7.Оборудование архивохранилищ

Оборудование архивохранилищ:

• применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них ис­пользуются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;

• оборудование располагается с учетом особенностей помеще­ния, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с окон­ными проемами;

• не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным сте­нам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы:

• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

• расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;

• расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;

• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не ме­нее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;

• высота стеллажа - 220—240 см;

• ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хране­нии коробок или связок с делами - 35-40 см;

• ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;

• расстояние между полками по высоте — 35—40 см;

• при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;

• документы размещаются на стеллажах с использованием пер­вичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

Размещение документов в архивохранилище:

• документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;

• документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для но­вых поступлений;

• документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, доку­менты личного состава также хранятся отдельно;

• обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имею­щие в оформлении драгметаллы документы;

• учетные документы хранятся отдельно от документов архива;

• в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранят­ся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, крат­косрочного хранения — без связок по годам хранения;

• при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;

• коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;

• связки документов формируются не более 20 см толщиной;

• коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;

• коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указыва­ются название и номер фонда, номер описи, первая и послед­няя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

Ведение топографических указателей:

• помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения - буквами, стеллажи и полки - цифрами;

• нумерация комнат производится от входа слева направо;

• нумерация стеллажей и полок производится от входа в храни­лище слева направо;

• нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;

• односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;

• в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические ука­затели;

• постеллажная карточка определяет место хранения докумен­тов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки рас­полагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;

• пофондовая карточка определяет место хранения фондов, по­скольку ее основным реквизитом является номер фонда с по­следующей ссылкой на место его хранения, карточки распола­гаются по номерам фондов в пределах архива;

• в совокупности постеллажные и пофондовые карточки явля­ются единым топографическим указателем, определяющим ме­сто хранения документов фонда.