Документальное оформление поступления и расходов производственных запасов

Первичные документы по поступлению и расходу производ­ственных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движени­ем, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

На поставку материалов предприятие заключает дого­вора с поставщиками, которые определяют права, обязанности и от­ветственность сторон по поставкам продукции.

Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтер­скими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — платежное тре­бование (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, дру­гой — через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют со­ответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества ма­териалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Проверенные платежные требования из отдела снабжения пере­дают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экс­педитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по ко­личеству мест и массе. Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают пе­речень материалов, подлежащих получению. При приемке материа­лов экспедитор производит не только количественную, но и качествен­ную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие коли­чества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материа­лы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учиты­ваются одновременно в двух единицах измерения.

Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Важным усло­вием контроля за рациональным использованием материалов являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе дан­ных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нуж­ды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Их выпи­сывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на 1 ме­сяц. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего мате­риалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наи­менование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установлен­ного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного ма­териала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнитель­ный отпуск материалов).

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно ис­пользовать карточки учета материалов.