Тема 19. Інформатизація архівної справи в Україні

1. Інформатизація як комплексна система організаційних, науково-методичних і техно­логічних заходів. Головні завдання інформатизації.

2. Об’єкти комп’ютеризації. Складові інформатизації архівної справи.

3. Типи даних та інформаційних систем.

4. Рівні репрезентації архівних ресурсів в Інтернеті.

Інформатизація архівної справи, спрямо­вана на вдосконалення управління архівною справою, інтенси­фікацію архівних технологій та удоступнення документної інфор­мації, є важливим чинником розвитку культури й науки, входження України в міжнародний інформаційний простір.

Протягом 1990-х років в Україні було підготовлено ряд офіційних документів, що регулюють створення єдиного державного ін­формаційного простору, користування документами та забезпе­чення їх збереженості: Закони України “Про інформацію”, “Про Концепцію Національної програми інформатизації”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”, Постанови Ка­бінету Міністрів України “Про затвердження Програми збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 роки” як скла­дової всесвітньої інформаційної програми “Пам'ять світу”. Най­більше значення для архівної галузі мають Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Указ Прези­дента України “Про заходи щодо розвитку національної складо­вої глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні” (2000) і Розпорядження Президента України “Про невідкладні заходи щодо роз­витку архівної справи” (2000).

Отже, інформатизацією архівної справи є ком­плексна система організаційних, науково-методичних і техно­логічних заходів, що забезпечують розроблення на єдиних методо­логічних та методичних засадах взаємопов'язаних інформацій­них технологій у галузі архівної справи, створення мережі локальних і централізованих баз даних, формування національної архівної інформаційної системи.

Інформатизація передбачає створення умов для заміни тра­диційних архівних технологій новими інформаційними з метою забезпечення раціонального, повного та своєчасного використан­ня інформаційного потенціалу архівних ресурсів. Заміна тради­ційних архівних технологій зумовлена потребою модернізації усталених процесів, впровадження новітніх форм роботи з доку­ментами і формування різнохарактерних електронних інфор­маційних ресурсів, розширення доступу до архівної інформації та її оперативного використання.

Головна мета інформатизації архівної справи полягає в оптимізації формування Національного архівного фонду та збе­рігання документів, захисті національних інтересів в архівній справі, вирішенні проблем оперативного і повноцінного доступу до архівної інформації, актуалізації інформації, що міститься в документах, та прискорення залучення її до суспільного обігу, інтеграції документальних ресурсів у світових інформаційних мережах.

Процес інформатизації складається з:

- розроблення взаємопов'язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх описування й обліку, каталогізації та використання документної інформації, створення страхового фонду;

- формування електронних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних в архівних установах та централізованих баз даних галузі, створення єдиної Національної архівної інформаційної системи;

- формування архівних web-ресурсів, включення їх у міжнародний інформаційний простір через систему Інтернет, використання архівних інформаційних ресурсів різних країн, міжнародних товариств та організацій.

Інформатизація спрямована на розширення інтелектуально­го доступу до архівної інформації, її одержання без фізичного контакту з документами завдяки формуванню баз електронних копій документів, забезпечення збереженості архівної інформації та захист національних інтересів в архівній справі завдяки створенню страхового фонду документів Національного архівного фонду.

Перехід від паперових до електронних технологій вимагає від архівістів пристосування традиційних методик архівної справи до нових вимог. Важливого значення при цьому набуває чіт­кість структури описування документів, справ, фондів, поєднання різних технологічних процесів у єдиний цикл на рівні обліку та довідкового апарату тощо.

Головними завданнями інформатизації в архівній справі є:

- оптимізація традиційних технологій архівної справи: експертизи, комплектування, описування та обліку фондів, каталогізації;

- удосконалення системи управління архівною справою: підвищення ефективності матеріально-технічного, фінансового і кадрового забезпечення та управління інформаційними ресурсами архівів;

- забезпечення широкого доступу до документної інформації завдяки створенню системи електронних архівних довідників, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних баз даних та інформаційних систем, що дозволять сформувати інтегровані дані архівної документної інформації про склад і зміст архівних фондів;

- вирішення проблеми забезпечення збереженості фондів і зберігання інформації з використанням комп'ютерних технологій, страхового копіювання, формування повнотекстових баз даних, публікування документів, організації ринку інформаційних продуктів і послуг, що передбачає безпосередній доступ до архівних документів тощо.

Інформатизація архівної справи в науково-методичному пла­ні поєднує і взаємоузгоджує весь цикл документотворення, документозберігання та використання документної інформації, і базується на поєднанні методик архівознавства, археографії, документознавства. Процес інформатизації архівної справи має три взаємопов'язані складові:

- науково-архівознавчу – визначення об'єктів комп'ютеризації технологічних процесів архівної справи на етапах комплектування, обліку, використання, зберігання документів, розроблення методичних засад каталогізації та методики архівного описування для комп'ютеризованих систем, створення уніфікованої та стандартизованої терміносистеми тощо;

- інформаційно-технологічну – добір оптимального програмного забезпечення та його раціональне пристосування до специфіки різних об'єктів комп'ютеризації, побудова інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійна підтримка функціонування систем, захист інформації, оновлення об­ладнання та модифікація програмних рішень тощо;

- науково-організаційну та управлінську – організація роботи та реалізація концепції інформатизації архівної справи, вдо­сконалення системи управління архівною справою, прий­няття оптимальних фінансово-економічних та організацій­них рішень для різних об'єктів комп'ютеризації.

На початку 1990-х років Україна мала певний досвід ство­рення архівних інформаційних ресурсів різних рівнів. 1989 року Головне архівне управління України видало наказ “Про створення автоматизованої інформаційної системи в Головному архівному управлінні України” на базі Центрального фондового каталогу СРСР. Система передба­чала створення бази даних на всі фонди, які зберігаються в архів­них установах України на основі облікової інформації фондового каталогу, що створювався традиційними технологіями протягом 50 років і сконцентрував інформацію про понад 200 тис. архівних фондів. Автоматизована інформаційна система, виконуючи функції державного обліку, зберегла всі реквізити традиційної картки фон­ду, містила пере­важно службову інформацію й дозволяла вести пошук інформації по кожному архіву, номеру, категорії, типу фондів, за пред­метно-тематичною ознакою, географічною назвою та прізвищем. Отже, система, що є зразком загальносистемного централізованого рівня інформатизації, передбачала й елементи науково-пошукових функцій.

Внутріархівні інформаційні бази даних фон­дового та подокументного рівня з актуальних питань соціального розвитку відображають створення баз даних різної функціо­нальної спрямованості окремих центральних та обласних ар­хівів. Ця практика окреслила окремі актуальні аспекти, що випливають з функцій баз даних і визначають типи даних та інформаційних систем.

Перший тип – обліковий, зумовлений функцією управлін­ня інформацією та обліком, грунтується на створенні баз да­них, коли в основу опису покладено зведені облікові документи фондового рівня (паспорт, аркуш фонду). Науковий пошук є до­датковою функцією. Цей підхід, наприклад, був реалізований у Центральному державному архіві-музеї літератури і мистецтва України. Головною особливістю архіву-музею є те, що більшу частину документів становлять фонди особового по­ходження діячів літератури і мистецтва, а також інформація про фонди творчих спілок, установ і організацій профілю комплек­тування, яка охоплює одну предметну галузь і тип фондів. Така база даних розрахована на тривале використання і є перспектив­ною з огляду на включення її ресурсів до зведених баз даних державного рівня.

Другий тип – тематичний, пов'язаний з необхідністю опера­тивного використання актуальної інформації подокументного рівня за предметно-тематичною ознакою. В цьому випадку фор­муються тематичні бази даних інформації на основі міжфондового або фондового подокументного предметно-тематичного пошуку. Предмет визначається актуальністю тематики та орієнтуванням на певні категорії користувачів і враховує нагальні суспільні потреби. Проблема виникає, як правило, під впливом рішень владних структур, виконання яких потребує використання ар­хівної інформації, або для вирішення внутрішніх питань довід­кового апарату архіву.

В Україні такий процес визначився наприкінці XX ст. і був обме­жений галуззю соціально-правових запитів. Прикладом є бази даних, розроблені для визначення соціальних і пенсійних пільг, компенсацій тощо: на репресованих та осіб, вивезених під час Другої сві­тової війни до Німеччини. Створення баз даних тема­тичної інформації є трудомістким процесом і потребує спеціального методичного забезпечення.

Третій тип – обліково-пошуковий, пов'язаний з поєднанням функції обліку та пошуку на подокументному рівні. Він харак­теризується послідовним описуванням і реєстрацією власне окремих видів документів за принципом архівного облікового докумен­та – архівного опису. Певний досвід поєднання подокументного обліку та видового описування фотодокументів як окремого різновиду документів має Центральний державний кінофотофоноархів ім. Г. Пшеничного.

Четвертий тип – пошуково-видавничий, коли база даних створюється для тривалих видавничих проектів внутріархівних довідників, путівників. Це дозволяє публікувати довід­ники за певною структурою будь-якої інформації з баз даних, а в міру нарощування та модифікації інформації видавати чергове видання, доповнене та виправлене. Воно може мати електронну форму і видаватися як традиційним способом, так і на ком­пакт-дисках.

Окремий напрям в інформатизації архівної справи становить “Національна архівна інформаційна система “Архівна та руко­писна україніка”, розроблення якої розпочалося 1992 року для ство­рення єдиної інформаційної системи на всі архівні фонди, що зберігають документи українського походження (або про Украї­ну) в архівосховищах світу. Об'єктом комп'ютеризації став опис групового рівня – пофондовий і за систематизованою групою документів, яка заслуговує на виокремлення як єдине ціле. Си­стема орієнтована на кумуляцію інформації про архівні фонди та окремі групи документів, що за змістом поєднані поняттям “ук­раїніка” не лише в рамках державної системи України, а й за її межами. Характерною особливістю системи є те, що вона роз­криває зміст, склад та походження фонду детальніше, ніж у Центральному фондовому каталозі.

Отже, в Україні апробовано різні об'єкти комп'ютеризації, здійснювалася міжфондова, пофондова, подокументна, предметно-тематична каталогізація груп документів, а також створення національних, центральних і локальних баз даних. Проте ці процеси розвивалися значною мірою стихійно. Практика засвідчила, що подальший ефективний розвиток системи без узгодженої координованої політики інформатизації неможливий.

Кінець 1980 – початок 1990-х років виявився переломним не лише в суспільно-політичній галузі, – він зумовив упровадження західної електронної техніки і технологій, значно вищих за своїм рівнем. Програмні продукти розширювали можливості збільшення обсягів інформації та її класифікації, з'явилися методи інтелектуалізації систем, а отже – можливість врахування специфіки архівної інформації. Виникла потреба з нових позицій розглянути функції, завдання та принципи побудови інформаційних масивів і систем; забезпечити розроблення єдиної державної та наукової, науково-організаційної стратегії створен­ня уніфікованих систем описування та класифікації архівної інформації. Ця стратегія передбачала створення взаємоузгоджених технічних, технологічних, лінгвістичних та організаційних засад інтеграції інформації в комп'ютерних системах різних рівнів, входження до сучасної інформаційної інфраструктури України та міжнародних комп'ютерних мереж.

Реальні кроки до формування централізованої інформаційної системи пов'язані із створенням 1994 року Українського науково-дос­лідного інституту архівної справи та документознавства, відділ автоматизованих інформаційно-пошу­кових систем якого протягом 1996-1998 років розробив кон­цептуальні положення комп'ютеризації архівної справи та організував широке обговорення на спеціальних нарадах основних підходів до інформатизації архівної справи в Україні.

Об'єктом комп'ютеризації було обрано окремі організаційно-управлінські та технологічні процеси (комплектування, облік, зберігання, використання) і довідковий апарат (описи, покаж­чики, каталоги).

Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій Державного комітету архівів здійснювалася за такими напрямами: а) центра­лізоване управління архівною справою (відповідно до мате­ріального, фінансового, кадрового стану та структури системи) і створення локальних баз даних, не пов'язаних з інформацій­ними ресурсами архівної галузі; б) централізоване управління архівними інформаційними ресурсами через комп'ютеризацію основних функцій Державного комітету архівів у галузі централізованого обліку ресурсів архівів та їх використання, а також створення “Дер­жавного реєстру національного культурного надбання”.

Комп'ютеризація довідкового апарату архіву є другим орга­нізаційно-обліковим і найскладнішим завданням. Вона охоплює процеси створення довідкового апарату про склад і зміст фон­дів Національного архівного фонду та організацію науково-публікаційної, а також науково-інфор­маційної діяльності архіву, яка ґрунтується на інших методичних і технологічних засадах.

Необхідність представлення об'єкта в моделі даних вимагала уніфікації архівного описування різного рівня та стандартизації техно­логічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типологізації програмних рішень.

Моделі даних (форми опису) мають стандартизовану струк­туру описування архівної інформації і повинні стати обов'язковим нормативним документом для забезпечення взаємозв'язку різних технологічних процесів і систем в архівній галузі України.

Найдоцільнішою на першому етапі є комп'ютеризація про­цесів комплектування та централізованого обліку на рівні Держ­авного комітету архівів і окремого архіву – облікова інформація рівня установ – джерел комплектування та рівня архівного фонду. Цей на­прям реалізується в процесі створення інформаційної системи “Центральний фондовий каталог” та формуванням баз даних “Джерела комплектування”.

Оскільки розгортання комп'ютеризації потребує розроблен­ня відповідної стандартизованої архівної термінології та її вико­ристання в комп'ютерних системах, важливим є завдання розроблення предметних рубрик класифікаційних схем за системою знань, адміністративно-політич­ним і територіальним поділом, географічними найменуваннями, персоналіями, авторитетними базами даних (установ та імен). Основа по­кладена створенням термінологічного словника “Архівістика”, підготовленого Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та його розробками нової схеми класи­фікації документної інформації в систематичних каталогах.

В умовах системного підходу до інформатизації архівної га­лузі принципове значення має типологізація програмного за­безпечення та основних технологічних рішень, що дозволяє ефективно використовувати матеріальні ресурси та кадровий потенціал архівних установ, забезпечити сумісність національ­них, регіональних і локальних баз даних архівних установ.

Протягом 1999-2001 років питання координації інформатизації та уніфікації дескриптивних методик покладалися на Державний комітет архівів України, який розробив “Програму створення галузевої інформаційної системи”. Реалізація програми розпо­чалася із заснування Центру інформаційних технологій Державного комітету архівів, встановлення виділеного каналу доступу до мережі Інтернет, побудови першого сегменту локальної мережі, введен­ня в експлуатацію серверів Державного комітету архівів. Водночас було роз­роблено web-сайт Державного комітету архівів, що сконцентрував комплексні ресурси, які висвітлюють основні напрями діяльності архівів, хроніку подій, основні видання та ін. Обсяг web-сайту Державного комітету архівів склав 27 Мб, однак інтенсивність користування ним надзвичайна висока – кількість запитів до сайту, що надходять із США, Росії, Німеччини, Польщі, Франції, Сингапуру, Тайвані, Норвегії, Угорщини, Італії, Кир­гизстану та ін., варіюється від 50 до 450 на годину.

Таким чином, на початок XXI ст. вихідним положенням кон­цепції комп'ютеризації галузі стало створення можливостей до­ступу до інформації і представлення архівних ресурсів галузі в Інтернеті на кількох рівнях.

Інституційний рівень репрезентовано електронним довідником “Архівні установи в Україні”, що становить головне інформаційне ядро офіційного web-сайту Державного комітету архівів і налічує 56 об'єктів (центральних і регіональних державних архівів, галузевих ар­хівів, архівних установ Національної академії наук України, наукових бібліотек і музеїв).

Пофондовий рівень репрезентовано інформаційною системою “Центральний фондовий каталог”. Облікові бази пофондового рівня підтримуються в 14 архівах. Структурно практично всі вони базуються на основному обліковому документі архіву – аркуші фонду. Загалом на початок 2002 року в них представлено близько 40 тис. фондів – до 20% загальної кількості фондів Національного архівного фонду України. Повні електронні пофондові каталоги створені на документи Кам'янець-Подільського міського державного архіву і Державного архіву Київської області.

Третій, поглиблений рівень централізованої системи акуму­лює відомості про структурні частини фондів – описи (близько 600 тис. об'єктів описування). Наприкінці 2000 року прийнято програму під­готовки анотованих реєстрів описів фондів – своєрідних путів­ників нового покоління. Важливе значення для цього рівня має створення, підтримка та інтеграція в єдину систему тематичних баз даних, що з'явились у другій половині 1990-х років. На початок 2002 року в 20 ар­хівних установах створено понад 40 тематичних баз даних, сумарним обсягом близько 1,5 млн. записів. Це бази даних для задоволення запитів соціально-правового характеру – на гро­мадян, вивезених на примусові роботи під час Другої світової війни, репресованих і реабілітованих, “розкуркулених”, загиблих під час війни, тих, які мешкали на окупованій території, а та­кож бази даних метричних книг, що дозволяють здійснювати пошук за запитами генеалогічного характеру. В Інституті рукопису Національної бібліотеки України ім. В. Вернадського діє база даних “Кодекс”, що включає кодикологічні відомості про рукописну книгу XIV-XVII ст. Бази даних рукописної книги є і в Інституті українознавства ім. І. Крип'якевича (м. Львів) Національної академії наук України.

Наприкінці 1990-х років Центром інформаційних технологій Державного комітету архівів розроблено програму створення мережі Інтернет-ресурсів державних архівів на 2000-2005 роки, що передбачає створення Центру web-ресурсів галузі в Державному комітеті архівів із побудовою локальної мережі, введення в експлуатацію серверів для представлення центральних та інших архівів Києва в мережі Інтернет; впровадження поштових web-серверів і серверів баз даних в регіональних архівах; побудова галу­зевої мережі передавання даних.

Загалом розвиток інформаційних технологій за 1990-ті роки досягнув таких рівнів, що дозволив значно прискорити переве­дення змісту документів з паперових на електронні версії за до­помогою цифрових технологій, тисячократно прискорити обмін інформацією і надав можливості конвертації інформації з будь-яких технологічно застарілих баз даних до новітніх, розширив­ши можливості обігу інформації. Водночас технологічно вирі­шена проблема класифікації інформації в інформаційних си­стемах, яка становила практично неподоланний бар'єр на початок 1990-х років.