8.1. Схема и график документооборота

Часть бухгалтерского дела, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Процесс движения документов, начиная от их составле­ния, приемки и обработки и заканчивая сдачей их на хра­нение в архив, принято называть документооборотом.

Таким образом, документооборот - движение до­кументов в организации по информационным техноло­гическим цепочкам (создание или получение их от дру­гих предприятий, принятие к учету, обработка, вклю­чая передачу в архив), регламентируемое графиком и да­ющее возможность проинформировать всех заинтересо­ванных лиц, довести до них принятие решения.

График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим созда­ние стройной системы организации бухгалтерского уче­та в организации. Он является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности. Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:

• ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;

• выполнение работ в соответствии с планом инди­видуального распределения обязанностей, то есть каж­дый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;

• выполнение работ, установленных планом распре­деления обязанностей;

• выполнение работ в течение установленной продол­жительности рабочего дня.

График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финан­совой деятельности, обеспечивает:

• своевременное составление и представление бух­галтерской и статистической отчетности в установлен­ные адреса;

• своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организацией.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразде­лением предприятия, учреждения, а также всеми испол­нителями с указанием их взаимосвязи и сроков выпол­нения работ.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особен­ностей организации, ее структуры и структуры управле­ния, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п.

Документооборот может быть:

- входящим (документы поступают от других организаций);

- исходящим (документы предназначены для вне­шних пользователей);

- внутреннего назначения (документы для собствен­ных нужд).