловодство – сукупність робіт пов’язаних з веденням кореспонденції, прийманням і відправкою документів, реєстрацією контролю за виконанням, зберіганням оброблених документів в поточному році. Організація діловодства проводиться відповідно до методичних рекомендацій щодо практичного використання основних положень єдиної державної системи діловодства. На всіх п-вах повинен бути встановлений порядок приймання, реєстрації кореспонденції, яка надходить, відправлення вихідних документів, контроль за виконанням, збереженням оброблених документів, листування з окремими п-вами, особами. Діловодство повинно забезпечувати оперативну роботу обліково-аналітичного апарату, можливість організації та здійснення швидкого контролю за зберіганням і виконанням кожного документу. Базовим моментом в системі діловодства є номенклатура – оформлений у встановленому порядку систематизований перелік заголовків справ з зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатуру справ розробляє на п-ві посадова особа, відповідальна за діловодство з залученням фахівців архівної справи. Групування документів у справи відповідно до номенклатури називається формуванням справи. На більшості п-в групування справ здійснюється за видами документів. Спільна номенклатура справ складається працівниками канцелярії за погодженням з усіма відділами п-ва.