§ 54. Бухгалтерская обработка документов

Все документы до записи их по счетам предварительно подвергаются специальной бухгалтерской обработке. Бухгалтерская обработка документов заключается в их проверке, шифровке, таксировке, группировке. Проверка документов производится при их приемке бухгалтерией. Каждый документ подвергается всесторонней проверке и контролю; 1) в отношении соблюдения установленной формы, 2) по существу, 3) с арифметической стороны.

Проверка соблюдения установленной формы имеет целью выяснить, содержит ли документ необходимые для учета данные, имеются ли в нем все обязательные реквизиты и правильно ли они заполнены, оформлен ли документ надлежащими подписями и т.п.

Проверка по существу устанавливает необходимость, целесообразность и законность указанной в документе операции, соответствие ее содержания плановым заданиям, нормам, сметам и т.п.

Арифметическая проверка контролирует правильность произведенных в документе вычислений и подсчетов.

Если при проверке окажется, что документ составлен неправильно, он возвращается составителю для исправления или же для составления нового документа.

После проверки документы шифруются. В каждом предприятии действует целая система шифров, позволяющая все показатели, содержащиеся в документах, и все направления их последующей обработки выразить в цифрах.

При обработке документов в бухгалтерии они после проверки и шифровки расцениваются (таксируются). Расценка документов заключается в проставлении в документах наряду с количественными показателями операции также и денежного ее выражения.

Расценка производится иногда в момент составления документов.

Необходимо также отметить, что обрабатываемые документы подвергаются гашению.

Гашением называется отметка на документах об их использовании. Следует различать оперативное и учетное гашение документов.

Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения возможных злоупотреблений с использованием этих документов для повторного получения по ним денег. Для этого кассовые документы немедленно после совершения по ним операции (по выдаче или приему денег) подлежат обязатель­ному гашению путем проставления на них штампа или надписи от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты. Документы банковские, по зарплате и др. гасятся штампом "Погашено".

Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам — для связи с этой записью, а также во избежание ошибочной повторной записи их и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. Это гашение производится путем проставления на документах разметочного штампа.

На первичных документах, являющихся приложением к составленному на их основе документу бухгалтерского оформления (свод­ному документу — авансовому отчету и т.п.), проставляется, кроме того, порядковый номер листа приложения.