2. Документация по учету движения материалов

Отдел маркетинга на предприятии контролирует выполнение поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, своевременно не прибывшие. Если при приемке груза от транспортных организаций обнаружены нарушения пломб, тары, следствием чего может быть недостача или порча груза, необходимо составить коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации.

При приеме материалов на склад материально - ответственное лицо проверяет соответствие количества, качества, ассортимента поступивших материалов документам поставщика. При отсутствии расхождений материально - ответственное лицо выписывает приходный ордер.

Если груз доставляется централизованно автотранспортом, то поставщик выписывает товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах.

В случаях поступления материалов без платежных документов, а также количественных и качественных расхождений с данными сопроводительных документов поставщика составляется акт о приемке материалов в двух экземплярах: первый для бухгалтерии предприятия, второй - отделу маркетинга для предъявления претензии поставщику.

Приходным ордером не оформляется как вышеизложенная ситуация, так и материалы, по которым необходимо провести лабораторный анализ, технический осмотр или принятые на ответственное хранение. Учет этих материалов ведется в специальной книге, что обеспечивает сохранность материалов, не принадлежащих предприятию.

Внутреннее перемещение материалов со склада на склад, из цеха на склад (экономия материалов, ценные отходы производства, отходы от брака продукции, от ликвидации основных средств или выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов) оформляется накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) в двух экземплярах: один - цеху, другой - складу.

Лимитно-заборные карты, требования, накладные - это документы, позволяющие оформить расход материалов на производственные нужды.

Лимитно-заборные карты выписываются отделом маркетинга на один или несколько видов материалов, относящихся к определенному заказу или коду затрат, в двух экземплярах: один - цеху, другой - складу. Причем при отпуске материалов со склада кладовщик расписывается в карте цеха, а представитель цеха – в лимитно-заборной карте склада. После каждого отпуска в этом документе определяется остаток неиспользованного лимита. По окончании месяца или при использовании лимита этот расходный документ сдается в бухгалтерию предприятия, где осуществляется текущий контроль соблюдения установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

Сверхлимитный отпуск материалов на производство (перерасход, возмещение брака или замена материалов) оформляется выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода.

Отпуск материалов на сторону или дочерним предприятиям оформляется накладными, которые выписываются в трех экземплярах.