1.1.3.Учет подотчетных сумм. Порядок выдачи подотчетных сумм и своевременность предоставления авансовых отчетов.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия.

Размер этих сумм ограничен и определяется руководителем предприятия, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руко­водителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в Украине лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении сро­ка, на который они выданы, или со дня возвращения их из ко­мандировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.                    

    На основании приказа руководителя, например, о направле­нии в командировку, или о нормах на отдельные виды предста­вительских расходов бухгалтером составляется смета, итог кото­рой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером. При составлении сметы следует учитывать действующие нор­мы командировочных расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации. При компенсации затрат работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок средства в подотчет выдаются на основании приказа руководителя при предъявлении соответствующих документов (копии техпаспорта автотранспортного средства) с учетом действующих норм и оформляются также расходным кассовым ордером. Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хо­зяйственные нужды - например, закупку материалов основных средств, товаров и т. д., оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно отграничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия). Аванс - это расчетная сумма средств на предусмотренные расходы. Аванс может быть выдан наличными из кассы учреждения, чеком со счетов в банковских учреждениях, а также денежным переводом через органы связи, если командированному лицу продлевается срок командировки. Выдача аванса на хозяйственные нужды рассчитывается на основе данных информации о стоимости соответствующих материальных ценностей. Порядок расходования средств на хозяйственные нужды регулируется сметными назначениями бюджетного учреждения, а также Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине от 19.02.2001№ 72. Деньги из кассы на хозяйственные нужды учреждения выдается при отсутствии задолженности по авансовым суммами конкретного подотчетного лица, полученными ранее. На заявлении работника на выдачу наличных денег под отчет относится разрешительная подпись руководителя учреждения. Подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию учреждения отчет о расходовании полученных в кассе сумм, а также остаток неиспользованной наличности. Если работник учреждения приобрел за собственные наличные средства товары (продукцию, услуги) или использовал эти средства в командировке для нужд учреждения, он отчитывается за потраченные средства в только что указанном порядке. К авансовому отчету обязательно прилагаются оправдательные документы: удостоверение на командировки, проездные документы (транспортные билеты, багажные квитанции, страховые документы), документы о найме жилья, чеки, квитанции. Авансовый отчет подается в течение трех дней после возвращения из командировки. Остаток неиспользованных средств согласно авансовым отчетом подлежит возврату в кассу учреждения в срок сдачи авансового отчета и возвращается к кассы в валюте, в которой был выдан аванс. Если работник во время командировки использовал корпоративные пластиковые карты международных платежных систем, то отчитываться он должен не позднее 10-ти рабочих дней, а с разрешения руководителя (при наличии уважительных причин) - 20-ти рабочих дней. Задолженность работников учреждения в случае невозвращения в установленный срок выданной под отчет на служебную командировку аванса в национальной валюте Украины по решению руководителя учреждения подлежит удержанию из заработной платы. В иностранной валюте такая задолженность взыскивается с работника в сумме, эквивалентной тройной сумме, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу Национального банка Украины на день погашения задолженности. В бухгалтерии учреждения осуществляется арифметическая проверка авансовых отчетов: проверяется правильность оформления первичных документов, законность произведенных расходов. Руководитель учреждения обязан не позднее чем за три рабочих дня принять решение относительно утверждения проверенных авансовых отчетов. Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете № 372 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету этого счета фиксируются суммы, выданные под отчет, а также суммы перерасхода, что их возмещает подотчетное лицо, по кредиту - расходы суммы аванса и возвращены остатки подотчетных сумм. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в мемориальном ордере № 8 "Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами", ф. № 386 (бюджет) по кодам экономической классификации расходов.