1.Характеристика научно-справочного архивного аппарата

Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о соста­ве и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и ар­хивной информации в целях их эффективного использования.

Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:

• межархивными (Росархив — архивы);

• внутриархивными (архив - фонд);

• межфондовыми (фонд — дело);

• внутрифондовыми (дело — документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.

Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из опи­саний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники могут быть обязательными - опись, ката­лог и дополнительными - указатели, обзоры. Основой научно­-справочного аппарата является архивная опись документов. Осталь­ные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе "Учет документов в архивах", и информа­ционно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входя­щие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справоч­никами.