Часть 1. Классификация бухгалтерских документов.

Документация – способ сплошного непрерывного первичного

отображения объектов бухгалтерского учета путем их документального оформления.

Документы – это письменные свидетельства об осуществлении хозяйственной

операции, дающие юридическую силу данным бухгалтерского учета. Обязательным

условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является

оформление их соответствую­щими документами Документация является важным

элементом метода бухгалтерского учета: она служит для пер­вичного наблюдения за

хозяйственными операциями и является обязательным условием для отражения их в

учете. При помощи документов осуществляется первичная регистрация совершаемых

хозяйственных операций. При составлении документов используют типовые бланки.

Все операции, совершаемые на предприятии оформляются определенными документами.

По документам можно установить сроки совершения операций и лиц, участвовавших в

оформлении этой операции. На основании документов осуществляется контроль за

работой отдельных подразделений и должностных лиц. По данным документов

проводят аудиторские проверки и документальные ревизии. В учете отражается все

то, что подтверждено бухгалтерскими документами. От своевременности составления

и качества документов в значительной мере зависит качество самого учета и

составляе­мой на его основе отчетности. Документация имеет важное значение

в управлении деятельностью предприятий В форме соответствующих документов

(платежных поручений, кассовых ордеров, нарядов, требова­ний и др.) даются

распоряжения на совершение хозяйственных операций (перечисление или выдачу

денежных средств, отпуск материалов, выполнение работы и т.д.). Для работников,

вы­полняющих эти распоряжения (кассиров, материально ответст­венных лиц,

рабочих и др.), документы служат обоснованием осу­ществленных ими операций.

Особенно велико значение документов для предварительного и последующего

контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций,

соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль

осуществляют руководя­щие работники предприятия: подписывая .документ, они берут

на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом.

Последующий контроль осуществляют работ­ники бухгалтерии при приемке и

обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных

органов. Важное значение документы имеют в обеспечении контроля за

сохранностью имущества предприятия, рациональном его использовании. Строгое

соблюдение порядка приемки и отпус­ка материальных ценностей и денежных

средств, осуществле­ние расчетных отношений только на основании, надлежаще

оформленных документов предупреждает злоупотребления до­лжностных лиц. Практика

свидетельствует, что недостачи, рас­траты и бесхозяйственность, различные

злоупотребления чаще всего бывают там, где документы оформляются

несвоевремен­но и неправильно, учет ведется неудовлетворительно. Документы

имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство

осуществления хозяйственных опе­раций, а поэтому используются судебными

органами при рас­смотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают за

документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если они

составлены своевременно и правильно оформлены.

Документы классифицируются по следующим признакам: По назначению: 1.

Распорядительные – содержат приказ, распоряжение или задание руководителя

предприятия о совершении определенной операции, эти документы служат основанием

для приема-выдачи денег и материальных ценностей. К таким документам относят:

распоряжения о проведении инвентаризации; приказ об учетной политике; приказ о

предоставлении отпуска. Распорядительные документы сами по себе не подтверждают

того факта, что операция совершена, и, следовательно, не являются основанием

для отражения в бухгалтерском учете. 2. Оправдательные (исполнительные) –

удостоверяют факт совершения операции. Они составляются в момент совершения

операции и свидетельствуют о ее выполнении. К ним относятся: письменные акты;

акты ликвидации объектов основных средств; приходные и расходные кассовые

ордера. Эти документы служат основанием для последующей бухгалтерской

регистрации совершившихся операций. 3. Документы бухгалтерского оформления –

составляются работниками бухгалтерии по данным распорядительных и

оправдательных документов. На практике часто пользуются документами,

сочетающими в себе признаки трех вышеперечисленных видов. Такие документы

называются комбинированными. По порядку отражения в них операций. Все

документы, кроме чисто распорядительных делятся на: 1. Первичные – составляются

в момент совершения операции или сразу после нее: накладные, акты приемы и

выбытия. 2. Вторичные (сводные) – отражают операции, уже зафиксированные в

первичных документах. Они обобщают первичные документы: отчеты материально

ответственных лиц, авансовые отчеты. По способу составления первичные и

сводные документы делятся на: 1. Разовые – составляются единовременно в один

прием для отражения одной или нескольких операций. К их числу относятся

большинство первичных документов. 2. Накопительные – их составляют постепенно

для отражения систематически повторяющихся операций. Эти документы окончательно

формируются лишь по истечении установленного срока и только после этого они

служат основанием для бухгалтерских записей. К ним относятся: наряды на

сдельную работу, лимитно-заборные карты. По месту составления: 1.

Внутренние – документы, составляющиеся на данном предприятии. 2. Внешние –

составляются на другом предприятии и поступают на данное предприятие.