Часть 2. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выда­ваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Фе­дерации от 08.02.2002 г. № 93 с 01.01.2002 г. оплата суточных произво­дится в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата най­ма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, под­твержденным соответствующими документами (с учетом установлен­ных ограничений на использование соответствующего транспорта).

Руководители организаций могут разрешить, в порядке исключе­ния, производить дополнительные выплаты, связанные с командиров­ками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения зат­раты на командировки принимаются в установленных пределах.

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом сче­те 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса».

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с креди­та счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные

расходы» и других в зависимости от характера расходов. Возврате ные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет расходов подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списы вают со счета 71 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи цен ностей». Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 «расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

Особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу. При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установ­ленных норм суточных и квартирных.

Полученную в банке валюту приходуют по счету 50 «Касса» с кре­дита счета 52 «Валютные счета». Выданная под отчет валюта списыва­ется со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте плате­жа и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на момент выдачи.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчет­ных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехо­зяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расхо­дов по курсу на день представления отчета. При изменении за пери­од командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная - на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная - на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выдан­ной под отчет.

Под хозяйственно - операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать следующее:

наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10-дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;

платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными средствами между юридическими лицами;

лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в один день по нескольким документам;

платежи должны вноситься в кассу организации - продавца;

при совершении покупки товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон (ст.163 ГК РФ);

при совершении покупки у физического лица сделка оформляется договором купли - продажи, который содержит данные физического лица - продавца товара;

при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, место жительства продавца, наименование продуктов и т.п.).

Нарушение указанного правила может привести к уплате организацией штрафа в двукратном размере суммы произведенного платежа.

При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выданы денежные средства в подотчет;

Д-т сч. 10, 19, 20, 26 и др. К-т сч. 71 - оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам;

Д-т сч. 41 К-т сч. 71 - оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - возвращен неиспользованный аванс;

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

Денежные средства могут быть выданы работнику в подотчет на представительские нужды. Состав расходов на указанные нужды установлен Минфином России Приказом от 1 марта 2001 г. N 18н "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения", согласно которому в состав представительских расходов включаются затраты, связанные с: проведением официального приема (завтрак, обед или другое аналогичное мероприятие) представителей (участников); их транспортным обеспечением; посещением культурно - зрелищных мероприятий; буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы; оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Расходы командированных работников в своих представительствах по оказанию представительских услуг включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) по соответствующей статье общехозяйственных расходов.

При этом расходы по оплате такси, аренде автомобиля или его прокату считаются доходом работника, который облагается налогом на доходы физических лиц.

Каждая организация определяет при утверждении сметы общехозяйственных расходов состав представительских расходов и их нормы. При превышении указанными расходами норм, установленных Минфином России, сумма превышения для целей налогообложения увеличивает сумму налогооблагаемой прибыли.

При нарушении установленных правил осуществления представительских расходов или расширении их состава указанные суммы также не принимаются в составе расходов при налогообложении прибыли.

При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выданы денежные средства в подотчет на представительские расходы;

Д-т сч. 19, 26 К-т сч. 71 - отражены представительские расходы, в том числе НДС по услугам;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - возвращен неиспользованный аванс;

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

При превышении норм по данным расходам сумма НДС, приходящаяся на перерасход, восстанавливается. Делается следующая запись: Д-т сч. 84, К-т сч. 68.

Билет № 19