Формы бухгалтерского учета

Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, последовательнос­тью связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, т.е. использованием тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с уста­новленным порядком и способом записи в них.

В настоящее время в организациях наиболее распространены ме­мориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированная фор­мы учета.

При мемориально-ордерной форме учета по данным первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делают на основании первичных или свод­ных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые све­ряются между собой.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последо­вательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналити­ческих регистров, счетные машины, копировальный способ регистра­ции. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной ра­боты между квалифицированными и менее квалифицированными ра­ботниками.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дуб­лированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регист­рационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость ана­литического учета (он часто отстает от синтетического учета);

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

применение для учета хозяйственных операций журналов-орде­ров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналити­ческого учета;

объединение в журналах-ордерах систематической записи с хро­нологической; .

отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разре­зе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

сокращение количества записей благодаря рациональному пост­роению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются они на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоян­ный номер. Как правило, журналы-ордера имеют различную форму.

Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непо­средственно с первичных документов, либо со вспомогательных ве­домостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов. Во втором случае в журналы-ордера записы­вают итоги вспомогательных ведомостей.

Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематичес­кая запись в журналах является одновременно и хронологической за­писью. Необходимость ведения специальных хронологических реги­стров при данной форме учета отпадает. Не составляются и мемориальные ордера, поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосред­ственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам.

Оборотные ведомости составляются лишь по тем счетам, в кото­рых аналитический учет ведется самостоятельно.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу.

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета. Это достига­ется за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналити­ческого учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ве­домостей по аналитическим счетам).

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентиро­ванных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

От значительной части указанных недостатков свободна автома­тизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ. В общем виде данной форме учета, свойственна такая последователь­ность обработки информации: машинный носитель информации — ЭВМ — машинограммы выходной информации.

В настоящее время организации интенсивно оснащаются много­функциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ — компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, листах и др.) и на ма­шинных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, маг­нитной ленте и др.).

Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечива­ет: механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; вы­сокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повы­шение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление боль­шей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.

Запись в учётные регистры производят на основании должным образом оформленных бухгалтерских документов (в соответствии с положением о документах и документообороте) на второй день после совершения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в ос­новном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных опера­ций.