2.Описание на уровне фонда, единицы измерения документа

Описание на уровне фонда включает:

• название фонда;

• справочные данные;

• поисковые данные, характеристика фонда;

• информацию по истории фондообразователя и фонда;

• аннотацию;

• библиографию;

• условия доступа и использования.

Описание на уровне единицы хранения предполагает:

• название фонда;

• название структурной части фондообразователя;

• справочные данные;

• вид носителя информации;

• условия доступа и использования;

• заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.

Описание на уровне документа включает:

• заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, мест­ность, дата;

• справочные данные — поисковые данные;

• вид носителя информации;

• условия доступа и использования.

Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.

В простом заголовке должны быть отражены:

• вид дела, вид, разновидность документа;

• автор;

• корреспондент;

• предмет, вопрос;

• местность;

• дата;

• подлинность, копийность.

Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.

При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:

• фамилия, имя, отчество фондообразователя;

• заголовок дела;

• крайние даты документов;

• количество листов;

• архивный шифр.

При описании можно составлять первичные описательные кар­точки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.