Документация и учет кассовых операций

Одним из важнейших участков финансово-хозяйственной деятельности организаций являются кассовые операции, которые регулируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций). Все кассовые операции можно разделить на две большие группы: приходные— по поступлению денежных средств в кассу ирасходные— по расходованию денежных средств из кассы.

Документальное оформление кассовых операций строго регламентировано: все предприятия и организации (за исключением кредитных) применяют унифицированные формы первичной учетной документации, которые были утверждены постановлением Госкомстата России от 18 ав­густа 1998 г. № 88. Указанные формы включают:

КО-1 — «Приходный кассовый ордер» — для оформле­ния поступления наличных денег в кассу;

КО-2 «Расходный кассовый ордер» — для оформления выдачи наличных денег из кассы;

КО-3 — «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» — для регистрации кассовых орде­ров или заменяющих их документов;

КО-4 — «Кассовая книга» — для учета поступлений и выдачи наличных денег;

КО-5 — «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» — для учета денег, выданных кассиром, и возврата денег в кассу.

Прежде чем кассир примет или выдаст деньги из кас­сы, бухгалтерия проверяет правильность оформления до­кументов (авансовые отчеты, счета на оплату, расчетно-платежные ведомости, приказ на командировку и т.п.), затем оформляет приходные или расходные кассовые ор­дера, которые выписываются в день совершения операции в одном экземпляре. Не допускаются при оформлении кас­совых документов поправки и исправления, а документы, заполненные неправильно, уничтожаются и составляются новые.

Приходный кассовый ордер по форме КО-1 подписы­вается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, расходный кассовый ордер по форме КО-2 — руководи­телем организации и главным бухгалтером или уполно­моченным лицом. Если на прилагаемом к расходному ордеру документе есть разрешительная подпись руково­дителя, то он может не подписывать расходный кассовый ордер, например, подпись руководителя к выдаче денег по расчетно-платежной ведомости. Затем приходные и рас­ходные кассовые ордера заносятся в журнал регистрации по форме КО-3 и передаются кассиру вместе с приложен­ными к ним документами. При этом запрещается выдавать на руки ордера тем лицам, которые получают или вносят деньги.

Когда кассир получает документы, он проверяет пра­вильность их оформления и наличие подписей (при об­наружении ошибок документы возвращаются в бухгалтерию), затем при получении денег оформляет квитанцию к приходному кассовому ордеру, подписывает ее и ставит печать, и после этого передает квитанцию лицу, которое внесло деньги в кассу. На приложенных документах ставит­ся штамп или надпись «получено». Если при инвентариза­ции денег в кассе будут обнаружены суммы, не оформлен­ные приходными кассовыми ордерами, то они зачисляются в доход организации.

Выдача денег из кассы производится по расходному кас­совому ордеру и только лицу, указанному в нем. При вы­даче денег получатель предъявляет документ, реквизиты которого заносятся в расходный кассовый ордер, и ставит свою подпись в соответствующей графе. Если же кассир выдал деньги из кассы без расходного кассового ордера, то выданная сумма считается недостачей и взыскивается с кас­сира как с материально ответственного лица. При получе­нии денег из кассы по доверенности указываются фамилии, имена и отчества как получателя, так и того лица, которо­му доверено получение денег, он же и ставит свою подпись. Выдача денег под отчет, например, на закупку материалов, хозяйственные нужды должна быть оформлена заявлением подотчетного лица, где ставится сумма и разрешительная надпись руководителя. Руководитель может издать приказ по определенным лицам, постоянно получающим из кассы деньги под отчет. Следует помнить, что деньги могут быть выданы подотчетному лицу из кассы только при наличии отчета о ранее полученных суммах. Авансовые отчеты по­дотчетных лиц представляются в течение 3-х дней по исте­чении срока, на который они были выданы, с приложением документов и проверяются бухгалтером.

Все предприятия и организации, имеющие кассу, долж­ны вести кассовую книгу по форме КО-4, которая может быть только в единственном числе. Записи в кассовую книгу делаются под копирку в двух экземплярах, при этом сама книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью, а количество листов в книге завере­но подписями руководителя и главного бухгалтера. Второй экземпляр листов в кассовой книге — отрывной и являет­ся отчетом кассира, а первый экземпляр листов остается в кассовой книге, следовательно, первые и вторые экзем­пляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи в кассовую книгу кассир делает сразу после получения или выдачи денег, если операции осуществляются с наличной иностранной валютой, то записи должны быть сделаны и в валюте, и в рублях. Когда закончен день, кассир подсчи­тывает обороты за день, выводит остатки по кассе и пере­дает в бухгалтерию второй отрывной лист для отчета с при­ложением приходных и расходных кассовых документов. Таким образом, кассовая книга представляет информацию для заполнения журнала-ордера № 1 по кредиту счета 50 «Касса» и дебетовой ведомости к нему.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, а исправление ошибок производится корректурным способом: зачеркивается неправильная сум­ма (текст), надписывается правильная сумма (текст), ста­вятся подписи лиц, которые внесли исправления и дата.

Если в организации несколько кассиров или заработная плата выдается доверенными лицами, то ведется книга уче­та принятых и выданных кассиром денег по форме КО-5. Как выдача, так и возврат денег оформляются подписями кассира и доверенных лиц.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовая книга могут вестись автоматизированным спосо­бом.

При осуществлении кассовых операций организация должна учитывать установленный Банком России лимит расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. По состоянию на 1 января 2010 г. он составляет 100 000 руб. по одной сделке в течение одного рабочего дня.

Когда на работу в организацию принимается кассир, то он должен быть ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций, после чего с ним заключается договор о полной материальной ответственности (если в штате не предусмо­трена должность кассира, то ее может выполнять бухгалтер, при условии заключения договора о полной материальной ответственности).

Наличные денежные средства из кассы организации подлежат сдаче в учреждения обслуживающих банков для зачисления на расчетный счет. Порядок и сроки сдачи де­нег в банк устанавливаются обслуживающим банком и ор­ганизацией по согласованию. Порядок установления ли­мита остатка наличности в кассе утвержден Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г.№ 14-П (далее — Положение о правилах наличного обра­щения).

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливает­ся банком по согласованию с организацией из расчета вы­ручки, получаемой организацией в день (среднедневной доход), выплат наличными деньгами, кроме расходов на заработную плату (среднедневной расход). При этом учи­тываются особенности режима работы организации, по­рядок и сроки сдачи наличных денег в учреждения банков (в объединенные кассы, инкассаторам, в кассу банка, на по­чту). Если у организации есть структурные подразделения, не имеющие расчетных счетов, то лимит остатка налично­сти устанавливается с учетом подразделений. В случае, ког­да организация имеет несколько расчетных счетов в разных банках, она обращается в одно из учреждений банка для установления лимита остатка наличных денег в кассе, после чего направляет уведомление в другие учреждения банков об установленном ей лимите. Лимит остатка денег в кассе может быть изменен банком по обоснованию организации. Если же организация своевременно не представила расчет на установление ей лимита денежной наличности в кассе, то лимит будет считаться равным нулю, а вся денежная на­личность — сверхлимитной.

Остаток денежных средств в кассе на конец дня может быть нулевым, меньше или равным величине установлен­ного лимита, а сверх установленного лимита денежная на­личность может храниться в кассе только в течение 3-х дней, предназначенных для выплаты заработной платы, социальных пособий и стипендий. В тех случаях, когда заработная плата, пособия или стипендия не получены, они депонируются и денежные средства возвращаются в банк.

Передача денег в банк оформляется путем выписки та­кого документа, как «Объявление на взнос наличными» с получением квитанции от учреждения банка, а получе­ние денег в кассу с расчетного счета осуществляется по­средством чеков. В соответствии с действующими норма­тивными документами, организация может расходовать деньги из выручки на следующие цели: оплату труда и вы­платы социального характера, командировочные и канце­лярские расходы, оплату срочных ремонтов и другие рас­ходы.

Денежная наличность в кассе подлежит инвентариза­ции. Порядок ее проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее — Методические указания по инвентаризации).

Ревизия кассы проводится в сроки, которые определяют­ся руководителем (кроме случаев обязательных инвентари­заций), бывает внезапной и осуществляется путем полного пересчета денежной наличности и документов, хранящихся в кассе (почтовых марок, вексельных марок, билетов, цен­ных бумаг и др.). После пересчета наличности проводится сверка ее фактической суммы с данными учета по кассовой книге. По результатам ревизии составляется акт, в кото­ром указываются суммы недостачи или излишка денежных средств в кассе, причины их возникновения и приводится решение руководителя организации.

Денежные расчеты наличными и с использованием пла­стиковых карт должны проводиться организациями при помощи контрольно-кассовой техники на основании Феде­рального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении налич­ных денежных расчетов и (или) расчетов с использовани­ем платежных карт» (далее — Закон о ККТ). При приоб­ретении контрольно-кассовой техники (ККТ), организация заключает договор с центром технического обслуживания, регистрирует ККТ в налоговой инспекции по месту поста­новки на учет и получает от налогового органа карточку ре­гистрации ККТ. Все рекомендованные к применению ККТ внесены в Государственный реестр.

Организации могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков стро­гой отчетности. Порядок осуществления таких расчетов, а также учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности установлен постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. К бланкам строгой отчетности от­носятся: квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных расчетов и расчетов с исполь­зованием платежных карт. Формы бланков строгой отчет­ности утверждаются Минфином России. Если для определенного вида деятельности организации форма бланков строгой отчетности не установлена, то организация должна применять ККТ.

В законодательном порядке установлен перечень пред­приятий и организаций, которые в своей деятельности мо­гут осуществлять расчеты без применения ККТ и бланков строгой отчетности. К ним относятся организации, осу­ществляющие следующие виды деятельности:

• продажа газет и журналов и сопутствующих товаров в киосках (если доля от продажи газет и журналов состав­ляет не менее 50 % товарооборота);

• обеспечение питанием учащихся и работников обще­образовательных школ;

• продажа ценных бумаг, лотерейных билетов;

• торговля на рынках, ярмарках, выставочных комплек­сах (за исключением магазинов, палаток, киосков и дру­гих торговых мест, обеспечивающих показ и сохранность товара);

• разносная мелкорозничная торговля продовольствен­ными и непродовольственными товарами с ручных теле­жек, корзин, лотков (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров с особыми условия­ми хранения);

• продажа в пассажирских вагонах поездов чайной про­дукции;

• продажа проездных билетов и талонов и некоторые другие виды деятельности.

Налоговые органы контролируют исполнение Закона о ККТ. В соответствии с Кодексом РФ об административ­ных правонарушениях (КоАП) ответственность за непри­менение ККТ влечет уплату штрафов: для физических лиц — от 1500 до 2000 руб.; должностных лиц — от 3000 до 4000 руб.; юридических лиц — от 30 000 до 40 000 руб.

Бухгалтерский учет наличия и движения денежных средств в кассе ведется на синтетическом счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты субсчета по наличной ино­странной валюте, денежным документам и др. Основные регистры — журнал-ордер № 1 и дебетовая ведомость.

Остаток по счету 50 «Касса» отражается в балансе во II разделе актива, в составе денежных средств организации.

В бухгалтерском учете кассовые операции отражаются следующими бухгалтерскими проводками (табл. 3.1).

Таблица 3.1