Документирование операций

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приход­ными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записы­вают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные орде­ра подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные — руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расход­ным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешитель­ная подпись руководителя организации, подпись руководителя на рас­ходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассо­вые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выда­ча денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособ­ности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордеpa после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении де­нег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платеж­ной ведомости.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздат­чикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир веден Книгу учета приня­тых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплачен­ных документов оформляются подписями.

Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы состав­ляют один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их до­кументы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журна­ле регистрации приходных и расходных кассовых документов. Рас­ходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-пла­тежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответ­ствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.