Тельчаров

1.Понятие архивного дела и порядок его комплектования

Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.

Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Порядок формирования дел:

дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;
в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;
документы в деле располагаются по их хронологии;
дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см;
приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;
каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;
документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

Содержание