1. Под описанием документов и дел понимается:

• процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;

• раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

• Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.

Основными принципами описания являются:

• соответствие описания первичному архивному документу;

• взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уров­ней описания;

• недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются:

• название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

• название структурной части;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• аннотация;

• крайние даты документов;

• количество листов в единице хранения;

• архивный шифр.

К элементам описания относятся:

• информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем еди­ницы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

• информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда;

• информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

• информация об условиях доступа и использования — условия дос­тупа, авторские права, условия репродуцирования и использо­вания, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность доку­мента, внешние особенности;

• дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография.