4.3. Экспертные комиссии

Задачи экспертной комиссии:

• организация проведения экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры и формирования дел;

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению;

• организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

Функции экспертной комиссии:

• организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службой работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению;

• осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел;

• дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения по вопросам документоведения и архивоведения;

• рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения – описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, перечня проектов, проблем, тем, научно-технической документации, которая подлежит передаче на госхранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

• рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на согласование ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения – сводную номенклатуру дел учреждения, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

• рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПК госархива – предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

• рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение руководителя учреждения – акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме документов со сроками хранения 10 и более лет, с отметкой ЭПК, документы до 1945 года включительно, рассматриваемых ЭПК госархива, акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

• совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Остальные экспертные комиссии, основываясь на тех же основных задачах и функциях, расширяют свои полномочия в зависимости от их значимости, в основном за счет контрольно-руководящих функций. Росархив, как высшая

архивная инстанция, организует экспертизу научной и практической ценности документов в пределах Российской Федерации и отбор на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ в архивах страны.

В результате деятельности экспертных комиссий составляются следующие документы:

• протоколы их заседаний;

• описи дел постоянного хранения;

• описи дел временного хранения;

• акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типовые и ведомственные перечни документов – систематизированные списки виды и категорий документов. Содержащие нормативные указания и сроках их хранения. Выделяются типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения и типовые с указанием подлежащих передаче на государственное хранение документов постоянного хранения (сейчас наиболее распространены):

1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

3. Управленческие документы постоянного срока хранения. Образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Пример 1

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

00.00.0000 № 00 Руководитель организации

г. Тюмень _____________ И.О. Фамилия

на 200 _____год «_____»___________ 200 __г.

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства И.О. Фамилия

Пример 2

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 № 00 г. Тюмень

Заседания экспертной комиссии

Председатель - Ф.И.О. (председателя ЭК)

Секретарь - Ф.И.О. (один из членов ЭК, которому на время заседания или на постоянной основе поручено исполнять обязанности секретаря)

Присутствовали:

1. Фамилия И.О. – председатель ЭК

2. Фамилия И.О. – член ЭК

3. Фамилия И.О. – член ЭК

Повестка дня:

1. О рассмотрении описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.

2. О рассмотрении описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.

3. О рассмотрении акта о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. члена ЭК о состоянии описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия (текст прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

1. Фамилия И.О. член ЭК – предложил одобрить представленные на рассмотрение заседания комиссии описи дел постоянного хранения как отвечающие установленным требованиям.

2. и другие

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Одобрить описи дел постоянного хранения за № 00, подлежащих передаче в архив предприятия.

2. (указать конкретно, что именно решили по данному вопросу).

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель подпись И.О. Фамилия

Секретарь подпись И.О. Фамилия

Пример 3

АКТ УТВЕРЖДАЮ

00.00.0000 № 00 Должность руководителя предприятия

______________ И.О. Фамилия

Дата

О выделении к уничтожению

дел (документов) не подлежащих хранении

____________________________________________________________________

(постоянного, временного хранения, по кадрам указать требуемое)

Фонд № ____________________________________________________________________

(название фонда)

На основании ____________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения)

Отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ____________________________________________________________________

(название фонда)

Итого ________________________ дел за годы ____________________________

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по личному составу согласно с ЭПК ______________________________________

(наименование архивного учреждения)

Протокол № _________ от ____________

Должность работника,

проводившего экспертизу ценности документов И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК (ЦЭК)

от ________ № ______

Документы в количестве _____________ дел, весом _____ кг в ____________

(цифрами и прописью) (наименование организации)

на переработку по приемосдаточной накладной от _________ № ____________

Должность работника,

сдавшего документы И.О. Фамилия

Дата

Изменения в учетные документы внесены:

Должность сотрудника,

внесшего изменения в учетные документы И.О. Фамилия

Дата

Вопросы для самоконтроля:

1. Значение, организации и методики проведения экспертизы ценности документов в государственном архиве.

2. Понятие «экспертиза ценности» документов.

3. Задачи экспертизы ценности документов в государственном архиве.

4. Организация работы экспертно-проверочных комиссий.

5. Документы, закрепляющие результаты экспертизы ценности.