§ 56. Хранение документов

Исполненные учетные документы хранятся в архиве.

Хранение документов играет значительную роль в деле пра­вильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целость и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность поль­зования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно распо­лагаются в удобном для отыскания порядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами,

Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих при­знаков:

1) по предметному признаку (по вопросам, по операциям, на­пример кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы и т.п.);

2) по корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям ор­ганизаций, к которым относятся данные документы);

3) по хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев — по дням);

4) по номерам документов.

Бухгалтерские документы, на основании которых произведены записи по счетам, хранятся с подразделением по видам операций (кассовые, материальные, расчетные и т.п.) и по числам месяца.

Способ хранения бухгалтерских документов зависит также от применяемой формы учета. Так, при журнально-ордерной форме учета документы хранятся в папках с подразделением по названиям и номерам журналов-ордеров, в которые они записаны. Внутри папки документы располагаются в порядке последовательности их записи в журналы-ордера.

В архиве дела располагаются в определенном порядке — по алфавиту, по номерам и т.п.

Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них материала подразделяются на центральный или общий и местные (текущие).

В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет).

В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).