2. Порядок проведения проверки
Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.
При проверке необходимо:
соблюдать порядок расположения документов на стеллажах, в коробках, папках, связках;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;
изымать из фонда неправильно подложенные дела других фондов;
изымать не внесенные в опись дела фонда, помещая их отдельно вслед за учтенными делами с целью последующей архивной обработки;
составлять на каждое необнаруженное дело карточку учета необнаруженного дела для последующего ее включения в картотеку необнаруженных дел;
изымать и изолировать дела с биолого-техническими повреждениями;
при выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, опись пересоставляется в соответствии с реальным содержанием дел;
внесение во время проверки изменений в учетную документацию запрещается, все изменения вносятся после окончания проверки.
Во время проверки:
производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);
устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись;
дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;
составляются на каждую опись каждого фонда листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по окончании проверки вносятся в дело фонда;
на основании листов проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;
после проверки дел по описи в конце ее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;
биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки.
Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время ее, во все учетные документы.
В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск.
Для проведения эффективного розыска необходимо:
изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилищ;
организовать розыск не обнаруженных при проверке дел как в архиве, так и в других структурных подразделениях, организациях;
провести целевые проверки документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения, в которые могли подложить исчезнувшее дело;
изучить дело фонда с целью выявления возможных записей о движении исчезнувшего дела.
Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаруженных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.
Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:
акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
акты о выделении документов к уничтожению;
акты о неисправимых повреждениях дел;
акты о передаче дел в другие архивы и организации.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отметка о снятии их с учета.
- Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения
- Предмет архивоведения
- Основные понятия архивоведения
- Особенности учебной дисциплины "Архивоведение "
- Вопрос 2. Становление архивного дела в Киевской Руси
- 1.Основные виды документов в Киевской Руси
- 2. Первые архивы Киевской Руси
- Вопрос 3. Архивное дело в Московской Руси
- 1.Становление архивного дела в Московской Руси
- 2.Государственный архив России
- 3.Формирование сети приказных архивов
- Вопрос 4. Архивное дело в XVIII в.
- 1. Влияние реформ Петра I на архивное дело
- 2. Порядок учета и хранения архивов в петровскую и постпетровскую эру
- Вопрос 5. Архивное дело в первой половине XIX в.
- 1.Министерская система начала XIX в. И архивное дело
- 2. Учет архивов, эволюция архивного дела в начале и середине XIX в.
- Вопрос 6. Архивное дело во второй половине XIX в.
- 1.Влияние реформ Александра II на архивное дело
- 2.Система архивного дела и его совершенствование во второй половине XIX в.
- Вопрос 7. Архивное дело на рубеже XIX-XX в.В.
- 1.Состояние архивного дела на рубеже XIX—XX в.В.
- 2. Архивные комиссии. Первая мировая война
- Вопрос 8. Становление советской архивной системы
- 1.Первые декреты советской власти в области архивов
- 2.Новые архивы, созданные при советской власти
- 3.Новый порядок пользования архивами
- 4.Новый порядок управления архивным делом
- Вопрос 9. Развитие архивного дела в довоенный и военный периоды
- 1.Создание новых архивов в 1930-е гг.
- 2.Влияние тоталитарной системы на архивное дело
- 3.Положение о Государственном архивном фонде от 29.03.1941. Новая система архивов в ссср
- Вопрос 10. Архивное дело в послевоенный период
- 1. Влияние последствий вов на архивное дело
- 2.Положение о гаф ссср от 13.08.1958
- 3.Положение о гаф ссср и гау ссср от 04.04.1980
- Вопрос 12. Основы законодательства рф об Архивном фонде рф и архивах
- 1.Характеристика Закона рф "Основы законодательства рф об Архивном фонде рф и архивах" от 07.07.93
- 2.Порядок хранения документов Архивного фонда рф
- 3. Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов рф
- Вопрос 13. Система Росархива
- 1.Понятие и структура Росархива
- 2.Современные федеральные госархивы
- 3. Нормативные акты, регулирующие порядок делопроизводства и работу архивов
- Вопрос 14. Архивный фонд рф
- 1.Архивный фонд рф
- 2. Государственная и негосударственная части Архивного фонда рф
- Вопрос 15. Федеральная архивная служба Российской Федерации
- 1.Центральные и иные органы государственной власти рф, управляющие архивным делом
- 2.Федеральная архивная служба рф — Росархив
- 3.Государственный архив
- 4.Ведомственный архив
- Вопрос 16. Организация документов Архивного фонда рф
- 1.Критерии организации документов в рф
- 2. Фондообразование
- Вопрос 17. Комплектование архива
- 1.Понятие и содержание комплектования архива
- 2.Источник комплектования
- Вопрос 18. Подготовка и порядок передачи документов в архив
- 1.Понятие архивного дела и порядок его комплектования
- 2.Требования к архивному делу
- 3.Передача дела в архив
- Вопрос 19. Основные правила фондирования документов в архиве
- 1.Понятие фондирования
- 2.Единый фонд и образование нового фонда
- Вопрос 20. Экспертиза ценности документов
- 1. Понятие экспертизы ценности документов
- 2.Задачи и этапы экспертизы
- 3.Экспертные комиссии
- Вопрос 21. Учет документов в архивах
- 1.Понятие государственного учета документов
- 2. Учетные документы архива
- Вопрос 22. Научно-справочный Архивный аппарат
- 1.Характеристика научно-справочного архивного аппарата
- 2.Принципы построения научно-справочного аппарата
- 3.Понятие архивного справочника
- 4.Структура архивных справочников
- Вопрос 23. Архивная опись.
- 1.Понятие и функции архивной описи
- 2.Правила составления архивной описи
- Вопрос 24. Система архивных каталогов
- 1.Понятие архивного каталога
- 2.Порядок каталогизации архивных документов
- 3.Виды архивных каталогов
- Вопрос 25. Архивные путеводители
- 1.Понятие архивного путеводителя
- 2.Виды архивных путеводителей
- 3.Структура путеводителя
- Вопрос 26. Обзоры архивных документов
- 1.Понятие обзора архивных документов
- 2.Система построения обзора
- Вопрос 27. Архивные указатели
- 1.Понятие архивного указателя
- 3. Содержание истории фондообразования
- Вопрос 29. Архивное описание документов и дел
- 1.Понятие архивного описания
- 1. Под описанием документов и дел понимается:
- 2.Описание на уровне фонда, единицы измерения документа
- Вопрос 30. Информатизация архивного дела
- 1.Понятие информатизации
- 2.Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле
- 3.Объекты информатизации
- 4.Цели информатизации
- 5.Принципы информатизации
- 6.Информационные системы
- 7.Содержание базы данных архивов
- Вопрос 31. Обеспечение сохранности документов в архивах
- 1.Понятие режима хранения документов
- 2.Требования к зданиям и помещениям архива
- 3.Световой режим
- 4.Температурно-влажностный режим
- 5.Санитарно-гигиенический режим
- 6.Охранный режим
- 7.Оборудование архивохранилищ
- Вопрос 32. Первичная реставрация и консервация архивных документов
- 1.Понятие первичной реставрации и консервации архивных документов
- 2.Содержание реставрации и консервант
- Вопрос 33. Проверка наличия и состояния документов в архивах
- 1.Задачи проверки документов в архиве
- 2. Порядок проведения проверки
- Вопрос 34. Доступ к документам Архивного фонда рф
- 1.Основные нормативные акты, регулирующие доступ к документам архивного фонда рф
- 2. Порядок допуска к документам архивного фонда
- Вопрос 35. Использование архивных документов
- 1.Понятие использования архивных документов
- 2.Основные направления, цели, формы использования архивных документов
- 3.Основные требования к работе по использованию архивных документов
- 4. Этапы поиска документной информации
- Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей
- 1.Характеристика информационного обеспечения пользователей
- 2. Понятие, содержание запроса и виды ответов архива
- Вопрос 37. Работа читального зала архива
- 1.Понятие читального зала
- 2.Порядок работы в читальном зале
- Вопрос 38. Формы массового использования архивных документов
- 1.Понятие форм массового использования архивных документов
- 2. Содержание форм массового использования архивных документов
- Вопрос 39. Учет использования архивных документов
- 1.Цели учета использования архивных документов
- 2.Первичные документы ведомственного архива
- 3.Первичные документы государственного архива
- 4.Вторичная обобщающая информация
- 5.Аналитические обзоры
- Вопрос 40. Технотронные архивы
- 1.Понятием виды технотронных архивов
- 2.Ведущие технотронные архивы
- 3.Порядок хранения документов в технотронных архивах
- Вопрос 41. Электронные архивы
- 1.Понятие электронных архивов
- 2.Порядок принятия электронных документов в архив
- Вопрос 42. Организация работы архива
- 1.Создание государственного и ведомственного архива
- 2. Порядок работы архива
- Вопрос 43. Работа с персоналом архива
- 1.Организация труда персонала архива
- 2.Международный этический кодекс архивистов 1966 года
- 3.Заведующий архивом
- 4.Архивариус
- Вопрос 44. Архивный маркетинг
- 1.Понятие маркетинга архивной организации
- 2. Содержание архивного маркетинга
- Вопрос 45. Архив негосударственной организации
- 1.Характеристика негосударственной части Архивного фонда рф
- 2.Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда рф и Государственной архивной службой рф.
- Список литературы