7.Содержание базы данных архивов

В обязательные реквизиты базы данных, четкий перечень полей которой утверждается Росархивом, входят:

• название учитываемой базы;

• ее объем;

• характеристика содержания информации;

• перечень источников данных;

• крайние даты введенных документов;

• даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных;

• формат представления данных;

• правовой статус базы данных;

• полный перечень полей базы данных с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

Перечень реквизитов базы данных составляется сначала по всему архиву, затем — по фонду, затем - по единице хранения, далее — по отдельному документу. Его преемственность тради­ционным учетным и научно-справочным документам реализу­ется использованием их основных реквизитов. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответст­вии с ними. Возможно дублирование баз данных традицион­ными и машиночитаемыми документами. Оперативные внесе­ния изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года.

Базы данных могут содержать:

• архивные документы;

• учетные документы;

• научно-справочный аппарат.

Это облегчает поиск необходимых документов в архиве.

Архивные документы вводятся в базу данных исходя из их наибольшей запрашиваемости потребителями или в результате выявления и введения их сотрудниками архива. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными ви­дами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.

Результатами поиска документов в базе данных могут быть текстовый файл или распечатка текста документа.

Формой выдачи результатов поиска могут быть номера доку­ментов, библиографические описания, рефераты или полные тек­сты документов.

При выборе программ для базы данных наиболее приемлемой является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и ар­хивов программа CPS/ISIS. Она позволяет:

• вводить новые записи в имеющиеся базы данных;

• модифицировать, корректировать, удалять имеющиеся записи:

• автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого дос­тупа;

• осуществлять поиск записей по их содержимому;

• сортировать записи в любой последовательности, выдавать их на дисплей и печатающее устройство в соответствии с требо­ваниями пользователей;

• печатать электронные каталоги или указатели с глубиной сортировки до 4 уровней;

• развивать специализированные прикладные программы и подключать их к автоматизированным информационно-поисковым архивным системам, используя интегрированные средства про­граммирования.