7. Учёт расчётов с подотчётными лицами

Подотчётными лицами называют работников организации, получивших денежные авансы на хозяйственные расходы и на затраты по командировкам. Порядок выдачи денег под отчёт, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, регламентированы Правилами ведения кассовых операций, утвержденными Банком России от 22.09.93 г. № 40 (с изменениями и доплнениями). При направлении работников в командировку предусмотрены нормы возмещения расходов по найму жилого помещения и норма расхода суточных при командировках. Расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно, оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, в соответствии с ограничениями на использование отдельных видов транспорта. Организации могут производить дополнительные выплаты по командировкам сверх установленных норм и относить их на себестоимость продукции на основании коллективного договора или других нормативных актов организации. Для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

Подотчетные лица обязаны, не позднее трёх рабочих дней по истечении срока, на который выданы наличные деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчёт, внести остаток подотчётной суммы в кассу предприятия или же получить из неё сумму возникшего перерасхода.

Подотчётным лицам разрешается расходовать денежные авансы только на те цели, на которые они выданы. Новый аванс подотчётному лицу выдают только после полного расчёта по предыдущему авансу. В бухгалтерии проверяют авансовые отчеты и устанавливают направления списания расходов, после чего их утверждает руководитель.

Подотчётные суммы учитывают на синтетическом счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Регистром для учёта операций с подотчётными лицами служит журнал-ордер №7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учёт с линейной формой записи. Каждой выданной под отчёт сумме отводится в этом регистре одна строка (линейка), на которой по мере предоставления авансового отчёта отражается сдача в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода.

Выдача денег в подотчет оформляется записью на счетах:

Д-т 71 К-т 50.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, оформляются записями:

Д-т 10, 26 и др. К-т 10.

Остаток неиспользованного аванса:

Д-т 50 К-т 71.

Невозвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т 71.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчёт, авансовые отчёты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в полученных, израсходованных суммах.