Учет производственных запасов на складах и в бухгалтерии

Учет производственных запасов на складах. На складах (кладовых) материальные ценности размещают по сек­циям, а внутри них — по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответстви­ем фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом, кото­рого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой до­говор по установленной форме о полной индивидуальной материаль­ной ответственности.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик запол­няет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения мате­риалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатур­ный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточ­ках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открыва­ют отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

В условиях функционирования АСУП и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета применяют систематичес­ки составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов.

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений предприятия поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются затем на вычислительную уста­новку (ВУ).

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расхо­ду материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материа­лов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натураль­ном, но и денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборота­ми и остатками на соответствующих синтетических счетах и данны­ми карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы груп­пируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках ана­литического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в каче­стве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ве­дущиеся на складах.

При использовании ЭВМ все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-счислительные ведомости) составляют на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную.