1.3.Учет производственных запасов. Система сохранения тмц. Система документального оформления тмц.

Товарно-материальные ценности - это тот актив, который является основным в балансе многих предприятий. Сфера его использования чрезвычайно широка: от обычной перепродажи к участию в процессе производства и услуг. Вот почему учет ТМЦ занимает место не только в общей системе бухгалтерского учета, но и во многих автоматизированных учетных программах.

Есть группа лиц (и физических, и юридических), занимающихся предпринимательством, для которых ТМЦ - основной объект учетной работы. Это и частные предприниматели, и небольшие предприятия на едином налоге, а также крупные фирмы, удаленные подразделения (склады) которых ведут обособленный учет ТМЦ. Для одних важна торговая специфика учета с количественно-итоговыми характеристиками ТМЦ, для других - производственная специфика учета ТМЦ. Одни пользователи довольствуются простыми стандартными настройками автоматизированной системы учета ТМЦ, для других крайне важно иметь универсальную систему, настраивается и позволяет автоматизировать учет как торговой, так и производственной деятельности.

В процессе документального оформления первичного учета материалов необходимо пользоваться соответствующими нормативными документами.

Материальные, сырьевые и топливные ресурсы являются одними из важнейших на предприятии, поэтому и документальное оформление поступления, наличия и расходования указанных ресурсов является достаточно ответственным процессом, который должен обеспечить необходимую информацию, как для учета, так и для контроля и оперативного управления движением материальных ценностей.

Основными типовыми документами по оприходованию материалов являются Накладные, Товарно-транспортные накладные, Приходные ордера, Приемные акты и т.п.

Материалы, поступающие на склад, тщательно проверяются, устанавливается соответствие их качества, количества, ассортимента условиям поставок и сопроводительным документам. Если не выявлено расхождений, материалы принимают. При этом возможны два варианта оформления прихода: непосредственно на документе поставщика или путем выписывания Приходного ордера. В первом случае на одном экземпляре документа (поставщика), который подписывает материально ответственное лицо, ставят штампы приема, на втором – оформляют Приходный ордер (ф. М-4). Приходные ордера используются для количественно-суммового учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки.

В случаях расхождений в количестве или качестве с данными сопроводительных документов поставщика, а также для материалов, поступивших без платежных документов, составляют Акт приема материалов (ф. М-7). Акт составляется комиссией, назначаемой руководителем предприятия, в которую входят заведующий складом, представитель отдела снабжения (или соответствующее лицо) и др. В этой комиссии обязательным является участие представителя поставщика, а при отсутствии его (например, из-за расстояния) – представителя другой незаинтересованной организации. Акт составляется в двух экземплярах. Данный Акт является основанием для оприходования бухгалтерией фактически принятых материалов. Приходный ордер при этом не заполняется.

При получении грузов с железнодорожной станции экспедитор обязан проверить соответствие количества мест, которые поступают, и знаков маркировки на них с данными сопроводительных документов. Если груз прибыл в исправном вагоне без признаков взлома, экспедитор должен добиться выборочной проверки массы и состояния прибывших материалов.

Если при приеме груза будут установлены расхождения с данными, указанными в транспортных документах, или возникли вопросы относительно целостности груза (сорванная или поврежденная пломба), составляют Коммерческий акт. Данный акт является основанием для предъявления претензий к железной дороге или пароходству о возмещении убытков.

Материальные ценности, поступившие от поставщика автомобильным транспортом, оприходуются на склад на основании Товарно-транспортной накладной, полученной от грузоотправителя.

В случае, если материальные ценности, например, листовое железо, поступают в одной единице измерения (по весу), а расходуются в другой (по счету), то их оприходование, хранение и отпуск необходимо отражать во всех документах в двух единицах измерения.

В случае поступления груза на склад без документов отдел снабжения выписывает приказ складу о приеме груза без документов. Заведующий складом сдает приказы в бухгалтерию вместе с приходными ордерами.

Для получения материалов от иногороднего поставщика покупатель должен выдать экспедитору (или представителю отдела снабжения) доверенность, Доверенность т.ф. М-2 регистрируется в Журнале регистрации доверенностей. Необходимо наладить суровый контроль своевременного оприходования материалов и возвращением неиспользованных поручений.

При мелких покупках материалов за наличные (например, канцелярских принадлежностей) подотчетное лицо обязано сдать материалы на склад, а кладовщик на счете поставщика должен поставить отметку о дате, номер Приходного ордера и подпись.

Необходимо ежедневно получать в банке счета-фактуры ф. № 868, проверять их соответствие поступлению материальных ценностей на склад предприятия (отдел снабжения) и контролировать своевременность их оплаты (финансовый отдел предприятия, а на малом предприятии – главный бухгалтер).

При условии длительного отсутствия и пребывания в пути материальных ценностей необходимо принимать меры к розыску груза.

Контроль своевременного поступления материалов осуществляется отделом снабжения и бухгалтерией, а принятие оперативных мер по розыску груза возлагается на отдел снабжения, менеджера и т.п.

Необходимо обеспечить своевременное оформление поступления материалов, за этим должны следить работники бухгалтерии (материальный отдел или главный бухгалтер малого предприятия).

В практике случается, когда производственные запасы поступают на склад без счетов-фактур поставщиков. Такие поставки называют неотфактурованными. Бухгалтерия должна организовать отдельный учет расчетов за эти материалы и принять меры к своевременному получению счетов от поставщиков.

В случае поступления груза на склад без документов отдел снабжения выписывает приказ складу о приеме груза без документов. Заведующий складом предъявляет приказы бухгалтерии вместе с приходными ордерами.

На склады также могут поступать материалы из своих цехов – это продукция собственного производства и излишне полученные и неиспользованные материалы, а также материалы, полученные от ликвидации основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, брака в производстве, и отходы. Эти материалы оприходуют на склады с помощью Накладных-требований (формы М-11).

Накладная на возврат из цеха на склад материалов, не использованных в производстве, выписывается только в том случае, если материалы были отпущены не по лимитно-заборной карте, поскольку в ней предусмотрен учет возврата материалов, отпущенных в производство.

Отпуск материалов в производство – это их отпуск непосредственно для изготовления продукции, а также на ремонтные и хозяйственные нужды.

Материалы в производство должны отпускаться в строгом соответствии с лимитами, установленными на основе норм расхода материалов на единицу изделия и планов выпуска продукции на месяц.

Основными документами, отражающими отпуск материалов со склада, являются лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Отпуск материалов для внутрихозяйственных нужд оформляется, требованиями, представляющими собой единство распорядительного и оправдательного документов. Отпуск повторяющихся материалов можно оформлять лимитно-заборными картами, объединяющими в себе распорядительный документ, содержащий лимит (ограниченное количество) отпуска, и накопительный оправдательный документ, который подтверждает многократный отпуск материалов со склада в счет лимита. Лимитно-заборные карты заполняются планово-производственным отделом накануне получения материала (месяца) и визируются отделом снабжения.

В лимитно-заборных картах указывается месячный отпуск данному цеху (физическому лицу – работнику) материалов определенного номенклатурного номера (или нескольких номеров).

Лимит определяется исходя из производственной программы цеха и действующих норм расходов материалов с учетом существующих в цехах остатков неиспользованных материалов на начало месяца. Лимит может устанавливаться на каждый заказ отдельно.

Лимитно-заборные карты выписывают в двух экземплярах: один до начала месяца передается цеху-потребителю, другой – складу. Желательно печатать их на бумаге разного цвета, чтобы четче отличать экземпляр цеха от экземпляра склада.

Выдаваемые лимитно-заборные карты регистрируются отделом снабжения в реестре, копия которого после раздачи карт сдается в бухгалтерию для контроля своевременной сдачи лимитно-заборных карт бухгалтерии (бухгалтеру).

Заведующий складом (или кладовщик) делает отметку о количестве отпущенного материала в обоих экземплярах лимитно-заборной карты и определяет остаток (сальдо) неиспользованного лимита. Факт отпуска подтверждается двумя подписями: заведующего складом и получателя материалов.

По окончании месяца или после использования лимита лимитно-заборные карты сдают в бухгалтерию.

Отпуск товарно-материальных ценностей на сторону производится на основании договоров, нарядов и других документов и письменного распоряжения руководителя предприятия. Оформляется он отделом снабжения (или соответствующим лицом) путем выписки Накладной на отпуск материалов на сторону (типовая форма М-20).

Отпуск, как и поступление материалов, оформляют также товарно-транспортной накладной.

Внутреннее перемещение материалов со склада на склад оформляют также накладной М-11, сдачу отходов производства на склад и возврат неиспользованных в производстве материалов – накладной № М-12.

В отделе снабжения предприятия-покупателя проводят оперативный учет выполнения договоров поставщиками и покупателями материалов. В этом случае открывают специальный журнал учета поступления грузов, в котором отдел снабжения обязан: зарегистрировать все документы поступающих грузов; проверить соответствие данных документов поставщика договору; отметить реализацию фондов; передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза (в случае поступления материалов по железной дороге или водным путем); передать первичные документы в бухгалтерию или финансовый отдел.

Таким образом, снабжение каждого предприятия материальными ресурсами представляет собой единство двух процессов: а) транспортировку и доставку на предприятие заказанных и закупленных материальных ресурсов на основании соответствующей первичной документации; б) оформление задолженности и оплаты поставщикам полученных от них материальных ценностей.

Предприятие-покупатель обязано проконтролировать доставку груза, организовать его приемку и отгрузку, соответствующее хранение на складе или в других местах. Ответственность за доставку груза и его сохранность в пути несет организация, перевозящая груз, на основании оформленных должным образом транспортных документов.

Покупатель принимает груз по количеству и качеству на своем складе. Возможно также получение груза самовывозом, когда представитель покупателя получает груз на складе поставщика по доверенности, вывозит его своим транспортом. Ответственность покупателя за полученные материальные ценности возникает с момента подписания его представителем товарных документов на получение груза.

Приобретение материальных ценностей в натуре заканчивается после их поступления и оприходования на склад покупателя.