7.4. Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета

Прежде чем приступать к автоматизации бухгалтер­ского учета на предприятии руководитель, а также пер­сонал, так или иначе связанный с проектом, должны ответить на ряд вопросов. Например, какова степень готовности к автоматизации? Наличие собственно компьютеров и сопутствующей офисной техники безус­ловно важно, но это не главное. Прежде всего труд на предприятии должен быть систематизирован, то есть персо­нал должен знать, как отрабатывать стандартные ситуа­ции, а также как неизбежное, — нестандартные. Только в этом случае даже использование автономных средств автоматизации даст ощутимый результат. Если деятельность отдельных элементов в «живой» системе налажена и стабилизирована и предприятие готово к автоматизации, встает вопрос: автоматизация учета или учет на базе автоматизации?

Следующий вопрос касается выбора собственно автоматизации: комплексная или системная автомати­зация? При комплексной автоматизации предприятие оснащается набором АРМ, каждое из которых помогает решению той или иной задачи. Но если информацион­ные связи между автономными АРМ разорваны, это дает почву для умышленных искажений, небрежности или обычных ошибок и требует дополнительного контроля и дублирования информации. В системе же разрыв какой-либо информационной цепочки сигнализирует об ава­рии и локализует ее источник. При системной автоматизации предполагается, что объектом выступает не от­дельная задача, а предприятие в целом или его часть, которая сама по себе образует систему.

Обязательным при подготовке к переходу на автома­тизированную систему учета является возложение и/или распределение ответственности за мероприятия по подготовке и проведению автоматизации:

1. Один из сотрудников (менеджер) должен нести пол­ную ответственность за проект.

2. Весь персонал, так или иначе связанный с проек­том (включая рядовых бухгалтеров), должен участвовать в планировании системы и ее внедрении.

3. Менеджер по внедрению должен определить при­оритет задач и действий, и быть готовым к их поэтапно­му выполнению.

4. Фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых компьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов.

5. Директор предприятия (фирмы) должен знать весь проект в деталях.

При планировании бюджета для закупки компью­терных и программных средств необходимо оценить оку­паемость программного продукта, для этого необходимо проанализировать стоимость самого программного сред­ства и затраты на его освоение и эксплуатацию.