9.1. Понятие и виды архивных путеводителей

Архивный путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

Путеводитель – является обязательным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов.

В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри - и межархивным. Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, от этого путеводители подразделяются: на путеводитель по фондам архива; краткий справочник по фондам архива; тематический путеводитель по фондам архива; путеводитель по архивам.

Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотацию, библиографию.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными.

Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиографию. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов.

Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим.

При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведений, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фондах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри их материал располагается исторически и логически.