2.Единый фонд и образование нового фонда
Фонд является единым, если:
организация восстановлена с прежними функциями после временной приостановки ее деятельности;
произошло расширение или сужение объема ее прав или территориальных границ деятельности;
организация распалась на ряд других с передачей им своих функций;
организация переименована или частично изменила свое название;
организация передана из одного ведомства в другое;
организация сменила свое местонахождение или структуру.
Новый фонд образуется при создании новой организации, даже при сохранении полностью или частично прежнего названия, но с новой структурой и функциями.
Фонд может быть систематизирован на следующей основе:
хронологически-структурной — дела группируются по хронологии, а внутри ее — по структуре;
структурно-хронологической - дела группируются по структуре, а внутри ее - по хронологии;
хронологически-функциональной — дела группируются по хронологии, а внутри ее — по функциям организации;
функционально-хронологической — дела группируются по функциям организации, а внутри их — по хронологии.
Возможны другие варианты исходя из принципов систематизации единиц хранения внутри фонда, их значения для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.
Фонды личного происхождения систематизируются по следующей схеме:
творческие документы;
письма фондообразователя;
письма фондообразователю;
документы к биографии фондообразователя;
документы имущественно-хозяйственного и бытового характера;
документы членов семьи фондообразователя и других лиц, отложившиеся в фонде;
коллекции.
Внутри каждого раздела документы группируются но хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведений в зависимости от их объема и удобства пользования.
Хронологическими границами архивного фонда являются:
организации — даты образования и ликвидации;
объединенного фонда — даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций;
личного происхождения — даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;
коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.
При этом возможен, по ряду объективных причин, выход крайних дат конкретных документов за рамки хронологии архивного фонда.
При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомственных, а через них и государственных архивов.
- Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения
- Предмет архивоведения
- Основные понятия архивоведения
- Особенности учебной дисциплины "Архивоведение "
- Вопрос 2. Становление архивного дела в Киевской Руси
- 1.Основные виды документов в Киевской Руси
- 2. Первые архивы Киевской Руси
- Вопрос 3. Архивное дело в Московской Руси
- 1.Становление архивного дела в Московской Руси
- 2.Государственный архив России
- 3.Формирование сети приказных архивов
- Вопрос 4. Архивное дело в XVIII в.
- 1. Влияние реформ Петра I на архивное дело
- 2. Порядок учета и хранения архивов в петровскую и постпетровскую эру
- Вопрос 5. Архивное дело в первой половине XIX в.
- 1.Министерская система начала XIX в. И архивное дело
- 2. Учет архивов, эволюция архивного дела в начале и середине XIX в.
- Вопрос 6. Архивное дело во второй половине XIX в.
- 1.Влияние реформ Александра II на архивное дело
- 2.Система архивного дела и его совершенствование во второй половине XIX в.
- Вопрос 7. Архивное дело на рубеже XIX-XX в.В.
- 1.Состояние архивного дела на рубеже XIX—XX в.В.
- 2. Архивные комиссии. Первая мировая война
- Вопрос 8. Становление советской архивной системы
- 1.Первые декреты советской власти в области архивов
- 2.Новые архивы, созданные при советской власти
- 3.Новый порядок пользования архивами
- 4.Новый порядок управления архивным делом
- Вопрос 9. Развитие архивного дела в довоенный и военный периоды
- 1.Создание новых архивов в 1930-е гг.
- 2.Влияние тоталитарной системы на архивное дело
- 3.Положение о Государственном архивном фонде от 29.03.1941. Новая система архивов в ссср
- Вопрос 10. Архивное дело в послевоенный период
- 1. Влияние последствий вов на архивное дело
- 2.Положение о гаф ссср от 13.08.1958
- 3.Положение о гаф ссср и гау ссср от 04.04.1980
- Вопрос 12. Основы законодательства рф об Архивном фонде рф и архивах
- 1.Характеристика Закона рф "Основы законодательства рф об Архивном фонде рф и архивах" от 07.07.93
- 2.Порядок хранения документов Архивного фонда рф
- 3. Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов рф
- Вопрос 13. Система Росархива
- 1.Понятие и структура Росархива
- 2.Современные федеральные госархивы
- 3. Нормативные акты, регулирующие порядок делопроизводства и работу архивов
- Вопрос 14. Архивный фонд рф
- 1.Архивный фонд рф
- 2. Государственная и негосударственная части Архивного фонда рф
- Вопрос 15. Федеральная архивная служба Российской Федерации
- 1.Центральные и иные органы государственной власти рф, управляющие архивным делом
- 2.Федеральная архивная служба рф — Росархив
- 3.Государственный архив
- 4.Ведомственный архив
- Вопрос 16. Организация документов Архивного фонда рф
- 1.Критерии организации документов в рф
- 2. Фондообразование
- Вопрос 17. Комплектование архива
- 1.Понятие и содержание комплектования архива
- 2.Источник комплектования
- Вопрос 18. Подготовка и порядок передачи документов в архив
- 1.Понятие архивного дела и порядок его комплектования
- 2.Требования к архивному делу
- 3.Передача дела в архив
- Вопрос 19. Основные правила фондирования документов в архиве
- 1.Понятие фондирования
- 2.Единый фонд и образование нового фонда
- Вопрос 20. Экспертиза ценности документов
- 1. Понятие экспертизы ценности документов
- 2.Задачи и этапы экспертизы
- 3.Экспертные комиссии
- Вопрос 21. Учет документов в архивах
- 1.Понятие государственного учета документов
- 2. Учетные документы архива
- Вопрос 22. Научно-справочный Архивный аппарат
- 1.Характеристика научно-справочного архивного аппарата
- 2.Принципы построения научно-справочного аппарата
- 3.Понятие архивного справочника
- 4.Структура архивных справочников
- Вопрос 23. Архивная опись.
- 1.Понятие и функции архивной описи
- 2.Правила составления архивной описи
- Вопрос 24. Система архивных каталогов
- 1.Понятие архивного каталога
- 2.Порядок каталогизации архивных документов
- 3.Виды архивных каталогов
- Вопрос 25. Архивные путеводители
- 1.Понятие архивного путеводителя
- 2.Виды архивных путеводителей
- 3.Структура путеводителя
- Вопрос 26. Обзоры архивных документов
- 1.Понятие обзора архивных документов
- 2.Система построения обзора
- Вопрос 27. Архивные указатели
- 1.Понятие архивного указателя
- 3. Содержание истории фондообразования
- Вопрос 29. Архивное описание документов и дел
- 1.Понятие архивного описания
- 1. Под описанием документов и дел понимается:
- 2.Описание на уровне фонда, единицы измерения документа
- Вопрос 30. Информатизация архивного дела
- 1.Понятие информатизации
- 2.Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле
- 3.Объекты информатизации
- 4.Цели информатизации
- 5.Принципы информатизации
- 6.Информационные системы
- 7.Содержание базы данных архивов
- Вопрос 31. Обеспечение сохранности документов в архивах
- 1.Понятие режима хранения документов
- 2.Требования к зданиям и помещениям архива
- 3.Световой режим
- 4.Температурно-влажностный режим
- 5.Санитарно-гигиенический режим
- 6.Охранный режим
- 7.Оборудование архивохранилищ
- Вопрос 32. Первичная реставрация и консервация архивных документов
- 1.Понятие первичной реставрации и консервации архивных документов
- 2.Содержание реставрации и консервант
- Вопрос 33. Проверка наличия и состояния документов в архивах
- 1.Задачи проверки документов в архиве
- 2. Порядок проведения проверки
- Вопрос 34. Доступ к документам Архивного фонда рф
- 1.Основные нормативные акты, регулирующие доступ к документам архивного фонда рф
- 2. Порядок допуска к документам архивного фонда
- Вопрос 35. Использование архивных документов
- 1.Понятие использования архивных документов
- 2.Основные направления, цели, формы использования архивных документов
- 3.Основные требования к работе по использованию архивных документов
- 4. Этапы поиска документной информации
- Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей
- 1.Характеристика информационного обеспечения пользователей
- 2. Понятие, содержание запроса и виды ответов архива
- Вопрос 37. Работа читального зала архива
- 1.Понятие читального зала
- 2.Порядок работы в читальном зале
- Вопрос 38. Формы массового использования архивных документов
- 1.Понятие форм массового использования архивных документов
- 2. Содержание форм массового использования архивных документов
- Вопрос 39. Учет использования архивных документов
- 1.Цели учета использования архивных документов
- 2.Первичные документы ведомственного архива
- 3.Первичные документы государственного архива
- 4.Вторичная обобщающая информация
- 5.Аналитические обзоры
- Вопрос 40. Технотронные архивы
- 1.Понятием виды технотронных архивов
- 2.Ведущие технотронные архивы
- 3.Порядок хранения документов в технотронных архивах
- Вопрос 41. Электронные архивы
- 1.Понятие электронных архивов
- 2.Порядок принятия электронных документов в архив
- Вопрос 42. Организация работы архива
- 1.Создание государственного и ведомственного архива
- 2. Порядок работы архива
- Вопрос 43. Работа с персоналом архива
- 1.Организация труда персонала архива
- 2.Международный этический кодекс архивистов 1966 года
- 3.Заведующий архивом
- 4.Архивариус
- Вопрос 44. Архивный маркетинг
- 1.Понятие маркетинга архивной организации
- 2. Содержание архивного маркетинга
- Вопрос 45. Архив негосударственной организации
- 1.Характеристика негосударственной части Архивного фонда рф
- 2.Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда рф и Государственной архивной службой рф.
- Список литературы